Оптовые продажи

Поддерживается возможность контролировать все этапы работы менеджера с клиентами: начиная с момента регистрации нового клиента и его первичного интереса до момента отгрузки ему товаров. Менеджер постоянно отслеживает текущее состояние отношений с клиентами, проводит классификацию клиентов по степени их привлекательности и стабильности сотрудничества с ними.

Документооборот продаж при оформлении операций оптовой продажи можно представить в виде следующей схемы.

Обеспечивается возможность организовать различные варианты документооборота продаж в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Одним из примеров вариативности документооборота продаж является использование функциональности коммерческих предложений.

Например, если потребности клиента выявляются постепенно с предложением ему различных вариантов и в рамках процесса продажи ведутся активные длительные торги, может быть задействована функциональность коммерческих предложений. По окончании торгов, основываясь на данных коммерческого предложения, оформляется заказ клиента.

Если же клиенты ориентируются в прайс-листе и самостоятельно формируют потребность, например с учетом свободного складского остатка, коммерческие предложения можно не использовать. Функциональность заказов также не является обязательной, документы продажи могут быть оформлены без предварительных заказов (например, отгрузка в кредит по долгосрочным договорам).

Коммерческое предложение клиенту – предложение о заключении сделки, отражающее условия продажи клиенту о покупке товаров, оказании услуг, выполнении работ в соответствии с первичным спросом. Позволяет регистрировать процесс предварительного взаимодействия с покупателем и оценивать его результативность.

Составление, отправка и печать коммерческих предложений, в том числе и как ответ на запрос коммерческого предложения в сервисе «1С:Бизнес-сеть», доступны при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Коммерческие предложения клиентам.

Коммерческое предложение может быть создано на основании сделки с клиентом или из списка документов Коммерческие предложения клиентам (Продажи – Оптовые продажи).

Используя сервис «1С:Бизнес-сеть», можно формировать коммерческие предложения на основе данных о потребностях клиентов. Такая возможность определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Запросы коммерческих предложений от клиентов.

Цены, условия оплаты и поставки коммерческого предложения регламентированы типовым или индивидуальным соглашением об условиях продажи.

Информация об условиях продажи заполняется в соответствии с соглашением, указанным в сделке с клиентом.

Условия продажи в коммерческом предложении можно заполнить и по выбранному соглашению (команда Цены и скидки – По условиям продаж).

При работе с коммерческим предложением поддерживается назначение ручных скидок (команда Цены и скидки – Назначение ручной скидки (наценки)).

По результату согласования с клиентом в коммерческом предложении необходимо установить статус Действует и срок действия.

На основании действующего коммерческого предложения может быть оформлен документ Заказ клиента.

В коммерческом предложении, от которого отказался клиент, устанавливается статус Отменено.

Документ Заказ клиента предназначен для регистрации договоренности с клиентом о поставке определенного перечня номенклатуры, определяет порядок и сроки оплаты.

Использование заказов клиентов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов.

В этом же разделе по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Использование заказов определяется вариант использования заказов клиентов:

■ Заказ как счет. Заказы используются только для печати счетов на оплату. Товар не резервируется, исполнение заказа не контролируется. Статусы в заказе недоступны.

■ Заказ только со склада. Заказ можно оформить только на товар, который есть в наличии на складе. Товар резервируется на складе с учетом свободных остатков. Контролируется состояние оплаты при оформлении отгрузки по предоплате. Можно контролировать исполнение заказа клиента (не закрывать заказ при неполной отгрузке и/или оплате клиента). В заказе доступны статусы:

○ На согласовании - в заказе могут быть указаны любые условия продажи и возможно изменение условий работы по заказу (например, сумма заказа), по заказу требуется согласование условий продажи, отличных от условий продажи по соглашению. Под согласованием понимается, что менеджер с правами на отклонение от условий продаж может такой заказ согласовать (например, если цена отличается от цены в соглашении), если таких прав нет, то может запустить бизнес-процесс по согласованию заказа ответственными лицами. Если по заказу оформлена оплата, то на форме заказа отображается сумма и % оплаты. Если по заказу стороны начинают выполнять обязательства, то подразумевается, что такой заказ уже согласован.

○ В резерве – зарезервированы товары на складе.

○ К отгрузке – зарезервированные товары по заказу готовы к отгрузке.

○ Закрыт - заказ считается выполненным, планируемая отгрузка оформлена, и сумма оплаты от клиента получена.

■ Заказ со склада и под заказ. Заказы принимаются не только на товар, имеющийся в наличии, но и на товар, требующий обеспечения. Отгрузка происходит по мере обеспечения. Для этого предусмотрена установка различных вариантов действия для товаров (К обеспечению, Обеспечивать обособленно, Резервировать по мере поступления, Резервировать на складе, Отгрузить). При этом варианте ведения заказов предусмотрено обособленное обеспечение заказов (учет по назначениям). В заказе доступны статусы:

○ На согласовании – в заказе могут быть указаны любые условия продажи и возможно изменение условий работы по заказу (например, сумма заказа), по заказу требуется согласование условий продажи, отличных от условий продажи по соглашению. Под согласованием понимается, что менеджер с правами на отклонение от условий продаж может такой заказ согласовать (например, если цена отличается от цены в соглашении), если таких прав нет, то может запустить бизнес-процесс по согласованию заказа ответственными лицами. Если по заказу стороны начинают выполнять обязательства, то подразумевается, что такой заказ уже согласован (заказ в статусе «К выполнению»).

□ Если по заказу оформлена оплата, то на форме заказа отображается сумма и % оплаты.

□ В строках с действиями «Не обеспечивать»/«К обеспечению»/«Резервировать по мере поступления» (в том числе обособленно)  - заказ не является распоряжением на обеспечение (программой не дается сигнал о необходимости обеспечения логистической службе).

□ В строках с действиями «Отгрузить»/«Резервировать на складе» (в том числе обособленно) - воспринимается как «Резервировать на складе». Это позволяет менеджеру зарезервировать товары по заказу еще до согласования заказа, но при этом сам заказ может требовать согласования условий продажи (например, график оплат, скидки). Распоряжение на отгрузку (заказ с действием «Отгрузить») будет выдано после перевода в статус «К выполнению».

□ Контроли отгрузки по свободным остаткам и взаиморасчетам выполняются при проведении заказа в статусе «К выполнению».

○ К выполнению – заказ согласован как со стороны продавца, так и со стороны покупателя, заказ принят в работу.

○ Закрыт - заказ считается выполненным, планируемая отгрузка оформлена, и сумма оплаты от клиента получена.

Дата запрета редактирования и механизм блокировки от изменений, устанавливаемый в закрытии месяца, не действуют в отношении заказов и распространяются только на «проводкообразующие» документы. Заказ не является «проводкообразующим» документом и не влияет на данные финансового результата и может быть отредактирован без необходимости открытия периода.

Заказ клиента может быть оформлен:

■ на основании коммерческого предложения, согласованного с клиентом;

■ на основании сделки с клиентом, в которой был зарегистрирован первичный интерес клиента;

■ на основании задания торговому представителю;

■ из карточки партнера, который является клиентом (с типом взаимоотношений «Клиент);

■ из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов.

Если заказ формируется вручную, то требуется соблюдать следующий порядок заполнения. В документе заполняется информация о клиенте и юридическом лице (контрагенте), от имени которого работает клиент. Обычно такое заполнение необходимо, если клиент – это компания, которая может работать от имени нескольких юридических лиц. Если не ведется независимый учет партнеров и контрагентов, то в документе необходимо заполнить только информацию о клиенте.

Правила продаж будут автоматически заполнены в соответствии с соглашением (типовым или индивидуальным), которое действует для выбранного клиента. Если установлен вариант использования соглашений Не использовать, то соглашение в заказе не заполняется.

Ведение учета в разрезе договоров доступно в заказе в том случае, если установлена функциональная опция использования договоров. Если вместе с договорами предусмотрено использование соглашений, то договор указывается в заказе, когда по условиям соглашения требуется указание договора.

Валюта заказа определяется валютой взаиморасчетов, указанной в выбранном соглашении или договоре. В той валюте, которая указана в заказе, будут вестись взаиморасчеты по заказу. Документы отгрузки по заказу можно будет оформить в любой валюте, в том числе и в валюте, которая отличается от валюты взаиморасчетов.

Предусмотрена возможность указания в заказе группы складов, с которых товары будут отгружаться клиенту. Склады можно объединять в группы по территориальному признаку. Для каждой группы складов определяется порядок оформления отгрузки товаров с нескольких складов. Например, если установлен вариант Разрешить в заказах и накладных, то информацию о складах можно указать в табличной части заказа и документа реализации.

Перечень товаров, услуг, работ и тары фиксируется в табличной части документа на закладке Товары. Для подбора товаров в табличную часть документа используется механизм подбора товаров (команда Заполнить – Подобрать товары).

При использовании подбора товаров можно применять различные варианты отбора. Удобно применять подбор товаров с использованием дополнительных реквизитов и свойств, назначенных товарам. Список свойств, по которым будет производиться отбор, определяется в карточке вида номенклатуры (Фильтр по свойствам).

Если для товара ведется учет по характеристикам, то информация по остаткам и ценам показывается в разрезе конкретных характеристик товара. Товары, по которым ведется учет по характеристикам, отмечаются в списке пиктограммой .

Предусмотрена возможность поиска товаров по точному соответствию указанным реквизитам. Например, в общем списке товаров можно найти нужный товар по указанному артикулу.

Данные о ценах подставляются автоматически в соответствии с указанными в соглашении условиями по ценам. Информация о ставке НДС заполняется в соответствии с той системой налогообложения, по которой оформляются продажи в заказе клиента.

При варианте ведения заказов Заказ со склада и под заказ заказы могут приниматься не только на товар, имеющийся на складе, но и на товар, отгрузка которых происходит по мере их обеспечения.

Для управления обеспечением в строках заказов предусмотрена установка действия:

■ Отгрузить:

○ выдает распоряжение на отгрузку на складе на указанную дату отгрузки;

○ уменьшает запас товара на складе (и свободный остаток);

○ проведение выполняется с контролем свободного остатка на складе.

■ Резервировать:

○ фиксирует резерв товара на складе по заказу;

○ уменьшает свободный остаток на складе;

○ проведение выполняется с контролем свободного остатка на складе.

■ Резервировать по мере поступления:

○ при наличии товара на складе, товар встает в резерв под потребность, зафиксированную заказом;

○ если товара на складе нет, то в качестве обеспечения потребности будут использоваться текущие заказы на поступление;

○ заказ формирует необеспеченную потребность, если нет заказов на поступление;

○ по мере поступления товаров товары распределяются на заказ и встают в резерв автоматически;

○ уменьшает свободный остаток на складе;

○ проведение выполняется без контроля свободного остатка на складе.

■ К обеспечению:

○ фиксирует потребности в заказах без автоматического резервирования товаров на складе;

○ резерв на складе не формируется;

○ не уменьшает свободный остаток на складе;

○ складские запасы распределяются на потребности справочно, без изменения свободного остатка.

■ Не обеспечивать - товар не резервируется и не планируется к обеспечению. Например, резервирование и обеспечение будут происходить только после получения аванса от клиента:

○ не формирует резервов, не изменяет свободные остатки;

○ контроль остатков при проведении не требуется.

Для частичной отгрузки или резервирования в списке действий в заказах предусмотрены команды:

■ Резервировать на складе…

■ Отгрузить…

○ Позволяют установить в строке действия заказа количество меньше, чем количество в колонке «Доступно».

○ При применении этих команд в отдельной форме ввода количества для отгрузки или для резервирования можно ввести количество (а также склад и серию), отличное от количества в строке заказа и тем самым осуществить частичную отгрузку или резервирование строки заказа.

○ При отключенном контроле резервов товаров по заказам на время сеанса  команды позволяют установить действие «Отгрузить»/ «Резервировать на складе» в заказе, если значение в колонке «Доступно» равно нулю или недостаточно для срочной отгрузки. Команды будут заполнять действие в выделенных строках, игнорируя резервы других заказов.

Варианты действия можно установить для строк незаписанного заказа.

При проведении заказа формируется распоряжение службе логистики (снабжения) по тем позициям, для которых установлен вариант действия К обеспечению (К обеспечению и флаг Обособленно).  

При заполнении варианта обеспечения (колонка Действия) автоматически разбиваются строки заказа в соответствии с наличием товара на складе и возможностью обеспечения:

■ Варианты действия Отгрузить и Резервировать устанавливаются только на величину свободного остатка на складе (если в карточке склада установлен флаг «Контролировать свободные остатки», флаг необходимо установить, если требуется контроль остатков, чтобы не уйти в «минус»).

■ Заказу доступны свободные остатки и распределенные на заказ остатки по «мягкому резерву».

■ Остатки распределяются по строкам в порядке их следования в списке (дата отгрузки в строке игнорируется).

■ Действие остается без изменений в количестве, на которое остатка не хватило (строки дробятся).

■ Если контроль остатков на складе отключен (в карточке склада не установлен флаг «Контролировать свободные остатки»), то действия Отгрузить и Резервировать заполняются на все количество в строке (не контролируется наличие остатков).

При получении данных об остатках и отгруженном/оформленном по заказу количестве учитывается флаг «Обособленно». Если обособленно, то берутся остатки под назначение, если не обособленно, то без назначения.

Если в строке заказа установлено действие К обеспечению, Резервировать по мере поступления, Не обеспечивать, то в табличной части заказа дополнительно отображается доступное количество товара (колонка Доступно), позволяющее получить информацию о количестве товара, свободном для продажи. Это общее количество товара в наличии за вычетом количества в резерве на складе. 

Список выбора действий Резервировать на складе, Отгрузить формируется с учетом рассчитанного в строке доступного остатка.

Если в строке заказа указывается склад или серия, то при выборе действия Резервировать на складе или Отгрузить для подбора склада, количества открывается отдельная форма (например, при подборе склада форма Подбор склада для необособленного обеспечения). Такая же форма открывается при выборе данных в полях Склад, Серия, Доступно.

В отдельной форме можно выбрать склад, указать серию, подобрать необходимое количество товара.

Такая же форма доступна при подборе товаров в документ с указанием количества.

Если в табличную часть заказа, оформленного на группу складов, добавлены позиции товаров и указано количество товара, которое требуется по заказу, для подбора склада в документ предусмотрена форма Подбор склада для необособленного обеспечения. Форма открывается при выборе склада в табличной части заказа. На закладках В наличии/В наличии или ожидается для подбора доступны склады, на которых есть свободный остаток или ожидается поступление.

Аналогичная форма открывается при подборе склада для обособленного обеспечения.

В форме Подбор склада для необособленного обеспечения на закладке В наличии доступна информация о резервах.

Из формы подбора склада для необособленного обеспечения предусмотрена расшифровка резерва в отдельной форме.

Также информация о резервах доступна в форме, открываемой при подборе серий в заказ.

При выборе действия «Резервировать на складе», «Отгрузить» также открывается форма подбора склада для резервирования или отгрузки. На выбор доступен список складов, входящих в группу склада, указанную в заказе. На закладках В наличии/В наличии или ожидается для подбора доступны склады, на которых есть свободный остаток или ожидается поступление.

Для складов, на которых отключен контроль остатков (флаг «Контролировать свободные остатки» в карточке склада), доступное количество отображается серым цветом.

При нажатии на колонку «Доступно» двойным щелчком левой кнопки мышки открывается форма с информацией о доступности товаров (свободный остаток, ожидаемые поступления, резервы).

В этой же форме можно получить информацию о резервах на закладке В наличии.

Если требуется учет по назначениям, то необходимо использовать заказы в режиме «Заказ со склада и под заказ» (НСИ и администрирование - Продажи - Оптовые продажи - Использование заказов) и обособление в заказе.

Для обособленного обеспечения товара в строке заказа дополнительно устанавливается флаг Обособленно, который подменяет действия Резервировать, Резервировать по мере поступления, К обеспечению, Отгрузить обособленным вариантом.

Для установки/снятия флага Обособленно предусмотрены соответствующие команды.

Обособленный вариант обеспечения доступен, если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Обеспечение потребностей - Обособленное обеспечение заказов.

Назначение, под которое будет фиксироваться потребность заказами на отгрузку, формируется автоматически при проведении заказа клиента, в строках которого установлено действие К обеспечению и флаг Обособленно.

Закупленная, обособленная под назначение номенклатура, может быть отгружена только по заказу клиента, который является источником обособленной потребности.

Источником обособленной потребности также может быть, например, заказ на внутреннее потребление, заказ на перемещение, заказ на сборку.

Что является назначением при обособленном обеспечении товарами для продаж, определяется настройкой НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Обособление товаров:

■ по заказу клиента – позволяет обеспечить потребность в товарах под назначение, заказ клиента. Объектом обособления будет заказ клиента.

■ направлению деятельности - позволяет обеспечить потребность в товарах под назначение, направление деятельности. Объектом обособления будет направление деятельности.

В заказе клиента можно указать дату отгрузки как для каждой строки заказа (колонка Дата отгрузки в табличной части заказа), так и в целом на заказ (реквизит Отгружать одной датой).

Дата отгрузки – это желаемая дата отгрузки, к которой клиент хочет получить товар, фиксируются пожелания клиента по отложенной отгрузке товаров.

Заполнение даты отгрузки обязательно только для действия «Отгрузить», на эту дату выдается распоряжение на отгрузку. Если заказ с действием «К обеспечению», «К обеспечению (обособленно)» и у клиента нет пожеланий по дате отгрузке, то дата отгрузки в заказе не заполняется. В таком случае программа будет считать, что заказ клиента должен обеспечиться как можно раньше.

Относительно желаемой даты отгрузки можно отслеживать возможность поставки товаров клиентам в обработке по состоянию обеспечения заказов. В обработке «Состояние обеспечения заказов» также можно увидеть информацию по заказам, по которым желаемая дата отгрузки неисполнима. Ориентируясь на дату поставки, на заказ на поступление, которым будет обеспечен заказ на отгрузку, можно отслеживать обеспечение и сообщать информацию клиенту о том, когда планируется поставки.

Текущее состояние обеспечения заказа клиента можно проконтролировать с использованием рабочего места Состояние обеспечения, доступного по соответствующей гиперссылке на форме заказа клиента.

Рабочее место по состоянию обеспечения может принимать различные наименования, в порядке приоритета:

■ Можно отгрузить сейчас - товары по заказу поступили и зарезервированы.

■ Дата отгрузи не исполнима – задана желаемая дата отгрузки и заказ не обеспечен в срок до желаемой даты отгрузки.

■ Возможная дата отгрузки «Плановая дата обеспечения» (это значение реквизита Гарантированный срок обеспечения из способа обеспечения потребностей) - желаемая дата отгрузки не задана или заказ обеспечен раньше срока.

■ Плановая дата обеспечения не определена – не задан способ обеспечения потребностей.

В рабочем месте Состояние обеспечения, открытом из формы заказа, доступны команды:

■ Отгрузить обеспеченное - использует только запасы на складе, зарезервированные заказом (строки в состояниях: «В резерве» и «Обеспечен на складе»).

■ Отгрузить доступное - использует весь доступный остаток товара на складе, в том числе запасы, ранее распределенные на другие заказы с действием «К обеспечению». Команда работает для выбранных строк.

■ Не обеспечивать – для строки заказа устанавливается действие «Не обеспечивать».

■ Резервировать на складе – использует весь остаток в наличии на складе (свободный доступный остаток, в том числе резервы других заказов (остатки, зарезервированные по другим заказам с действием «Резервировать по мере поступления», «Резервировать на складе»)), в пределах прав доступа пользователя. Команда работает по номенклатуре выбранной строки.

По каждой позиции заказа можно получить подробную информацию о доступности товаров, как по текущему заказу, так и по другим заказам на отгрузку (гиперссылка Подробнее о доступности позиции в рабочем месте по состоянию обеспечения).

Для строк заказа с действием «К обеспечению» в форме состояния обеспечения для планирования графика отгрузки заказов отображается информация о распределении запасов. Распределение справочное, без изменения свободного остатка на складе. Состояние в списке заказов также формируется с учетом полученного распределения.

Правила оплаты заполняются в заказе клиента по гиперссылке К оплате:

■ если в документе выбрано соглашение и в нем указаны этапы оплаты, либо шаблон графика оплаты, то информация об этапах оплаты автоматически заполняется в правилах оплаты заказа клиента;

■ если соглашения не используются или этапы оплаты не заполнены в соглашении, то по умолчанию будет заполнен этап оплаты о 100 % платеже по варианту отсчета «от даты заказа» и с вариантом контроля «Оплата независимо от отгрузки».

Если соглашения не используются, то в правилах оплаты заказа можно указать шаблон графика оплаты, по которому будут заполнены этапы оплаты в правилах оплаты заказа.

Дополнительно в условиях оплаты можно указать вариант оплаты: любая, наличная, безналичная, платежная карта. Указание предполагаемого вида оплаты, а также расчетного счета и кассы необходимо для планирования поступления денежных средств по заказам клиентов. Фактическая оплата заказа может быть произведена в любой форме, независимо от планируемого вида поступления денежных средств.

Указание дат платежей для каждого этапа позволяет контролировать наличие просроченной задолженности по оплате клиентом, глубину просроченной задолженности. Эти данные используются для анализа в платежном календаре планируемых поступлений от клиентов.

Подробнее про заполнение правил оплаты описано в главе Взаиморасчеты.

Расчет автоматических скидок в документе производится после заполнения информации о заказываемых товарах и графиках (этапах оплаты), поскольку скидка может быть назначена в соответствии с общей суммой документа или в соответствии с используемым графиком оплаты. Список автоматических скидок (наценок) формируется в соответствии с соглашением, которое указано в заказе клиента. Также учитываются скидки (наценки), которые предусмотрены при отгрузке товаров с конкретного склада.

Список автоматических скидок (наценок), которые могут быть назначены пользователем вручную, можно просмотреть по команде Цены и скидки – Назначить автоматические скидки (наценки). Назначаемая вручную автоматическая скидка означает, что такая скидка добавляется не автоматически, а инициируется пользователем, при этом проверяется условие предоставления скидки. Такие скидки применяются ко всем строкам заказа.

В заказе клиента можно назначить и ручные скидки. Ручные скидки можно указать в документе для конкретной номенклатурной позиции (процент или сумму) команда Цены и скидки – Назначить ручные скидки.

Клиенту можно также предоставить скидку по карте лояльности (команда Считать карту лояльности). Карту лояльности можно выдать и в процессе оформления документа.

Общая информация о предоставленных скидках выводится в отчете Примененные скидки, который открывается из панели навигации формы заказа. С использованием отчета можно проанализировать, какие еще скидки могут быть применены.

При проведении документа автоматически контролируются цены с учетом скидки. Если результирующие цены не будут находиться в диапазоне максимальных и минимальных цен продажи, то проведение документа будет невозможно. Контроль выполняется, если для пользователя, оформляющего документ, не установлено право отклонения от условий продаж.

Для случаев, когда заказ оформлен на группу складов и в табличной части товаров не указан склад, предусмотрено автоматическое заполнение складов для номенклатурных позиций в момент установки вариантов действия Резервировать на складе/Отгрузить.

Если для складов не заданы способы обеспечения потребностей и товар есть на складах, то подставляется склад в алфавитном порядке.

Если для одного склада задан способ обеспечения потребностей, а для другого склада не задан, и товар есть на этих складах, то в приоритете подставляется склад, для которого задан способ обеспечения потребностей.

Если для складов заданы способы обеспечения потребностей с одним и тем же типом обеспечения, например «Покупка», и товар есть на складах, то подставляется склад в алфавитном порядке.

Если для складов заданы способы обеспечения потребностей и товар есть на складах, то заполнение  складов для строк товара выполняется в порядке приоритетности типов обеспечения. Приоритеты автоподбора складов определяются, исходя из Типа обеспечения, установленного в форме элемента Способ обеспечения потребностей, и действуют в порядке их уменьшения «сверху вниз»:

■ Сборка.

■ Производство силами переработчика.

■ Покупка.

■ Перемещение.

Например, документ Заказ клиента оформлен на группу складов «Центр», в состав которой входят склады: «Склад сборки» с типом обеспечения «Сборка, нет остатков товара; «Центральный склад» с типом обеспечения «Производство силами переработчика» с остатком 3 шт.; «Склад бытовой техники» с типом обеспечения «Покупка» с остатком 5 шт. По заказу требуется товар в количестве 10 шт., из которых на складах всего доступно 8 шт., а остальное количество товара необходимо обеспечить. Для товара установлен вариант действия «К обеспечению». В момент установки действия «Резервировать на складе»/ «Отгрузить» программа автоматически разобьет строку товара на три строки, из которых «К обеспечению» останется 2 шт., 3 шт. товара будет предложено отгрузить в приоритете со склада с типом обеспечения «Производство силами переработчика» и 5 шт. товара со склада с типом обеспечения «Покупка».

Для заказа автоматически рассчитываются текущее состояние (на примере ведения заказов Заказ со склада и под заказ):

■ Ожидается согласование. В заказе установлен статус На согласовании. Требуется согласование заказа.

■ Ожидается оплата до обеспечения. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие Не обеспечивать. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты согласования»/«От даты заказа»/«До даты отгрузки» и контроль «Оплата до обеспечения». Требуется получить аванс до момента обеспечения товаров. Обеспечение товаров будет осуществляться только после получения аванса.

■ Готов к обеспечению. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие Не обеспечивать. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты согласования»/«От даты заказа»/«До даты отгрузки» и контроль «Оплата до обеспечения», по заказу перечислена предоплата до обеспечения. В этом состоянии также находятся заказы, которые должны быть оплачены после обеспечения, то есть в правилах оплаты заданы варианты отсчета с контролем «Оплата до отгрузки»/«Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки». Если расчеты ведутся «По расчетным документам», «Аванс по договорам, долг по накладным», «По договорам», то правила оплаты не имеют значение.

■ Ожидается обеспечение. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие К обеспечению/Резервировать по мере поступления. Товара на складе нет (полностью или частично), ожидается поступление. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета с контролем «Оплата до отгрузки», по заказу перечислена предоплата до отгрузки. В этом состоянии также находятся заказы, которые должны быть оплачены после отгрузки, то есть в правилах оплаты заданы варианты отсчета с контролем «Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки». Если расчеты ведутся «По расчетным документам», «Аванс по договорам, долг по накладным», «По договорам», то правила оплаты не имеют значение.

■ Ожидается оплата до отгрузки. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие К обеспечению/Резервировать по мере поступления. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты согласования»/«От даты заказа»/«До даты отгрузки» и контроль «Оплата до отгрузки». По заказу необходимо оформить поступление оплаты до момента оформления отгрузки.

■ Готов к отгрузке. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие К обеспечению/Резервировать по мере поступления/Резервировать на складе. Товары на складе в наличии. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета с контролем «Оплата до обеспечения»/«Оплата до отгрузки», по заказу перечислена предоплата до обеспечения/до отгрузки. В этом состоянии также находятся заказы, которые должны быть оплачены после отгрузки, то есть в правилах оплаты заданы варианты отсчета с контролем «Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки». Если расчеты ведутся «По расчетным документам», «Аванс по договорам, долг по накладным», «По договорам», то правила оплаты не имеют значение. По таким заказам можно начинать процесс оформления отгрузки товаров – установить в строках заказа действие Отгрузить.

■ В процессе отгрузки. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие Отгрузить. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты отгрузки»/«От даты перехода права собственности» и контроль «Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки».

■ Ожидается оплата. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие Отгрузить. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты отгрузки»/«От даты перехода права собственности» и контроль «Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки». По заказу оформлена реализация товаров и услуг (неордерный склад) или реализация товаров и услуг и расходный ордер на товары (ордерный склад). Необходимо оформить поступление оплаты после оформления отгрузки – реализации товаров и услуг.

■ Готов к закрытию. В заказе установлен статус К выполнению. Все товары по заказу отгружены, условия оплаты выполнены. Заказ может быть закрыт. Для заказа можно установить статус Закрыт. Подробнее см. раздел «Закрытие заказа клиента».

■ Закрыт. В заказе установлен статус Закрыт.

Используя эту информацию, менеджер заполняет данные о действиях, которые надо произвести, давая сигнал для выполнения следующих операций по заказу (обеспечение, резервирование, отгрузка и т. д.).

Если условия продажи в заказе отличаются от условий продажи по соглашению, то прежде чем заказ будет передан клиенту, может потребоваться согласование заказа с руководством компании.

Например, в заказе клиента указана цена, которая отличается от цены по виду цены соглашения, то проведение заказа в статусе К выполнению будет доступно только пользователям с полными правами или правом на отклонение от условий продажи (роль «Отклонение от условий продаж»). При отсутствии данных прав заказа клиента потребуется провести в статусе На согласовании и отправить документ на согласование.

Возможность использования механизма согласования определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Согласование - Согласование заказов клиентов.

В этом же разделе по соответствующим гиперссылкам необходимо задать пользователей - исполнителей ролей:

■ «Согласующий логистические условия продаж» - согласование складов отгрузки и сроков поставки товаров.

■ «Согласующий финансовые условия продаж» - согласование графика и формы оплаты.

■ «Согласующий ценовые условия продаж» - согласование цен и скидок.

■ «Согласующий коммерческие условия продаж» - анализирует результаты других согласований и принимает окончательные решения.

В процессе согласования заказ не заблокирован для внесения изменений, поэтому важным моментом в процессе согласования является хранение всех версий документа. Для хранения версий объекта рекомендуется включить версионирование документов Заказ клиента (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Согласование) (команда Включить версионирование).

Запуск бизнес-процесса согласования заказа выполняется на основании заказа клиента по команде Согласование заказа клиента. Процесс согласования запускается на основании заказа клиента в статусе На согласовании.

После запуска бизнес-процесса пользователи, ответственные за согласование каждого вида условий, будут видеть на своих рабочих столах Главное – Почта, задачи – Мои задачи перечень требующих согласования заказов.

Например, если в заказе клиента указан склад, значение которого не совпадает со значением склада по соглашению, по результату запуска бизнес-процесса согласования для ответственного за согласование логистических условий продажи будет сформирована задача Согласовать отклонения логистических условий продажи.

Например, если в заказе клиента указана цена выше цены по соглашению, то по результату запуска бизнес-процесса согласования для ответственного за согласование ценовых условий продажи будет сформирована задача Согласовать отклонения ценовых условий продажи.

Прежде чем выполнить задачу, согласующий может проконтролировать отклонение параметров, указанных в заказе клиента, от параметров, указанных в соглашении, с помощью отчета Отклонения от условий продаж, доступного из формы задачи по согласованию.

Анализ результатов всех согласований проводит ответственный за согласование коммерческих условий продаж, который принимает решение об окончательном согласовании заказа.

По результату согласования/несогласования отклонений финансовых, логистических и ценовых условий продажи ответственному за согласование коммерческих условий продажи автоматически формируется задача Подвести итоги согласования продажи. В форме задачи можно проанализировать ход согласования – кто согласовал/не согласовал, какие виды условий согласованы/не согласованы, результаты согласования. Также ответственный за коммерческие условия может проконтролировать отклонение параметров, указанных в заказе клиента, от параметров, указанных в соглашении, с помощью отчета Отклонения от условий продаж, доступного из формы задачи по согласованию.

По результату согласования задачи Подвести итоги согласования продажи (применения команды Согласовано на форме задачи) для документа заказ клиента автоматически будет установлен статус К выполнению и пользователю, запустившему бизнес-процесс согласования заказа клиента, для ознакомления с результатами согласования будет автоматически сформирована задача Ознакомиться с результатами согласования продажи (Главное – Почта, задачи – Мои задачи).

Если ответственный за согласование коммерческих условий не согласовал задачу Подвести итоги согласования продажи (применил команду Не согласовано на форме задачи), то статус заказа не изменится, заказ будет в статусе На согласовании.

Менеджер по продажам, который отправил заказ на согласование, должен проанализировать результаты согласования по заказу. Для такой возможности менеджеру  по результату отклонения согласования задачи Подвести итоги согласования продажи будет сформирована задача Ознакомиться с результатами согласования продажи (Главное – Почта, задачи – Мои задачи). После устранения полученных замечаний менеджер может отправить заказ на дополнительное согласование, запустив повторно бизнес-процесс согласования продажи. Повторный запуск бизнес-процесса согласования можно выполнить на основании заказа клиента по команде Согласование заказа клиента.

Все результаты процесса согласования/несогласования хранятся в списке Согласование, который доступен по команде Согласование на панели навигации формы заказа клиента.

Подготовка заказа к отгрузке зависит от установленного варианта использования заказа НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Использование заказов:

■ Заказ как счет. Оформление документа отгрузки возможно в любом случае. Контроль оплаты и наличия товаров на складе не производится. В накладной заполняется весь список товаров из заказа.

■ Заказ со склада. Документ отгрузки может быть оформлен только после проведения заказа в статусе К отгрузке. При проведении документа контролируются наличие предоплаты и наличие товара на складе. Список товаров в накладной будет заполнен с учетом ранее отгруженных по заказу клиента товаров.

■ Заказ со склада и под заказ. Документ отгрузки может быть оформлен только в том случае, если в заказе установлен статус К выполнению и в списке товаров есть хотя бы один товар, для которого установлено действие Отгрузить/Отгрузить обособленно. При проведении документа контролируется наличие оплаты и остатки товаров на складе для позиций, у которых установлено действие Отгрузить/Отгрузить обособленно. Накладная заполняется товарами, для которых установлено действие Отгрузить/Отгрузить обособленно с учетом ранее отгруженных товаров по заказу клиента.

Заказы, по которым необходимо оформить отгрузку, отображаются в рабочем месте Продажи – Оптовые продажи -  Накладные к оформлению.

Приоритет заказа

Система приоритетов необходима для удобства обработки заказов менеджерами и может индивидуально трактоваться и использоваться на каждом предприятии, а также позволяет  идентифицировать важные заказы. В списке заказов клиентов Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов заказы с высоким и низким приоритетом выделяются пиктограммой. Для контроля приоритета заказа предусмотрены пиктограммы:

■ Высокий – светит лампочка .

■ Средний – лампочка не отображается.

■ Низкий – лампочка отображается, но не светит .

Заказы могут быть отсортированы или отобраны в соответствии с указанным приоритетом (поле Приоритет в списке Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов).

Срок выполнения заказа

В списке заказов клиентов Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов показывается Срок выполнения, который заполняется значением даты, к которой необходимо исполнить по заказу обязательство перед клиентом или клиенту перед организацией.

Например, сформирован заказ клиента в статусе На согласовании, в заказе установлена дата согласования (поле Дата согласования на закладке Дополнительно), равная дате 26.01.2021, к которой должен быть согласован заказ с клиентом, руководством компании. Дата согласования может быть заполнена вручную, либо автоматически при установке в заказе статуса К выполнению (по умолчанию в качестве даты согласования присваивается текущая дата).

Для несогласованного заказа дата согласования используется для контроля сроков согласования такого заказа. Несогласованный заказ, начиная с даты согласования, будет неактуальным.

Также по заказу задан график оплаты «Кредит (после отгрузки)» с датой платежа 07.02.2021 и дата отгрузки товаров 28.01.2021.

В списке заказов клиентов будет показан срок выполнения такого заказа, равный дате согласования 26.01.2021, к которой требуется согласовать заказ.

После того как заказ будет согласован, для заказа будет показываться срок выполнения 28.01.2021,  к которому необходимо оформить отгрузку товаров клиенту.

Процент оплаты, поступления, долга в списке заказов

В списке заказов клиентов Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов отображается процент выполнения заказа в части отгрузки (колонка % отгрузки), оплаты (колонка % оплаты) и задолженности (колонка % долга).

Информация о проценте отображается только в том случае, если расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным». При ведении расчетов «По расчетным документам», «Аванс по договорам, долг по накладным», «По договорам» в данных колонках ставится прочерк.

При детализации расчетов «Аванс по заказам, долг по накладным» при расчете % оплаты  учитывается сумма всех оплат по заказу и накладным по этим заказам. Переносы авансов с заказов на накладные считаются оплатой по накладной. Сумма оплат по накладной распределяется пропорционально по заказам-основаниям.

Сумма всех оплат по заказу и накладным (если накладная по нескольким заказам, часть на заказ считается пропорционально строкам) / Сумма заказа * 100%.

В списке заказов в % оплаты попадает сумма из ведомости расчетов с клиентами, колонка «Оплачено» + колонка «Зачтено».

Документ Корректировка реализации учитывается как оплата и влияет на изменение % оплаты, % долга, «Долг клиента» и «Наш долг» в списке заказов клиентов.

При этом на % отгрузки корректировка реализации не влияет. Если по заказу оформлена отгрузка на все требуемое по заказу количество, то такой заказ в части отгрузки считается полностью выполненным вне зависимости от того, что введена корректировка реализации на уменьшение или увеличение количества отгруженного товара. Заказы не учитывают корректировки и возвраты, корректировки и возвраты не формируют движений по регистру «Заказы клиентов». Обусловлено это тем, чтобы исключить корректировку данных ранее уже выполненного заказа. Подразумевается, что корректировка реализации финансовый документ, не влияющий на оперативную работу с заказами.

Если по тому же заказу взамен недопоставленного товара необходимо отгрузить новый товар, то на основании заказа можно оформить новую реализацию и в этой реализации для строки товара указать признак сверх заказа.

В колонке % отгрузки выводится пиктограмма  при условии, когда есть расхождения:

■ по заказу оформлен расходный ордер на товары на часть или все количество по заказу, но не оформлена реализация или оформлена реализация на часть количества (при порядке оформления накладных и расходных ордеров – сначала заказы, затем ордера и накладные);

■ по заказу оформлена реализация на часть или все количество по заказу, но не оформлен расходный ордер на товары или оформлен ордер на часть количества (при порядке оформления накладных и расходных ордеров – сначала заказы и накладные, затем ордера).

Пример 1. Порядок расчетов «Аванс по заказам, долг по накладным».

Вводим заказ клиента на 2 товара по 50 руб., общая сумма заказа 100 руб. В списке заказов процент оплаты и процент отгрузки = 0. На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 0,00 RUB, 0%».

Вводим по заказу предоплату на сумму 50 руб. В списке заказов для заказа 50 % оплаты, гиперссылка на форме заказа «Оплачено по заказу 50,00 RUB 50%».

Вводим РТиУ № 1 по заказу на сумму 50 руб. В списке заказов 50% оплаты, 50 % отгрузки, на форме заказа 50% оплаты.

Вводим РТиУ №2 по заказу на остаток 50 руб. В списке заказов 50% оплаты, 100% отгрузки, на форме заказа 50% оплаты.

Вводим оплату на основании  РТиУ №2  на сумму 50 руб. В списке заказов 100% оплаты, 100% отгрузки, на форме заказа 100% оплаты.

Пример 2. Порядок расчетов «Аванс по заказам, долг по накладным».

Вводим Заказ №18 на 2 товара 100 руб.

Вводим Заказ №19 на 2 товара 100 руб.

В списке заказов процент оплаты и процент отгрузки обоих заказов = 0.

На формах обоих заказов гиперссылка «Оплачено по заказу 0,00 RUB, 0%».

Вводим предоплату по Заказу №19 на сумму 50 руб.

В списке заказов:

■ для Заказа №18  0 % оплаты, гиперссылка на форме заказа «Оплачено по заказу 0,00 RUB, 0%».

■ Заказа №19  50% оплаты, гиперссылка на форме заказа Оплачено по заказу 50,00 RUB 50%».

Вводим РТиУ на основании двух заказов на сумму 200 рублей и выполняем зачет оплаты по накладной – перенос аванса в сумме 50 руб. с Заказа №19  на РТиУ.

По накладной общая сумма оплаты 150 руб., что составляет 75 % оплаты от общей суммы отгрузки 200 руб.

В списке заказов:

■ для Заказа №18  25 % оплаты, 100 % отгрузки, на форме заказа 25 % оплаты.

■ Заказа №19  25% оплаты, 100 % отгрузки, на форме заказа 25 % оплаты.

На основании РТиУ вводим оплату на сумму 100 руб.

В списке заказов:

■ для Заказа №18  75% оплаты, 100% отгрузки, на форме заказа 75% оплаты

■ Заказа №19  75% оплаты, 100 % отгрузки, на форме заказа 75% оплаты.

На форме РТиУ 75 % оплаты.

Пример 3. Порядок расчетов «По заказам».

Вводим заказ на сумму 60 000 руб. По заказу оформлена реализация на сумму 60 000 руб.

На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 0,00 RUB, 0%».

В списке заказов клиентов для заказа отображается 0 % оплаты, 100 % отгрузки, 100 % долга, долг клиента 60 000 руб. и наш долг 0 руб.

По заказу оформлен документ Корректировка реализации на уменьшение стоимости на «- 30 000 руб.»:

■ На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 30 000 RUB, 50 %».

■ В списке заказов клиентов для заказа отображается 50 % оплаты, 100 % отгрузки, 50 % долга, долг клиента 30 000 руб. и наш долг 0 руб.

По заказу оформлена оплата на сумму 30 000 руб., заказ считается выполненным полностью и может быть закрыт:

■ На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 60 000 RUB, 100%».

■ В списке заказов клиентов для заказа отображается 100 % оплаты, 100 % отгрузки, 0 % долга, долг клиента 0 руб. и наш долг 0 руб.

Пример 4. Порядок расчетов «По заказам».

Вводим Заказ на сумму 60 000 руб.

По заказу оформлена реализация на сумму 60 000 руб.

По заказу оформлена оплата на сумму 60 000 руб.

На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 60 000 RUB, 100 %».

В списке заказов клиентов для заказа отображается 100 % оплаты, 100 % отгрузки, наш долг 0 руб., долг клиента 0 руб. и 0 % долга.

По заказу оформлен документ Корректировка реализации на уменьшение стоимости на «- 30 000 руб.»:

■ На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 90 000 RUB, 150 %».

■ В списке заказов клиентов для заказа отображается 150 % оплаты, 100 % отгрузки, долг клиента 0 руб., 50 % долга и наш долг 30 000 руб.

Команды в списке заказов

В списке заказов клиентов Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов предусмотрены команды, позволяющие установить варианты действия (Отгрузить, Резервировать, К обеспечению, Не обеспечивать) и статусы (На согласовании, К выполнению, Закрыт) одновременно для нескольких заказов, что исключает необходимость открытия каждого документа в отдельности.

Заказ, по которому выполнены все обязательства, можно закрыть. Заказ считается выполненным, если планируемая отгрузка оформлена, и вся сумма оплаты от клиента получена.

Если какие-то товары по заказу не были отгружены клиенту, то для этих товаров в табличной части документа устанавливается признак Отменено.  Если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Причины отмены заказов клиентов, то для непоставленных строк заказа необходимо указать причину, по которой товар не был отгружен.

Если в заказе необходимо отменить только те строки, по которым не оформлен документ Реализация товаров и услуг или Акт выполненных работ, то можно воспользоваться командой Заполнить – Отменить непоставленные строки.

Если в заказе необходимо отменить какие-то конкретные строки товаров, то необходимо выделить позиции товаров в табличной части документа и воспользоваться командой Заполнить – Отменить выделенные строки.

При отмене непоставленных строк в заказе учитывается факт отгрузки товаров на ордерном складе. Закрытие заказа с контролем завершения отгрузки возможно только после полного завершения отгрузки на ордерном складе.

Предусмотрен контроль закрытия заказов: заказ не может быть закрыт, если по нему не выполнены обязательства по оплате и отгрузке. Такая возможность определяется функциональными опциями НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи, при установке которых для заказа доступен статус Закрыт:

■ Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок – установка запрета на закрытие заказов клиентов и заявок на возврат товаров от клиента, отгруженных не полностью.

■ Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок - установка запрета на закрытие заказов клиентов и заявок на возврат товаров от клиента, оплаченных не полностью. Только для заказов с порядком расчетов «По заказам».

Порядок закрытия заказа зависит от того, контролируется ли отгрузка и/или оплата при закрытии заказа:

■ если отгрузка и/или оплата при закрытии заказа не контролируются, то заказ закрывается автоматически при выполнении всех обязательств (полной оплаты, отгрузки и отмены всех непоставленных строк). Статус Закрыт в документе Заказ клиента недоступен. Если не выполнены все обязательства по заказу, то скорректировать строки заказа и закрыть заказ можно с использованием помощника закрытия заказов (гиперссылка Закрыть заказ на форме документов Заказ клиента/Реализация товаров и услуг).

■ если отгрузка и/или оплата при закрытии заказа контролируются, то в документе Заказ клиента доступен статус Закрыт. Заказы закрываются вручную путем установки статуса закрыт или с использованием помощника закрытия заказа (гиперссылка Закрыть заказ на форме документов Заказ клиента/Реализация товаров и услуг).

Предусмотрена возможность закрытия заказов из списка заказов клиентов (команда Действия – Закрыть заказы), будет открыт помощник закрытия заказов.

Для корректировки строк заказов и закрытия заказов предназначен Помощник закрытия заказа, который позволяет обрабатывать большое количество строк одновременно и выполнить следующие операции с заказами:

■ Скорректировать строки мерных товаров:

○ Будут отменены строки, остатки по заказу которых входят в рамки допустимых отклонений.

○ Будут увеличены строки, по которым приемка превысила заказ в рамках допустимых отклонений.

■ Отменить неотработанные строки по причине. Будут отменены все строки заказа, по которым не оформлена накладная и не осуществлялась отгрузка. Для строк, отмененных в пределах отклонения, будет автоматически проставляться предопределенная причина Отклонение при отгрузке мерных товаров, а по остальным строкам необходимо будет указать причину отмены вручную в помощнике закрытия заказа.

■ Установить статус «Закрыт»:

○ Доступно при включенных опциях по контролю отгрузки и/или оплаты при закрытии заказа.

○ Будут выполнены проверки на завершение расчетов и отгрузки товаров и установлен статус Закрыт.

○ Частично выполненный или частично оплаченный заказ не будет закрыт. Текущее состояние может измениться только после корректировки строк.

Поддерживается автоматическая корректировка строк заказа мерных товаров регламентным заданием. Такая возможность определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Единицы измерения – Использовать автоматическое закрытие строк заказов мерных товаров. При установленной опции добавляется фоновое задание, которое корректирует строки заказов клиентов с отклонениями по мерным товарам.

В процессе оформления заказа менеджер может произвести предварительную оценку рентабельности продаж, используя отчет Оценка рентабельности продажи.

Отчет доступен непосредственно из форм документов:

■ Коммерческое предложение клиенту.

■ Заказ клиента.

■ Реализация товаров и услуг.

■ Заявка на возврат товаров от клиента.

Стоимость товаров при оценке рентабельности продаж может определяться:

■ По расчетной себестоимости. Данные берутся из регистра «Стоимость товаров» при наличии поступлений на склад (необходимо выполнить предварительный или окончательный расчет себестоимости) или из регистра «Выручка и себестоимость продаж» (необходимо выполнить предварительный или окончательный расчет себестоимости).

■ Нормативному виду цены. Данные берутся из регистра «Цены номенклатуры» по указанному виду цены.

Настройка расчета рентабельности устанавливается по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Стоимость товаров при оценке рентабельности продажи.

Используя этот отчет, менеджер может получить ответы на следующие вопросы:

■ Какова рентабельность продажи?

■ Какова маржинальная прибыль («маржа») продажи?

■ Какие товары наименее/наиболее рентабельны в продаже?

■ Как изменится рентабельность продаж менеджера за текущий месяц с учетом текущей продажи?

На основании информации отчета могут быть приняты решения об изменении объема предоставляемых автоматических и ручных скидок, об изменении состава и количества товаров в документе продажи.

Особенности расчета показателей:

■ По документу - все показатели рассчитываются по табличной части Товары документа.

■ За месяц без учета продажи - показатели рассчитываются по менеджеру документа нарастающим итогом с начала месяца (продажи с начала месяца). Текущий документ не учитывается.

■ За месяц с учетом продажи - показатели рассчитываются по менеджеру документа нарастающим итогом с начала месяца с учетом текущего документа.

■ Изменение, % - рассчитывается разница между колонками За месяц с учетом продажи и За месяц без учета продажи для оценки влияния текущей продажи на результаты менеджера за месяц.

Для отражения факта отгрузки товаров, многооборотной тары, выполнения работ и оказания услуг собственной организацией предназначен документ Реализация товаров и услуг.

Реализация может быть оформлена как по заказу клиента, так и без использования заказа.

Документ Реализация товаров и услуг не по заказу может быть сформирован на основании индивидуального соглашения, приобретения товаров и услуг, возврата от клиента или вручную в рамках рабочего места Документы продажи (все).

Для детального контроля процессов отгрузки товаров предназначено использование статусов реализаций товаров и услуг.

Использование статусов реализации не является обязательным и включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Статусы реализаций товаров и услуг. Для документа реализации товаров и услуг, оформленного не по заказу, предусмотрены статусы:

■ К предоплате – используется для контроля оплаты до отгрузки.

■ В пути – доступен только при оформлении отгрузки с отложенным переходом права собственности.

■ Реализовано – устанавливается с целью подтверждения реализации товаров, оказания услуг, выполнения работ.

Возможность оформления заказов и реализаций товаров с нескольких складов в рамках одного документа определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Реализация товаров с нескольких складов. Предварительно необходимо сгруппировать склады и для каждой группы определить возможность указания складов в табличной части документа.

Предусмотрены следующие варианты настройки указания складов в табличной части документов:

■ Запретить. Склады, которые относятся к данной группе, нельзя будет указывать в табличной части документов. Заказы и накладные можно будет оформить только на конкретный склад, который будет указан в шапке документа.

■ Разрешить в заказах. Склады, которые относятся к данной группе, можно указывать в табличных частях заказов. Накладные должны быть оформлены отдельно для каждого склада.

■ Разрешить в заказах и накладных. Склады, которые относятся к данной группе, можно указывать как в табличных частях заказов, так и в табличных частях накладных.

Для указания складов в табличной части документа Заказ клиента необходимо в шапке документа указать группу складов. Список складов, которые можно будет указать в табличной части, ограничивается как принадлежностью к данной группе, так и теми ограничениями по группе доступности складов, которые указаны для пользователя.

Порядок оформления реализации по заказу клиента, оформленному с указанием складов в табличной части, зависит от того, если ли возможность указывать склады в табличной части документа реализации:

■ Если в заказе клиента выбрана группа складов, для которой установлен флаг Разрешить в заказах и накладных, позволяющий указывать склады в табличной части документа реализации, то на основании документа Заказ клиента будет оформлен один документ Реализация товаров и услуг, в табличной части которого будет заполнена информация о складах.

■ Если в заказе клиента выбрана группа складов, для которой установлен флаг Разрешить в заказах, запрещающий указывать склады в табличной части документа реализации, то на основании документа Заказ клиента необходимо оформить отдельные документы реализации по каждому складу.

Документ реализации с указанием складов в табличной части может быть оформлен и без использования заказа. В этом случае в документе реализации выбирается группа складов, для которой установлен флаг Разрешить в заказах и накладных. Информация о складах указывается в табличной части реализации.

Возможность оформления реализации товаров или оказания услуг/выполнения работ по нескольким заказам клиентов доступно при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Реализация по нескольким заказам.

В новом документе Реализация товаров и услуг заполняются основные реквизиты:

■ Клиент.

■ Контрагент.

■ Операция.

■ Организация.

■ Склад.

■ Налогообложение.

■ Валюта.

Табличная часть документа реализация товаров и услуг заполняется отгруженными товарами (работами/услугами).

Для автоматического распределения отгруженных товаров по заказам клиентов необходимо в документе реализации на закладке Основное установить флаг Реализация по заказу.

При установке этого флага программа автоматически пытается привязать строки в списке товаров в табличной части реализации к строкам заказов клиентов, по которым еще не оформлена реализация, в процессе отгрузки. Заказы клиентов подбираются по совпадающим значениям реквизитов в заказе и накладной, подбор выполняется по ФИФО по дате отгрузке, указанной в заказе. В первую очередь, к реализации привязывается заказ клиента с наиболее ранней датой отгрузки.

После подтверждения по заказам клиентов будут распределены товары в накладной. То есть после установки флага программа попытается заполнить накладную еще не отгруженными товарами из заказов клиентов. При распределении будут учитываться только те заказы, у которых текущее состояние «В процессе отгрузки».

При этом товары в накладной будут автоматически распределены только по тем заказам, в которых значения всех указанных выше (основных) реквизитов, а также значения реквизитов «Соглашение», «Договор», признаков «Цена включает НДС», «Вернуть многооборотную тару», «Требуется залог за тару»  совпадают со значениями в накладной.

Если значения реквизитов заказа и реализации отличаются, то товары по накладной не будут автоматически распределены по таким заказам, товары в накладной будут отмечены как строки сверх заказа. Например, если в заказе указано соглашение, а в накладной нет, то накладная не будет заполнена товарами из такого заказа (даже при условии, что все остальные реквизиты накладной и заказа совпадают). По такому заказу клиента будет ожидаться отгрузка.

Если в накладной не указаны отгруженные товары, то при установке флага Реализация по заказу накладная будет заполнена всеми товарами из заказов, по которым еще не оформлена реализация, но при условии, что совпадают значения указанных выше реквизитов.

Реализацию можно оформить по списку заказов в рабочем месте Продажи – Оптовые продажи - Накладные к оформлению. Накладная будет заполнена теми товарами, которые еще не отгружены по заказам.

Может быть отгружен товар, который не заказывали или товар, который заказывали, но в большем количестве. В таких случаях для проведения документа реализации товаров и услуг нужно изменять исходное количество в заказе либо такие строки в документе реализации отражать как строки сверх заказа, используя пиктограмму  на форме документа реализации. Признак сверх заказа позволяет, в том числе, идентифицировать перепоставку товаров относительно заказов клиентов.

Если реализация оформляется по нескольким заказам и отгружается товар, которого нет в заказах, то при добавлении новой строки с таким товаром в табличную часть документа реализации товаров и услуг для этого товара автоматически устанавливается признак «сверх заказа».

Для строки товара с признаком сверх заказа в табличной части реализации необходимо будет указать заказ клиента, по отношению к которому эта строка будет «идти» сверх заказа. В форме выбора заказов клиентов будут отображаться заказы, у которых значения указанных выше реквизитов совпадают со значениями реквизитов реализации.

Если расчеты ведутся по заказам, то выбор заказа в реализации для строки сверх заказа приводит к изменению взаиморасчетов по указанному заказу как объекту расчетов (увеличивается долг клиента перед организацией на сумму строки сверх заказа). Изменение взаиморасчетов можно увидеть, например, в отчете «Состояние выполнения», доступном из форм документов заказов/реализаций.

Если реализация оформляется по одному заказу, то по умолчанию строка сверх заказа «идет» относительно заказа, по которому оформлена реализация.

Если же отгружается товар, но в количестве большем, чем по заказу клиента, то для проведения документа реализация товаров и услуг превышающее количество товара необходимо пометить как строку сверх заказа, используя пиктограмму , как на рисунке ниже.

Если функциональная опция Реализация по нескольким заказам не включена, то при установке флага Реализация по заказу будет открываться форма с возможностью выбора конкретного заказа клиента, к которому необходимо привязать строки реализации. В форме выбора будут доступны заказы клиентов, у которых значения указанных выше реквизитов совпадают со значениями реквизитов поступления.

В табличную часть документа Реализация товаров и услуг можно подобрать товары из распоряжений - заказов, а также из расходных ордеров на товары, оформленных по этим распоряжениям, тем самым распределив товары по заказам.  Если реализация товаров и услуг оформлена на склад, на котором используется ордерная схема документооборота при отгрузке, то для подбора товаров предусмотрена команда Заполнить – Подобрать товары по заказам/ордерам.

В форме подбора товаров по заказам/ордерам отображается список товаров из заказов и расходных ордеров на товары, по которым не оформлены реализации и, в которых значения основных реквизитов совпадают со значения реквизитов в реализации.

В форме подбора переключатель:

■ Все отгруженные - позволяет заполнить количество в накладной тем количеством, которое указано в расходных ордерах на товары (то есть количеством отгруженных товаров).

■ Все заказанные – позволяет заполнить количество в накладной тем количеством, которое указано в заказах клиентов (то есть количеством заказанных товаров).

В форме необходимо флагами отметить те строки, которые необходимо перенести в документ.

По команде Перенести информация по отмеченным строкам будет обновлена в документе.

Если реализация товаров и услуг оформлена на склад, на котором не используется ордерная схема документооборота при отгрузке, то для подбора товаров в табличную часть документа Реализация товаров и услуг команда Подобрать товары по заказам/ордерам принимает наименование Подобрать товары из заказов.

В форме подбора будет показан список товаров из заказов, в которых значения основных реквизитов совпадают со значениями реквизитов в реализации. В форме необходимо отметить флагами те позиции из распоряжения, которые требуется перенести в документ реализации. Если в распоряжении были добавлены новые строки, то такие строки при открытии формы по умолчанию будут отмечены флагами.

Если функциональная опция Реализация по нескольким заказам не включена, то при подборе товаров из заказов нельзя выбрать товары больше, чем по одному заказу.

В документах можно указывать количество в штуках, м, м2, м3, кг и связных с ними кратных единицах измерения. Поддерживается связь между единицами измерения, которые относятся к одному типу измеряемых величин (вес, объем, площадь, длина).

В карточке номенклатуры формат указания единиц измерения представлен в виде соотношения некоторого количества единиц хранения номенклатуры относительно некоторого количества единиц измерения другого типа. Соотношения относительно единиц измерения другого типа можно указывать как справочно (для использования везде, кроме указания в документах), так и для указания в документах (включает в себя режим справочного указания).

Особенности:

■ В целом учет товара ведется в весе (или другой мерной единице), но есть дискретность:

○ Товар продают на вес, цена установлена за вес.

○ Кладовщик, чтобы добиться точного веса, после отбора корректирует документы.

○ Кладовщик взвешивает товар, поэтому единицей хранения нужно выбирать «кг» (например, колбаса в батонах, сыр в головах, полутуши, кондитерские изделия, хлеб, кабель в катушках).

Сценарий:

■ В заказе клиента менеджер указывает, сколько «кг» нужно отгрузить, ориентируясь на нормативный вес одной упаковки.

■ Кладовщик, получив задание в «кг» после отбора взвешивает товар и указывает скорректированное количество в ордере.

■ Менеджер оформляет накладную по результатам отбора товаров, программа заполняет количество в «кг» по той информации, что указал кладовщик, а так же корректирует распоряжение на отгрузку.

Рассмотрим пример. Клиент заказывает болты в «кг». Номенклатура учитывается в штуках. В настройках номенклатуры единицей хранения указана «шт», и дополнительно указано, что 1 шт весит = 0,315 кг и в документах можно указывать «кг».

Поскольку в карточке номенклатуры включен флаг использования веса для указания в документах Можно указывать количество в кг в документах, то в документах можно выбрать для этой номенклатуры любую единицу измерения весового типа.

Формируется заказ клиента в «кг». Клиент по товару согласовал цену в «кг».

Складские запасы по этому товару ведутся в разрезе единицы хранения «шт», соответственно все движения в регистрах осуществляются в штуках.

После проведения документа Заказ клиента в движениях заказа по регистрам «Заказы клиентов», «Запасы и потребности», «Товары к отгрузке» делаются записи по товару в единице хранения «шт». Фактически по учету со склада клиенту отгружается 32 шт.

1 шт = 0,315 кг, 10 кг – 31,7 шт с округлением до 32 шт.

При вводе документа Реализации товаров и услуг на основании документа Заказ клиента происходит обратный процесс пересчета единицы хранения (шт) в единицу измерения документа (кг) в соответствии с заданным коэффициентом пересчета единиц измерения в настройках номенклатуры: 32 шт * 0,315 кг/1 шт = 10,08 кг.

После проведения документа Реализация товаров и услуг в движениях реализации по регистрам «Товары к отгрузке», «Товары на складах», «Заказы клиентов» делаются записи по товару в единице хранения «шт». Фактически по учету со склада клиенту отгружается 32 шт.

При пересчете штук в килограммы может получиться в качестве результата дробное число, не целое. Поэтому вес товара 10,08 кг по документу Реализация товаров и услуг отличается от веса 10 кг по документу Заказ клиента.

Если есть необходимость строгого соответствия веса товара документа реализации весу товара документа заказа, тогда, либо в карточке номенклатуры нужно указать вес кратный единице хранения, либо вести учет товара в весовых единицах измерения, изменив единицу хранения на «кг».

Округление штучных товаров, количество которых в мерных единицах измерения

Настройка Допустимое отклонение при автоматическом округлении, измеряемая в % (НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов -  Номенклатура - Единицы измерения) применяется при пересчете количества из мерных единиц измерения (кг, м и т.д.) в целые штуки.

Номенклатура учитывается в штуках. В настройках номенклатуры единицей хранения указана «шт», и дополнительно указано, что 1 шт весит = 0,315 кг и в документах можно указывать «кг».

Пример 1.

Установлено допустимое отклонение 1 %. Имеется товар – болт, хранится на складе в «шт», каждый по 0,315 кг. В документе указывают количество в «кг».

Отгружается 10 кг (31,7 шт).  Ближайшее целое количество с учетом округления – 32 шт. Отклонение – 0,3 шт. Максимальное допустимое отклонение = 32 * 0,01 (1%) = 0,32 шт. Отклонение 0,3 не больше максимального допустимого 0,32, поэтому документ проводится.

При этом количество в базовой единице хранения будет округлено до 32 шт (можно увидеть в движениях заказа клиента, реализации товаров и услуг). По учету будет проведено 32 штуки.

Количество «кг» в документе заказе или реализации товаров и услуг не по заказу останется неизмененным.

Пример 2.

Установлено допустимое отклонение 1 %. Имеется товар – болт, хранится в «шт», каждый по 0,315 кг. В документе указывают количество в «кг».

Отгружается 4 кг (12,69 шт).  Ближайшее целое количество с учетом округления – 13 шт.

Погрешность округления (отклонение) = (13 – 12,698) * 0,315 = 0,095 кг.

Максимальная погрешность округления (максимальное допустимое отклонение) = 13 * 0,315 * 0,01 (1%) = 0,041 кг. Погрешность округления 0,095 кг превышает максимальную погрешность 0,041 кг – документ не проводится, выходит сообщение о превышении максимальной погрешности.

Округление количества штучных товаров в подборе товаров

В форме подбора товаров, открываемой из документов Заказ клиента, Реализация товаров и услуг, есть возможность указывать количество в единицах хранения и в мерных единицах измерения.

Предусмотрена возможность округления количества, указанного в мерных единицах, чтобы количество штук при этом было целым.

Если товар хранится в штучных единицах и в поле «Количество» указано нецелое количество штук, то поля «Количество» и «Единица хранения» будут выделены красным цветом и появится гиперссылка «Округлить», которая округляет поля «Количество» и «Количество упаковок».

Результат округления полей «Количество» и «Количество упаковок»:

Использование отгрузки с отложенным переходом права собственности доступно при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Отгрузка без перехода права собственности.

Поддерживается два варианта ведения учета отгрузки с отложенным переходом права собственности (товары в пути):

■ Одним документом (версия 2.0), упрощенная схема документооборота («старый» вариант) – отгрузка с отложенным переходом права оформляется одним документом Реализация товаров и услуг с операцией Реализация (товары в пути). Операция «Реализация (товары в пути)» доступна в документах (заказах, накладных), оформленных по соглашению, в котором установлена настройка «Возможна отгрузка без перехода права собственности». Предприятиям, которые ранее не использовали отгрузку с отложенным переходом права, или только внедряющие эту функциональность, не будет доступен данный вариант оформления документов. Данный вариант будет включаться автоматически при условии наличия в базе проведенных документов со следующими хозяйственными операциями:

○ НачислениеНДСпоОтгрузкеТоваровВПути

○ ОтгрузкаБезПереходаПраваСобственности

○ РеализацияБезПереходаПраваСобственности

○ РеализацияЧерезКомиссионераБезПереходаПраваСобственности

■ Двумя документами (версия 2.5), расширенная схема документооборота (новый вариант) – отгрузка с отложенным переходом права собственности оформляется двумя документами Отгрузка товаров клиенту (отражает отгрузку товаров со склада «в путь») и Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности (отражает фактуровку, переход права собственности на товары покупателю). Использование договора является обязательным, поскольку документы Отгрузка товаров клиенту и Реализация товаров и услуг делают движения по регистру накопления «Товары организаций» с аналитикой учета номенклатуры по договору. Договор определяет валюту взаиморасчетов, порядок оплаты (значение реквизита «Оплата в иностранной валюте») для определения базы НДС в счетах-фактурах. Использование соглашений не является обязательным, но если соглашения используются, то в соглашении должен быть установлен флаг Возможна отгрузка без перехода права собственности.

Функциональные опции:

■ В новой базе, в которой не велся еще учет. Включение опции Отгрузка без перехода права собственности доступно только при включенной опции Договоры  с клиентами. При включении опции Отгрузка без перехода права собственности автоматически устанавливается опция «Использовать отгрузку без перехода права собственности (версия 2.5)». Опция «Использовать отгрузку без перехода права собственности (версия 2.0)» выключена. Будет доступен только новый вариант оформления отгрузки двумя документами.

■ В базе ведется учет, но не используется отгрузка с отложенным переходом права. Поведение аналогично пункту выше.

■ В базе используются договоры с клиентами и отгрузка с отложенным переходом права собственности. При обновлении будут включены обе опции по отгрузке без перехода права собственности (версии 2.0), (версии 2.5.) и будут доступны оба варианта оформления отгрузки с отложенным переходом права.

■ В базе используется отгрузка с отложенным переходом права собственности, но договоры с клиентами выключены. При обновлении будет включена опция  «Использовать отгрузку без перехода права собственности (версия 2.0)». Будет доступен только «старый» вариант оформления отгрузки без перехода права собственности.  Если включить опцию Договоры  с клиентами, то включится опция «Использовать отгрузку без перехода права собственности (версия 2.5)» и будет доступен также новый вариант оформления отгрузки.

Опции Использовать отгрузку без перехода права собственности (версия 2.5),  Использовать отгрузку без перехода права собственности (версия 2.0) техногенные и не предусмотрены в пользовательском интерфейсе.

Для отгрузки товаров с отложенным переходом права собственности предназначен документ Реализация товаров и услуг с операцией Реализация (товары в пути).

Реализацию можно оформить по заказу клиента с операцией Реализация (товары в пути).

Операция Реализация (товары в пути) доступна в документах (заказах/накладных), оформленных по соглашению, в котором установлена настройка Возможна отгрузка без перехода права собственности.

При оформлении отгрузки с отложенным переходом права собственности в реализации доступен дополнительный статус В пути.

Вместе с товарами по данной схеме можно оформлять отгрузку возвратной тары. Тара списывается со склада при проведении документа в статусе В пути. Срок возврата тары рассчитывается в соответствии с указанной датой передачи прав собственности.

Выручка отражается датой перехода права собственности при проведении документа в статусе Реализовано.

Если период закрыт от изменений и установлена дата запрета изменения, то для установки статуса Реализовано и указания даты перехода права собственности для документа Реализация товаров и услуг необходимо в списке документов Продажи – Оптовые продажи – Документы продажи (все) выделить документ Реализация товаров и услуг или список документов и применить команду Установить статус – Реализация товаров и услуг: Реализовано.  Указывается дата перехода права, не входящая в закрытый от изменения период. Предусмотрено только при использовании онлайн взаиморасчетов.

Если установлен механизм блокировки от изменений в закрытии месяца (период закрыт и заблокирован от изменений), то для документа Реализация товаров и услуг указание даты перехода права и установка статуса Реализовано возможно следующими способами (предусмотрено только при использовании онлайн взаиморасчетов):

■ в списке документов Продажи – Оптовые продажи – Документы продажи (все) выделить документ Реализация товаров и услуг или список документов и применить команду Установить статус – Реализация товаров и услуг: Реализовано.

■ Из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Документы продажи (все) открыть документ Реализация товаров и услуг и в форме самого документа указать дату перехода права, не входящую в заблокированный от изменений период, и установить статус Реализовано.

При отражении в регламентированном учете по документу Реализация товаров и услуг в статусе Реализовано будут дописаны дополнительные проводки регламентированного учета на дату перехода права.

Использование номенклатуры с типом «Работа», «Услуга» в данной схеме не поддерживается.

При новой схеме отгрузки с отложенным переходом права собственности оформление раздельной продажи товаров предусмотрено двумя документами Отгрузка товаров клиенту (отражает отгрузку товаров со склада «в путь») и Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности (отражает фактуровку, переход права собственности на товары покупателю). При новом варианте учета поддержано:

■ Исправление/Сторно отгруженных товаров в пути до перехода права.

■ Корректировка товаров в пути/Корректировка реализации после перехода права собственности.

■ Формирование ИСФ/КСФ по исправленной отгрузке товаров в пути/корректировке реализации.

■ Возврат/поступление отгруженного товара от клиента «из пути» до перехода права собственности.

■ Частичная отгрузка.

■ Оприходование излишков товаров в пути на доходы/Списание недостач товаров в пути на расходы.

■ Фиксация и отражение расхождений актом после отгрузки товаров клиенту и до перехода права.

■ Фиксация и отражение расхождений актом после  отгрузки товаров клиенту и после перехода права.

■ Учет авансов до перехода права собственности.

■ Формирование СФ выданный на товары в пути с учетом зачтенных авансов и с данными платежно-расчетных документов.

■ Принятие НДС к вычету с уплаченного аванса на дату отгрузки при различных порядках расчетов, в том числе «По заказам», «По договорам».

■ Зачет авансов закрытого периода по реализации, отражающей переход права собственности.

■ Ввод начальных остатков по товарам в пути (остатки отгруженных товаров).

Схема документооборота при отгрузке с отложенным переходом права собственности:

Управление доступом

Доступ к новому варианту отгрузки с отложенным переходом права собственности имеют те же профили, что и к «старому» варианту отгрузки с отложенным переходом права собственности.

Для документа Отгрузка товаров клиенту предусмотрены роли:

■ ЧтениеОтгрузокТоваровКлиенту

■ ДобавлениеИзменениеОтгрузокТоваровКлиенту

Эти роли предусмотрены в профиле по аналогии с ролями для документа Передача товаров хранителю.

Для документа Поступление товаров от клиента:

■ ЧтениеПоступленийТоваровОтКлиента

■ ДобавлениеИзменениеПоступленийТоваровОтКлиента

Эти роли предусмотрены в профиле по аналогии с ролями для документа Поступление товаров от хранителя.

Учет по сериям

При работе с отгруженными товарами в пути с целью идентификации партии товаров предусмотрен тип политики учета серий Учет себестоимости по сериям.

Для учета серий, отгруженных товаров в пути (учета финансовых серий на стороне клиента), необходимо установить флаг У партнеров – при учете отгруженных товаров в пути в политике типа Учет себестоимости по сериям. Серии на стороне клиента учитываются по виду номенклатуры. Политика учета серий указывается в шапке вида номенклатуры в поле Политика учета серий. Указать политику учета в шапке вида номенклатуры можно только при использовании ордерной схемы документооборота при отражении излишков, недостач, порчи и пересортицы товаров по всем складам информационной базы. При учете серий в отгруженных товарах в пути, серии указываются в документах:

■ Заказ клиента

■ Отгрузка товаров клиенту

■ Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности

■ Оприходование излишков отгруженных товаров

■ Списание отгруженных товаров

■ Поступление товаров от клиента

■ Корректировка реализации

■ Акт о расхождениях после отгрузки товаров клиенту и перехода права собственности

■ Акт о расхождениях после отгрузки товаров клиенту и до перехода права собственности

■ Возврат товаров от клиента

■ Заявка на возврат товаров от клиента

При учете отгруженных товаров в пути можно отказаться от учета серий на стороне клиента, но при этом вести только учет себестоимости по сериям товаров на складах. Для такой возможности предусмотрено использование политики учета серий Учет себестоимости по сериям с отключенным флагом У партнеров – при учете отгруженных товаров в пути. Политика учета серий может быть задана в шапке вида номенклатуры в поле Политика учета серий. Если предусмотрены разные политики учета серий по складам, то в карточке вида номенклатуры в качестве политики учета серий указывается предопределенное значение Серии не используются и для конкретного склада задается политика учета серий. При таких настройках серии указываются в документах:

■ Отгрузка товаров клиенту

■ Поступление товаров от клиента

■ Списание отгруженных товаров

■ Акт о расхождениях после отгрузки товаров клиенту и перехода права собственности

■ Корректировка реализации с вариантом отражения Уменьшить реализацию, увеличить складские остатки/Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации на уменьшение реализации после перехода права собственности, то есть в корректировке введенной по данным документа Реализации товаров и услуг с операцией Переход права собственности. В корректировке серии указываются вручную на закладке «Расхождения». Указанное значение серии учитывается в оперативном учете в разрезе складской аналитики. В такой корректировке на закладке «Расхождения» предусмотрено разбиение строки по команде   в целях указания различных значений серий номенклатуры.

Заказ клиента

Для регистрации договоренностей с клиентом о поставке товаров предназначен документ Заказ клиента с операцией Реализация, который является распоряжением на отгрузку, первым документом в цепочке и объединяющим документом по сделке.

Заказ фиксирует условия сделки: цены, суммы НДС, скидки, вариант налогообложения НДС, признак «Цена включает НДС». Если заказ не используется, то при отгрузке с отложенным переходом права фиксация условий продажи производится документом реализации товаров и услуг, отражающим переход права собственности.  

Заказ с операцией Реализация предусмотрен как при обычной отгрузке, так и при отгрузке с отложенным переходом права собственности.

Заказ поддерживает работу с разными типами номенклатуры «Товар», «Работа», «Услуга», «Тара», «Набор». В одном заказе можно указать услуги, работы, товары, но отгрузку с отложенным переходом права собственности можно оформить только для типа номенклатуры «Товар», «Набор». Использование типов номенклатуры «Услуга»/«Работа» возможно только при оформлении обычной реализации. То есть в заказе можно указать товары, которые могут быть реализованы как путем оформления обычной реализации, так и путем оформления отгрузки с отложенным переходом права собственности.

На основании одного заказа клиента с операцией Реализация могут быть введены разные виды документов:

■ Отгрузка с отложенным переходом права собственности (только товары с типом номенклатуры «Товар», «Набор»).

■ Реализация товаров и услуг (обычная, без отложенного перехода права собственности).

■ Акт выполненных работ и т.д.

При отгрузке с отложенным переходом права собственности заказ клиента с операцией Реализация является основанием для оформления документа Отгрузка товаров клиенту, который можно ввести как на основании заказа, так и по гиперссылке «Оформить комплект документов – Отгрузку» на форме заказа клиента.

Если заказ не используется, то распоряжением является документ Отгрузка товаров клиенту.

При отгрузке с отложенным переходом права собственности для заказа предусмотрено дополнительное текущее состояние Ожидается оформление перехода права собственности. После оформления документа Отгрузка товаров клиенту заказ переходит в данное состояние.

В списке заказов клиентов можно отобрать заказы с текущим состоянием Ожидается переход права собственности.

Отгрузка товаров клиенту «в путь»

Для оформления отгрузки товаров клиенту «в путь» со склада продавца до момента перехода права собственности предназначен документ Отгрузка товаров клиенту, который фиксирует товар в пути и отражает отгрузку товаров со склада в финансовом учете и в складском учете, если не используется ордерная схема при отгрузке.

Отгрузка товаров клиенту может быть оформлена как по заказу, так и без использования заказа. Если заказы не используются, то распоряжением является документ Отгрузка товаров клиенту.

Документ Отгрузка товаров клиенту можно оформить:

■ Вводом на основании документа Заказ клиента с операцией Реализация или по соответствующей гиперссылке на форме заказа.

■ Из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Документы (продажи) (все).

■ В рабочем месте Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению на закладке К отгрузке:

○ Оформить - Отгрузку по распоряжениям – оформляется документ Отгрузка товаров клиенту, который заполняется товарами из заказа.

○ Оформить - Отгрузку по ордеру – оформляется документ Отгрузка товаров клиенту, который заполняется отгруженными товарами со склада (по данным документа Расходный ордер на товары).

Особенности документа Отгрузка товаров клиенту:

■ Можно оформить на основании одного или нескольких заказов.

■ Поддерживается работа с типами номенклатуры «Товар», «Набор», а также работа с собственным, комиссионным товаром, и товаром, принятым на хранение.

■ Учет НДС в документе не ведется, поэтому в документе не заполняется информация о ставке НДС и сумме НДС, признаке «Цена включает НДС».  Для этих целей предусмотрен документ Счет-фактура выданный, введенный по данным отгрузки товаров клиенту.

■ Предусмотрено формирование СФ/УПД в статусе 1 и УПД в статусе 2 (для неплательщиков НДС).

■ Суммы и цены в документе всегда включают НДС.

■ На форме документа доступен вариант налогообложения для определения продаж на экспорт, в табличной части доступно заполнение кода ТН ВЭД для определения сырьевых/несырьевых товаров (для проведения по себестоимости).

■ Не формирует движений по взаиморасчетам с клиентами, не является основанием для ввода платежных документов. График оплаты можно задать в заказе клиента, либо в графике исполнения договора, которыми образуется плановая задолженность, и график оплаты можно уточнить в документе перехода права собственности, которым формируется фактическая задолженность. Если заказы не используются, то график оплат задается в момент перехода права собственности.

■ Предусмотрена обособленная отгрузка, учет по сериям по аналогии с передачей на комиссию/хранение.

■ Начисление и списание бонусных баллов, скидки/наценки не предусмотрены.

■ Изменяет (уменьшает) остатки по товарам организаций и по товарам на складах, если не используется ордерная схема документооборота при отгрузке.

■ Поддерживается формирование ТТН, сборка и доставка.

■ Чек ККМ не пробивается.

По результату проведения и отражения документа отгрузки товаров клиенту в регламентированном учете формируется проводка:

■ Дт 45.01 Кт 41.01 – отражена себестоимость отгруженных покупателю товаров.

Счет-фактура выданный по отгрузке товаров клиенту

Начисление НДС в момент отгрузки товаров клиенту и вычет НДС с авансов выполняется с использованием документа Счет-фактура выданный. Счет-фактура оформляется:

■ По данным документа Отгрузка товаров клиенту по соответствующей гиперссылке на форме документа отгрузки.

■ По документу основания Отгрузка товаров клиенту в рабочем месте Счета-фактуры к оформлению (Продажи – Оптовые продажи/Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению – гиперссылка Счета-фактуры к оформлению или Финансовый результат и контроллинг – НДС – Помощник по учету НДС – гиперссылка Выставить счета-фактуры по реализациям).

Счет-фактура выданный:

■ Создается на основании документа отгрузки товаров клиенту и соответствует ему «1 к 1».

■ Суммы заполняются по данным распоряжения пропорционально количеству отгруженного товара. Если распоряжением является заказ клиента, то суммы в документах отгрузки (в том числе в исправлении отгрузки) при заполнении СФ не учитываются.

■ Содержит информацию о доступных к зачету авансах и уже зачтенных авансах.

■ Выполняет расчет НДС в рублях с учетом курсов авансов, если отгрузка оформлена в валюте, а расчеты ведутся в у.е.

■ Отражает начисленный НДС в «Книге продаж».

■ Инициирует вычет НДС с авансов в «Книге покупок».

■ Является основанием для печати Счета-фактуры, УПД.

■ Является основанием для создания электронного документа УПД.

При этом движения по взаиморасчетам формируются в момент перехода права собственности.

На форме СФ отображается договор контрагента (без возможности изменения, только на просмотр), поскольку договором определяются взаиморасчеты в СФ (валюта взаиморасчетов, значение флага «Оплата в иностранной валюте» для определения базы НДС), налогообложение НДС заполняется из документа отгрузки.

Счет-фактура содержит информацию об отгруженных товарах.

Информация об авансах в счете – фактуре/зачет авансов до отгрузки

Документ отгрузки не содержит данные о расчетах с клиентами, поэтому в счете-фактуре хранится информация об авансах, которая необходима:

■ Для определения базы НДС, суммы НДС с учетом курсов авансов при расчетах в у.е. (флаг «Оплата в иностранной валюте» не установлен) (п.4 ст.153 НК РФ).

■ Вычета НДС с авансов.

■ Заполнения строки (5) «К платежно-расчетному документу №» счета-фактуры.

Список авансов, которые можно зачесть до перехода права собственности, и/или, которые уже зачтены по счету-фактуре, отображается в форме Зачет авансов, доступной по гиперссылке реквизита Платежно-расчетные документы на форме счета-фактуры.

В верхней табличной части Незачтенные авансы отображается список доступных, но еще не зачтенных авансов. Верхняя таблица заполняется по остаткам взаиморасчетов (ресурса «Предоплата» в РН «Расчеты с клиентами по срокам») за минусом уже зачтенных авансов другими счетами-фактурами, за исключением счетов-фактур входящих в цепочку исправления (т.е. кроме СФ, ИСФ1, ИСФ2 ... ИСФn-1). В форме подбора авансов подбираются авансы на конец дня, предшествующего отгрузке. Авансы, поступившие в день отгрузки, не доступны к зачету вне зависимости от значения настройки «Порядок зачета оплат и накладных» (не учитывается время проведения документов). Также недоступны к зачету авансы датой позже даты отгрузки. Алгоритм формирования списка доступных авансов единый для СФ/ИСФ/КСФ.

Доступные платежные документы выводятся на дату отгрузки:

■ Для КСФ - это дата КСФ.

■ ИСФ – дата исправляемой отгрузки.

■ ИСКФ – дата исправляемой КСФ.

При проведении СФ проверяется сумма зачтенных авансов, которая должна быть меньше или равна сумме СФ.

Данные из регистра «Расчеты с клиентами по срокам» получаются с отбором:

■ по контрагенту;

■ договору;

■ валюте взаиморасчетов;

■ объекту расчетов.

Например, аванс 450 000, зачтено в счете-фактуре 100 000, доступно для зачета в следующих счетах-фактурах будет 350 000. Если аванс уже был зачтен в счете-фактуре, то этот аванс не отображается для зачета.

При зачете авансов по счетам-фактурам не предусмотрен автоматический зачет авансов. Зачет авансов выполняется вручную по команде Зачесть платеж. Подбор доступных авансов выполняется в пределах суммы счета-фактуры. При проведении необходимо контролировать заполнение данных.

В нижней табличной части Зачтено отображается список зачтенных документов оплаты по счету-фактуре с указанием суммы зачета. В этой табличной части необходимо указать правильный состав и суммы зачитываемых авансов. При расчетах в у.е., оплате в рублях зачтенные авансы учитываются при расчете рублевой суммы НДС, Базы НДС.

Информация о зачтенных авансах по счету-фактуре отображается в виде гиперссылки, содержащей номера и даты документов оплаты, к реквизиту Платежно-расчетные документы на форме документа СФ выданный.

В ИСФ в форме Зачет авансов информация о зачтенных и доступных к зачету авансах заполняется из счета-фактуры - основания. Обеспечивается возможность редактирования информации об авансах, например, можно отменить ранее зачтенный аванс по одному документу оплаты и зачесть аванс по другому документу оплаты, или например, уменьшить сумму ранее зачтенного аванса (в колонке «Зачтено»). Также в форме зачета авансов ИСФ можно вручную указать сумму ручного восстановления аванса.

В КСФ в форме Зачет авансов заполнение информации о зачтенных авансах из счета-фактуры – основания не предусмотрено. При установке флага «Корректировочный» очищается табличная часть с зачтенными авансами. Зачет аванса по КСФ возможен только на сумму увеличения, при КСФ на уменьшение возможно только восстановление аванса при корректировке реализации.

Связь авансов в учете НДС и авансов в документах взаиморасчетов не предусмотрена, поэтому в форме зачета авансов недоступны авансы, восстановленные корректировкой реализации на уменьшение в учете взаиморасчетов. Например, в сценариях:

■ Отгрузка, оплата, переход права собственности, корректировка реализации,  КСФ на уменьшение.

■ Отгрузка, переход права собственности, оплата, корректировка реализации  КСФ на уменьшение.

Вместо этого в учете НДС доступны для зачета авансы, восстановленные КСФ/ИСФ. Для восстановления авансов в учете НДС предусмотрено поле Сумма для ручного восстановления аванса, доступное для редактирования в форме зачета авансов:

■ ИСФ, например, введенной на основании исходной СФ, либо ИСФ, оформленной по данным корректировки реализации, как на уменьшение, так и на увеличение.

■ КСФ, оформленной по данным  по корректировки реализации на уменьшение.

В поле Сумма для ручного восстановления аванса определяется сумма, на которую будет восстановлен аванс в учете НДС, и будет предлагаться к оформлению СФ выданный (аванс). В дальнейшем сумма восстановленного аванса будет доступна к зачету авансов по счетам-фактурам новых отгрузок. См. раздел «Выставление СФ по полученным авансам».

В случае восстановления аванса корректировкой реализации на уменьшение, при проведении ИСФ (оформленной по такой корректировке) выходит информационное сообщение типа: «Сумма зачтенных авансов превышает сумму по счету-фактуре».

Необходимо записать ИСФ и в форме зачета авансов скорректировать сумму ранее зачтенного аванса, уменьшив сумму зачтенной оплаты на сумму аванса, восстановленного корректировкой.

Если в договоре установлен флаг «Оплата в иностранной валюте», то форма зачета авансов недоступна, на форме счета-фактуры блокируется ссылка к реквизиту Платежно-расчетные документы. Реквизит «Оплата в иностранной валюте» определяет порядок расчета налоговой базы НДС и суммы НДС. При установленном флаге при реализации налоговая база и сумма НДС рассчитываются по курсу на дату отгрузки в соответствии с п. 3 ст. 153 НК.

Расчет суммы НДС, Базы НДС, Суммы без НДС при расчетах в у.е, валюте

Расчет базы НДС, суммы без НДС, суммы НДС в рублях при расчетах в валюте, у.е. выполняется в счете-фактуре:

■ при начальном заполнении документа;

■ при изменении данных в таблице «Платежно-расчетных документов»;

■ при выполнении команды «Перезаполнить состав товаров (работ, услуг)» (и вообще при заполнении ТЧ Товары, в т.ч. при перепроведении документа-основания).

Расчет рублевой суммы НДС, Базы НДС при расчетах в валюте, оплате в иностранной валюте (установлен флаг «Оплата в иностранной валюте»):

■ Расчет выполняется построчно, без учета зачтенных авансов.

■ Сумма без НДС в рублях = Сумма без НДС (вал.) * Курс на дату отгрузки

■ НДС в рублях = Сумма без НДС * Ставку НДС

Расчет рублевой суммы НДС, Базы НДС, Суммы без НДС при расчетах в у.е, оплате в рублях (не установлен флаг «Оплата в иностранной валюте»):

■ Определяется общая сумма с НДС в валюте по счету-фактуре:

○ По каждой строке получается Сумма с НДС (вал.) = Сумма без НДС (вал.) +  Сумма без НДС (вал.) * Ставку НДС в строке таблицы СФ

○ Получается общий итог по Сумме с НДС (вал.)

■ Определяется общая рублевая сумма с НДС по счету-фактуре:

○ Сумма с НДС = Сумма аванса (регл.) +  Сумма долга (вал.) * Курс на дату отгрузки, где:

○ Сумма аванса (регл.) – итог по Сумме (регл.) из табличной части «Платежно-расчетные документы»

○ Сумма долга (вал.) – разница между Суммой с НДС (вал.) и итогом по Сумме (вал.) из табличной части «Платежно-расчетные документы»

■ Выполняется построчный расчет Суммы без НДС и НДС в рублях:

○ Общая Сумма с НДС в рублях распределяется на строки пропорционально Сумме без НДС (вал.)

○ НДС строки рассчитывается по формуле Сумма с НДС * Ставка / Ставка + 100

○ Сумма без НДС строки определяется по формуле Сумма с НДС – НДС

Информация о рассчитанных сумме НДС, Базе НДС, сумме без НДС отображается в РС «Суммы документов в валютах учета» документа СФ выданный.

По результату проведения и отражения документа СФ выданный в регламентированном учете формируется проводка:

■ Дт 76.ОТ Кт 68.02 – сумма начисленного НДС с отгрузки без перехода права собственности.

Корректировка отгруженных товаров «в пути» (Исправления/Сторно)

Для исправления количества или цены отгруженных товаров клиенту («в пути») предназначен документ Исправление, вводимый на основании документа Отгрузка товаров клиенту. Если в документе исправления нужно указать большее количество, нежели по распоряжению – заказу клиента, то в исправлении для строки потребуется установить признак сверх заказа.

Для аннулирования отгрузки товаров клиенту предназначен документ Сторно, вводимый на основании документа Отгрузка товаров клиенту.

Исправление/Сторно доступны при установленной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Исправление и сторно финансовых документов.

Исправление/Сторно делают расход/приход по товарам организаций и по товарам на складах, если используется ордерная схема документооборота при отгрузке/поступлении.

Когда отгрузка сформирована без заказа клиента, то при вводе исправления, распоряжением является отгрузка товаров клиенту.

В документе Исправление, введенном на основании отгрузки по заказу, цены и суммы заблокированы для редактирования. В документе Отгрузка товаров клиенту, оформленном по заказу клиента, цена и сумма – справочная информация. Если распоряжением является заказ клиента, то суммы в документах отгрузки при заполнении СФ не учитываются. При отгрузке по заказам цены, суммы (суммы НДС в том числе) для исходной СФ и СФ по исправлению отгрузки заполняются не из отгрузки, а из заказа пропорционально количеству отгруженного товара.

Если есть необходимость в исправлении цены/суммы по отгрузке, оформленной по заказу, то вместо ввода документа исправления для отражения изменений в цене/сумме необходимо изменять их в заказе клиента и СФ, либо изменять в заказе клиента и оформлять ИСФ/КСФ на основании исходного счета-фактуры.

Выставление ИСФ/КСФ по отгрузкам клиенту

Исправительный счет-фактура может быть оформлен:

■ На основании исходного счета-фактуры (до перехода права собственности). Табличная часть с составом товаров будет заполнена по данным исправляемого счета-фактуры.

■ На основании корректировочного счета-фактуры (до перехода права собственности). Табличная часть с составом товаров заполняется по данным исправляемого счета-фактуры.

■ На основании исправленной отгрузки (до перехода права собственности). Табличная часть с составом товаров будет заполнена по данным исправленной отгрузки.

■ При наличии документов корректировки реализации (после перехода права собственности), поступления товаров от клиента, списания недостач и оприходования излишков.

ИСФ при проведении формирует движения по сумме НДС: Сторно «неправильных» движений в «Книге продаж», «правильные» движения в «Книге продаж».

Корректировочный счет-фактура может быть оформлен:

■ На основании исходного счета-фактуры. Табличная часть с составом товаров заполняется по данным корректируемого счета-фактуры. Каждая строка КСФ связана со строкой исходного СФ, поэтому колонки уменьшение/увеличение при редактировании рассчитываются автоматически.

■ На основании исправленного счета-фактуры. Табличная часть с составом товаров заполняется по данным корректируемого счета-фактуры.

■ При наличии документов корректировки реализации (после перехода права собственности), поступления товаров от клиента, списания недостач и оприходования  излишков.

КСФ при проведении формирует движения по сумме НДС:

■ В случае уменьшения - движения в «Книгу покупок» на сумму уменьшения.

■ В случае увеличения - движения в «Книгу продаж» на сумму увеличения.

По данным документа Исправление (на количество или цену отгруженных товаров), введенного на основании отгрузки товаров клиенту, предусмотрено формирование документа «Корректировочный/Исправительный счет-фактуру выданный». Если ранее уже был введен счет-фактура, то будет сформирован ИСФ или КСФ по согласованию сторон.

По исправленной отгрузке (когда на основании отгрузки товаров клиенту введен документ исправления) ИСФ/КСФ можно оформить:

■ По соответствующей гиперссылке на форме документа Исправление, введенного на основании отгрузки товаров клиенту.

■ В рабочем месте Счета-фактуры к оформлению (Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению – Документы продажи (к оформлению) – гиперссылка Счета-фактуры (к оформлению)).

Табличная часть «Товары» в ИСФ будет заполнена по данным исправленной отгрузки.

Если необходимо сформировать КСФ, то в форме документа счет-фактура выданный, сформированном по данным документа исправление отгрузки товаров клиенту, нужно установить флаг «Корректировочный», использование которого позволяет управлять типом оформляемого счета-фактуры: ИСФ или КСФ.

Предусмотрено формирование УКД в статусе 1  и в статусе 2 (для неплательщиков НДС) по данным документа Исправления. Данные до берутся из табличных частей документа-основания, данные после – из документа-исправления, дельта рассчитывается «на лету» как разность данных до и после. В том случае, если введено несколько исправлений, то УКД формируется с их учетом.

Ограничение:

■ Если вводится исправление ранее оформленного КСФ, то флаг «Корректировочный» недоступен для изменения.

■ Примеры цепочек документов:

○ Отгрузка – СФ – КСФ – ИКСФ.

○ Отгрузка – СФ – Исправление отгрузки 1 – КСФ – Исправление отгрузки 2 – ИКСФ.

В документах поступления товаров от клиента, списания недостач отгруженных товаров, оприходования излишков отгруженных товаров, корректировки реализации (оформленной по данным перехода права собственности) не предусмотрена гиперссылка для формирования ИСФ/КСФ. При наличии таких документов оформление ИСФ/КСФ предусмотрено  в рабочем месте Оформление исправленных/корректировочных счетов-фактур по отгрузкам клиентов, доступном по ссылкам:

■ Финансовый результат и контроллинг – НДС – Помощник по учету НДС – гиперссылка Выставить ИСФ/КСФ по отгрузкам.

■ Продажи – Оптовые продажи – Документы продажи (все) - Счета-фактуры и таможенные документы – Документы НДС (все) – гиперссылка ИСФ/КСФ по отгрузкам.

■ Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению – Документы продажи (к оформлению) – гиперссылка ИСФ/КСФ по отгрузкам (к оформлению).

Переход к рабочему месту также доступен по гиперссылке Выставить ИСФ/КСФ по отгрузкам на форме документов Корректировка реализации (оформленной по данным перехода права собственности), Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности.

В рабочем месте по оформлению ИСФ/КСФ есть возможность:

■ Управлять формированием корректировочных/исправительных счетов-фактур.

■ Управлять построением цепочек счетов-фактур по данным этих документов.

■ В рабочее место выводятся только распоряжения, по отгрузкам которых уже были выставлены счета-фактуры, и есть разница между количеством и суммой выставленных и реализованных товаров. В качестве распоряжения выводятся заказы и отгрузки товаров клиенту не по заказу, по которым оформлены исходные счета-фактуры, и были введены, например, документы исправления отгрузки, поступления товаров от клиента, списания недостач, оприходования излишков, корректировки реализации.

Если исходный счет-фактура по отгрузке не был выставлен, то заказ и отгрузки не по заказу не отображаются в рабочем месте независимо от наличия оформленных документов исправления отгрузки, поступления, списания, оприходования, корректировки.

В раздел Отгружено выводятся данные с учетом документов отгрузки товаров клиенту, поступления товаров от клиента, списания, оприходования, исправления/сторно отгрузки.

В раздел Реализовано выводятся данные с учетом документов реализации товаров и услуг (перехода права собственности), корректировки реализации.

По заказам в рабочее место выводятся распоряжения на оформление счетов-фактур «сводно» по заказу (ели заказ не используется – по отгрузке).

Например, в рамках одного заказа оформлено несколько документов отгрузки товаров клиенту и по документам отгрузки оформлены исходные счета-фактуры, также оформлено списание недостачи товара и поступление товара от клиента. В рабочее место выводятся распоряжения «Заказ клиента» «сводно» по заказу, как на рисунке ниже.

При применении команды Оформить корректировочный счет-фактуру открывается помощник оформления корректировочного счета-фактуры со списком номенклатуры и счетов-фактур для заполнения табличной части товаров оформляемого счета-фактуры.

В помощнике в разделе До изменения в счете-фактуре отражаются данные по каждой исходной счете-фактуре – количество, цена, сумма, сумма НДС.

В разделе К отражению в счетах-фактурах формируются данные, которые нужно отразить в корректировочных счетах-фактурах, например, это данные по результату оформления документа списания недостачи отгруженного товара на 1 шт. суммой 35 000 руб. и поступления товара от клиента на 1 шт. суммой 30 000 руб.

Можно распределить количество и суммы к оформлению в КСФ автоматически по ЛИФО, начиная с самого позднего документа счета-фактуры, по команде Распределить автоматически, либо в разделе К отражению в счетах-фактурах можно вручную указать количество и суммы для отражения в КСФ.

До распределения количества и суммы к отражению в счетах-фактурах:

При изменении полей К отражению в счетах-фактурах по счетам-фактурам автоматически пересчитываются аналогичные поля в группировочных строках по номенклатуре.

После распределения количества и суммы к отражению в счетах-фактурах:

При применении команды Оформить счет-фактуру будут автоматически сформированы КСФ к каждой исходной СФ в отдельности.

При применении команды Оформить исправительный счет-фактуру открывается форма выбора исправляемого счета-фактуры Счета - фактуры выданные со списком зарегистрированных исходных счетов-фактур. На рисунке ниже отображается список счетов-фактур, зарегистрированных по двум документам отгрузки товаров, оформленных в рамках одного заказа.

После выбора СФ, к которой будет сформирован ИСФ, открывается форма созданного исправленного счета-фактуры. ИСФ формируется только к одной выбранной исходной СФ (к одной отгрузке). СФ оформляются по отгрузкам «1 к 1».

Если по заказу или отгрузке не по заказу только один исходный счет-фактура, то сразу открывается форма созданного ИСФ. 

К списку сформированных счетов-фактур (исходных/ИСФ/КСФ) можно перейти по гиперссылке на форме документа Отгрузка товаров клиенту.

Из рабочего места по оформлению ИСФ/КСФ по отгрузкам можно сформировать отчет Документы движения по отгрузкам, доступный по команде Еще – Документы отгрузки на форме рабочего места по оформлению исправительных/корректировочных счетов-фактур по отгрузкам клиентам.

Поступление (возврат) товаров от клиента «из пути»

Для оформления возврата товаров «из пути» на склад продавца предназначен документ Поступление товаров от клиента, который можно оформить как до перехода права, так и после перехода права собственности в зависимости от отражаемого сценария:

■ На основании документа Отгрузка товаров клиенту.

■ По данным документа Акт о расхождениях после отгрузки и до перехода права собственности.

■ Из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Документы (продажи) (все).

■ В рабочем месте Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению на закладке К переходу права собственности по команде Оформить – Поступление товаров. Распоряжением на оформление поступления является заказ клиента с операцией «Реализация», по которому оформлена отгрузка товаров клиенту, или отгрузка товаров клиенту не по заказу.

■ На основании документа Корректировка реализации с вариантом отражения Вернуть в путь (когда поступление товаров от клиента оформляется после перехода права собственности).

■ В рабочем месте Документы возвратов (к оформлению) (Продажи – Оптовые продажи – Возвраты к оформлению) по распоряжению – документу Корректировка реализации с вариантом Вернуть в путь (когда поступление товаров от клиента оформляется после перехода права собственности).

Для документа Поступление товаров от клиента действуют те же особенности, что и для документа Отгрузка товаров клиенту:

■ Можно оформить по одному или нескольким распоряжениям на отгрузку.

■ Учет НДС в документе не ведется, поэтому в документе не заполняется информация о ставке НДС и сумме НДС, признаке «Цена включает НДС», варианте налогообложения.

■ Суммы и цены в документе всегда включают НДС.

■ Если поступление оформлено по распоряжению – отгрузке товаров клиенту не по заказу, то поступление не формирует движений по взаиморасчетам с клиентами, не является основанием для ввода платежных документов.

■ Если поступление оформлено по распоряжению – заказу клиента и в поступлении установлена настройка Поступившие товары - Не отгружать, уменьшить распоряжение, то поступление формирует плановые движения по взаиморасчетам по плановым оплатам/по плановым отгрузкам (аналогично заказу клиента). Заказ клиента/график исполнения договора формирует плановую задолженность, а поступление товаров от клиента закрывает плановую задолженность по заказу/графику исполнения договора.

■ Документ изменяет остатки в финансовом учете (поступление делает приход по товарам организаций) и остатки в складском учете (по товарам на складах, если не используется ордерная схема документооборота при поступлении). Если используется ордерная схема документооборота при поступлении, то оформляется Приходный ордер на товары, который увеличивает остатки в складском учете по товарам на складах.

■ Расчеты по бонусным баллам (списание и начисление) не производятся, скидки/наценки не предусмотрены.

■ На форме документа не предусмотрена гиперссылка для формирования КСФ/ИСФ.

Поле Поступившие товары, определять, что нужно сделать с товарами по распоряжению – отгрузить вновь или отменить их в распоряжении:

■ Не отгружать, уменьшить распоряжение – повторная отгрузка не потребуется, никакие новые документы не оформляются.

■ Отгрузить вновь, выполнить распоряжение – потребуется повторная отгрузка для товаров, отгруженных по заказу клиента. В таком случае в рабочем месте Накладные к оформлению на закладке «К отгрузке» появится распоряжение – заказ клиента на оформление документа Отгрузка товаров клиенту.

Поле Поступившие товары блокируется, если:

■ Если поступление товаров от клиента оформляется по распоряжению – отгрузке товаров клиенту не по заказу.

■ Если поступление оформляется после перехода права собственности.

Списание отгруженных товаров

Для списания отгруженных товаров клиенту «из пути» (до перехода права собственности) на прочие расходы предназначен документ Списание отгруженных товаров с операцией Списание товаров, отгруженных клиенту, который можно оформить:

■ На основании документа Отгрузка товаров клиенту.

■ По данным документа Акт о расхождениях после отгрузки и до перехода права собственности.

■ Из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Документы (продажи) (все).

■ В рабочем месте Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению на закладке К переходу права собственности по команде Оформить – Списание недостач.

Распоряжением на оформление списания недостач является заказ клиента с операцией «Реализация», по которому оформлена отгрузка товаров клиенту, или отгрузка товаров клиенту не по заказу.

Особенности документа Списание отгруженных товаров:

■ Можно оформить по одному или нескольким распоряжениям.

■ Учет НДС в документе не ведется, поэтому в документе не заполняется информация о ставке НДС и сумме НДС, признаке «Цена включает НДС», варианте налогообложения.

■ Суммы и цены в документе всегда включают НДС.

■ Если списание оформлено по распоряжению – отгрузке товаров клиенту не по заказу, то списание не формирует движений по взаиморасчетам с клиентами, не является основанием для ввода платежных документов.

■ Если списание оформлено по распоряжению – заказу клиента и в списании установлена настройка Поступившие товары - Не отгружать, уменьшить распоряжение, то списание формирует плановые движения по взаиморасчетам по плановым оплатам/по плановым отгрузкам (аналогично заказу клиента). Заказ клиента/график исполнения договора формирует плановую задолженность, а списание недостач закрывает плановую задолженность по заказу/графику исполнения договора.

■ Документ не изменяет остатки ни в финансовом учете, ни в складском учете.

■ Расчеты по бонусным баллам (списание и начисление) не производятся, скидки/наценки не предусмотрены.

■ На форме документа не предусмотрена гиперссылка для формирования КСФ/ИСФ.

Поле Списанные товары, определять, что нужно сделать с товарами по распоряжению – отгрузить вновь или отменить их в распоряжении:

■ Не отгружать, уменьшить распоряжение – повторная отгрузка не потребуется, никакие новые документы не оформляются.

■ Отгрузить вновь, выполнить распоряжение – потребуется повторная отгрузка для товаров, отгруженных по заказу клиента. В таком случае в рабочем месте «Накладные к оформлению» на закладке «К отгрузке» появится распоряжение – заказ клиента на оформление нового документа Отгрузка товаров клиенту.

Если списание недостач оформляется по распоряжению – отгрузке товаров клиенту не по заказу, то поле Поступившие товары блокируется.

Оприходование излишков отгруженных товаров

Для оприходования излишков отгруженных товаров «в путь» (до перехода права собственности) на прочие доходы предназначен документ Оприходование излишков отгруженных товаров с операцией Оприходование излишков товаров, отгруженных клиенту, который можно оформить:

■ На основании документа Отгрузка товаров клиенту.

■ По данным документа Акт о расхождениях после отгрузки и до перехода права собственности.

■ Из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Документы (продажи) (все).

■ В рабочем месте Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению на закладке К переходу права собственности по команде Оформить – Оприходование излишков.

Распоряжением на оформление оприходования излишков является заказ клиента с операцией «Реализация», по которому оформлена отгрузка товаров клиенту, или отгрузка товаров клиенту не по заказу.

Особенности документа Оприходование излишков отгруженных товаров:

■ Можно оформить по одному или нескольким распоряжениям.

■ Ручное заполнение количества в документе.

■ Все строки документа для дальнейшей работы по распоряжению будут считаться строками сверх заказа.

■ Учет НДС в документе не ведется, поэтому в документе не заполняется информация о ставке НДС и сумме НДС, признаке «Цена включает НДС», варианте налогообложения.

■ Суммы и цены в документе всегда включают НДС.

■ Не формирует движений по взаиморасчетам с клиентами, не является основанием для ввода платежных документов.

■ Документ не изменяет остатки ни в финансовом учете, ни в складском учете.

■ Расчеты по бонусным баллам (списание и начисление) не производятся, скидки/наценки не предусмотрены.

■ На форме документа не предусмотрена гиперссылка для формирования КСФ/ИСФ.

Акт о расхождениях после отгрузки товаров клиенту и до перехода права

Для фиксации, согласования и отработки расхождений, выявленных после отгрузки товаров клиенту и до момента перехода права собственности, предназначен документ Акт о расхождениях после отгрузки товаров клиенту и до перехода права собственности (документ Акт о расхождениях после отгрузки с операцией Отгрузка товаров клиенту). С использованием акта предусмотрена корректировка количества, суммы. Суммы НДС через акт не корректируются.

Использование акта доступно при установленной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Акты о расхождениях после отгрузки.

Акт о расхождениях можно оформить:

■ на основании документа Отгрузка товаров клиенту.

■ В рабочем месте Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению на закладке К переходу права собственности по команде Оформить – Акт о расхождениях после отгрузки. Распоряжением на оформление акта является заказ клиента с операцией «Реализация», по которому оформлена отгрузка товаров клиенту, или отгрузка товаров клиенту не по заказу.

Переход права собственности (фактуровка поставки)

Для отражения перехода права собственности на товар от продавца к покупателю предназначен документ Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности, который можно оформить:

■ На основании документов Заказа клиента с операцией Реализация/Отгрузка товаров клиенту не по заказу.

■ Из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Документы (продажи) (все).

■ В рабочем месте Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению на закладке К переходу права собственности по команде Оформить – Переход права собственности. Распоряжением на оформление перехода права собственности является заказ клиента с операцией «Реализация», по которому оформлена отгрузка товаров клиенту, или отгрузка товаров клиенту не по заказу, по которым есть незакрытый остаток (количество или сумма) по товарам «в пути». Также распоряжением может быть первичный документ (Отгрузка товаров клиенту), по которому введены начальные остатки отгруженных товаров.

Особенности документа Переход права собственности:

■ Можно ввести на основании одного или нескольких заказов клиентов, отгрузок товаров клиенту. Заполняется данными уже отгруженных товаров с учетом списанных недостач, оприходованных излишков или поступивших товаров от клиента «из/в пути». В документе перехода права для строки излишка автоматически ставится признак сверх заказа.

■ Поддерживается работа с типами номенклатуры «Товар», «Набор», а также работа с собственным, комиссионным товаром, и товаром, принятым на хранение.

■ Если заказы используются, то такие реквизиты как скидки, вариант налогообложения НДС, признак «Цена включает НДС» заполняются из заказа. Если заказы не используются, то по умолчанию устанавливается флаг «Цена включает НДС».

■ Предусмотрен механизм пересчета цен и скидок, заполнение по условиям продаж, контроль выполнения условий продажи по соглашениям.

■ Поддерживается работа с бонусными баллами.

■ Сумма НДС (регл.), сумма НДС (упр.) заполняются по данным счета-фактуры выданный.

■ При наличии зачтенных авансов при проведении документа в движениях накладной «сумма без НДС» формируется по курсу на дату накладной без учета авансов. Сумма без НДС с учетом аванса формируется при распределении расчетов (т.е. при выполнении регл. задания по допроведению документов в закрытии месяца, отражении документа в регл. учете. либо при формировании печатных форм, например, Торг-12).

■ Не является основанием для формирования счета-фактуры выданный, не предусмотрена гиперссылка для оформления СФ на форме реализации.

■ В правилах оплаты накладной для варианта отсчета «от даты отгрузки» дата платежа рассчитывается от даты перехода права собственности (от даты реализации товаров и услуг).

■ Формирует движения по взаиморасчетам с клиентами, документом формируется фактическая задолженность. Может быть объектом расчетов по аналогии с обычной реализацией, является основанием для ввода платежных документов.

■ Не предусмотрены статусы.

■ Недоступна печать УПД.

■ Реквизит «Склад» в шапке и табличной части скрывается, также скрывается закладка «Доставка».

■ Не является основанием для формирования ТТН, скрываются печатные формы ТТН, ТН.

■ Не изменяет остатки ни в финансовом учете, ни в складском учете. Не формируются движения по складским регистрам «Товары на складах», Товары к отгрузке».

■ Формирует движения по товарам организаций (расход – договор с клиентом).

■ Поддерживается продажа розничным покупателям – доступно формирование фискального чека.

■ Формируется задание на оформление отчетов комитенту при реализации комиссионного товара.

В табличной части реализации Сумма НДС (регл.) и Сумма НДС (упр.) необходимы для формирования движений и проводок по НДС. Значения этих колонок заполняются исходя из движений по НДС (регл.) и НДС (упр.), сформированных счетами-фактурами. Для обеспечения заполнения Суммы НДС (регл.) и Суммы НДС (упр.) в документе реализации, в счете-фактуре выданном формируются «оборотные» движения по реквизитам НДС в регистре «Товары к отгрузке».

При необходимости суммы НДС можно скорректировать, в случае, когда отгрузки и реализации не соответствуют 1 к 1. При проведении реализации сумы НДС (регл.) и НДС (упр.) записываются в движения по РС «Суммы документов в валютах учета» из реквизитов табличной части, а не рассчитываться по данным взаиморасчетов с учетом курсов зачтенных авансов.

Зачет оплаты по накладной в момент перехода права собственности выполняется аналогично, как и при обычной реализации. Оплата по накладной зачитывается вручную или автоматически в зависимости от порядка расчетов.

НДС с авансов не связан с учетом авансов во взаиморасчетах. Если возникла ситуация, при которой по счету-фактуре, оформленной по отгрузке, зачтен аванс по одному документу оплаты, а по накладной (в момент перехода права собственности) программа или вручную пользователь зачитывает аванс по другому документу оплаты, то рекомендуется ввести исправление счета-фактуры.

По результату проведения и отражения документа реализации товаров и услуг (перехода права собственности) в регламентированном учете формируются проводки (один из примеров):

■ Дт 90.03 Кт 76.ОТ – НДС с реализации при переходе права собственности.

■ Д 90.02.1 Кт 45.01 – себестоимость реализованного товара;

■ Дт 62.31 Кт 90.01.1 – выручка от реализации собственного товара;

■ Дт 62.32 Кт 62.31 – зачет аванса клиентов.

Акт о расхождениях после отгрузки и перехода права собственности

Для отражения акта о расхождениях после перехода права собственности (фактуровки) предназначен документ Акт о расхождениях после отгрузки товаров клиенту и перехода права собственности (документ Акт о расхождениях после отгрузки с операцией Переход права собственности). С использованием акта предусмотрена корректировка количества, суммы.

Акт о расхождениях можно оформить:

■ На основании документа Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности.

■ Из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Документы (продажи) (все).

Корректировка/Возврат после перехода права собственности

Поддерживаемые варианты оформления возвратов:

Распределение функциональности между документами при возврате двумя документами:

Для корректировки перехода права собственности, возврата товаров (по финансовой и складской или только финансовой части) предназначен документ Корректировка реализации.

При увеличении количества товара в корректировке доступны варианты отражения:

■ Отражение излишков товаров, корректировка остатков товаров требуется - Увеличить реализацию, учесть при инвентаризации (или Увеличить реализацию, уменьшить складские остатки, если на складе при отражении излишков, недостач, порчи и пересортицы товаров не используется ордерная схема документооборота). Корректировкой реализации:

○ уменьшаются остатки товаров организаций (в финансовом учете);

○ уменьшаются остатки на складе (в складском учете) только при варианте Увеличить реализацию, уменьшить складские остатки. При варианте отражения Увеличить реализацию, учесть при инвентаризации необходимо провести пересчет товаров и дополнительно оформить документ Ордер на отражение недостач товаров (документ уменьшает остатки товаров на складе). При этом, поскольку финансовый результат по отражению недостач товаров уже отражен документом Корректировка реализации, дополнительного оформления складского акта Списание недостач товаров не требуется.

■ Отражение излишков товаров, корректировка остатков товаров не требуется - Отразить на прочих доходах. Такой вариант устанавливается, например, когда на складе не был обнаружен «лишний» товар. «Лишний» товар был принят покупателем от поставщика в «закрытой упаковке» и не был пересчитан при приемке. Покупатель согласен принять «лишний» товар и оплатить его стоимость. При таком варианте в шапке корректировке указывается статья доходов, на которую будет отнесена сумма денежных средств, которую согласен оплатить покупатель. Корректировкой реализации остатки товаров организаций и остатки товаров на складе не изменяются.

При уменьшении количества товара в корректировке доступны варианты отражения:

■ Отражение недостач товаров, корректировка остатков товаров требуется - Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации (или Уменьшить реализацию, увеличить складские остатки, если на складе при отражении излишков, недостач, порчи и пересортицы товаров не используется ордерная схема документооборота). Корректировкой реализации:

○ увеличиваются остатки товаров организаций (в финансовом учете);

○ увеличиваются остатки товаров на складе (в складском учете) только при варианте отражения Уменьшить реализацию, увеличить складские остатки. При варианте отражения Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации факт возврата товаров на склад будет отражен только после проведения в рамках инвентаризации пересчета товаров и оформления документа Ордер на отражение излишков товаров (документ увеличивает остатки товаров на складе). При этом, поскольку финансовый результат по отражению излишков товаров уже отражен документом Корректировка реализации, то дополнительного оформления складского акта Оприходование излишков товаров не требуется. Если после проведения пересчета (в рамках проведенной инвентаризации) оприходованный в результате корректировки реализации товар не обнаружен на складе, то вместо документа Ордер на отражение излишков товаров оформляется складской акт Списание недостач товаров. Товар списывается на расходы с указанием соответствующей статьи расходов.

■ Отражение недостач товаров, корректировка остатков товаров не требуется - Списать на расходы. Такой вариант устанавливается, например, когда товар потерян при транспортировке (украден, разбит и т. д.). При таком варианте в шапке корректировки указывается статья расходов, на которую будут отнесены потери при транспортировке. Корректировкой реализации остатки товаров организаций и остатки товаров на складе не изменяются.

■ Вернуть в путь – отражает товар «в пути» от клиента и расхождения «в минус» только по финансовой части. Остатки товаров организаций в фин. учете и остатки товаров в складском учете не изменяет. Этот вариант доступен только при уменьшении количества и установленной опции Отгрузка без перехода права собственности. При этом варианте отражения заполнение склада не является обязательным. Используется при оформлении возврата двумя документами, как при возврате после перехода права собственности, так и при возврате после обычной реализации. То есть, когда возврат товаров с отложенным переходом права собственности, но при этом продажа товаров клиенту оформлена как обычная реализация (использован документ Реализация товаров и услуг с операцией Реализация) или как продажа с отложенным переходом права собственности (оформлены документы Отгрузка товаров клиенту/Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности).

Если оформлен документ Отгрузка товаров клиенту, Расходный ордер на товары (если используется ордерная схема документооборота при отгрузке) и переход права собственности (документ Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности), то предусмотрены варианты оформления возврата товаров от клиента:

■ Оформление возврата двумя документами, при котором изначально оформляется корректировка реализации, а затем ожидается поступление товара от клиента:

○ Корректировка реализации с вариантом отражения «Вернуть в путь» - отражается возврат только по финансовой части. Корректировку можно ввести на основании документа Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности. Также корректировку можно оформить по данным акта о расхождениях после отгрузки товаров клиенту и перехода права собственности. При выборе такого варианта отражения в корректировке далее ожидается ввод документа Поступление товаров от клиента.

○ Поступление товаров от клиента -  отражает возврат товаров от клиента на склад, изменяя остатки в финансовом учете по товарам организаций, а также изменяя остатки в складском учете по товарам на складах, если на складе при поступлении не используется ордерная схема документооборота. Поступление товаров можно ввести на основании корректировки реализации с вариантом отражения «Вернуть в путь». См. подробнее в разделе «Поступление (возврат) товаров от клиента «из пути»».

○ Приходный ордер на товары – отражает возврат товаров от клиента в складском учете, изменяя остатки в складском учете по товарам на складах. Оформляется, если на складе при поступлении  используется ордерная схема.

■ Оформление возврата одним документом:

○ Корректировка реализации с вариантом отражения Уменьшить реализацию, увеличить складские остатки/Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации/Списать на расходы. В зависимости от выбранного варианта отражения дополнительно может потребоваться оформление складского документа. Если используется документ Акт о расхождениях после отгрузки товаров клиенту и перехода права собственности, то корректировку реализации можно оформить по данным акта о расхождения, выбрав соответствующий вариант отработки расхождений в акте.  

В корректировке реализации в табличной части «Расхождения» предусмотрено автоматическое заполнение суммы НДС (регл.) и суммы НДС (упр.), которые можно скорректировать. При проведении корректировки реализации суммы НДС (регл.) и НДС (упр.) записываются в движения по РС «Суммы документов в валютах учета» из реквизитов табличной части, а не рассчитываться по данным взаиморасчетов с учетом курсов зачтенных авансов.

На форме корректировки реализации, оформленной по реализации товаров и услуг с операцией Переход права собственности, не предусмотрена гиперссылка для оформления счета-фактуры. См. раздел «Выставление ИСФ/КСФ по отгрузкам клиенту».

Для бизнес-процессов возврата товаров от розничного покупателя после перехода права собственности (при использовании отгрузки с отложенным переходом права) предусмотрен ввод документа Возврат товаров от клиента на основании документа Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности. Дополнительно к возврату товаров потребуется оформить документ Приходный ордер на товары, если на складе при поступлении используется ордерная схема.

Поскольку при возврате товаров от розничного покупателя чек возврата можно пробить только из документа Возврат товаров от клиента.

Документ Возврат товаров от клиента можно ввести на основании документа Заявка на возврат товаров от клиента, который, в свою очередь, можно оформить на основании документа Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности.

Корректировка реализации при расчетах в у.е, валюте

В документе Корректировка реализации в у.е. сначала рассчитываются суммы увеличения/уменьшения и суммы НДС (регл. и упр.) увеличения/уменьшения по курсу на дату корректировки, затем вычисляется разница между суммой из предыдущего СФ.

В корректировке реализации в у.е., оплате в рублях на увеличение:

■ По согласованию сторон:

○ На закладке «Расхождения» сумма НДС регл. на увеличение рассчитывается по курсу на дату корректировки реализации 90,3666 * 400,00 евро (сумма увеличения с НДС в евро) * 20/120 = 6024,44 руб.

○ В рабочем месте по оформлению КСФ/ИСФ в разделе «Реализовано» сумма НДС регл. рассчитывается как сумма НДС регл. по исходной СФ 29 166,67 + сумма НДС регл. на увеличение 6024,44 = 35 191,11 руб.

○ В КСФ сумма увеличения всего (в том числе НДС регл. увеличения) рассчитывается по курсу на дату КСФ. Если корректировка реализации и КСФ на разные даты, то могут возникнуть расхождения по сумме НДС в рабочем месте по оформлению ИСФ/КСФ - в таком случае будет активна гиперссылка «Выставить ИСФ/КСФ по отгрузкам» на форме корректировки/реализации после оформления КСФ. Сумму НДС регл. можно скорректировать вручную в КСФ либо в корректировке реализации.

■ По исправлению ошибок:

○ На закладке «Расхождения» сумма НДС регл. на увеличение рассчитывается по курсу на дату перехода права собственности 70 * 400,00 евро (сумма увеличения с НДС в евро) * 20/120 = 4 666,67 руб.

○ В рабочем месте по оформлению КСФ/ИСФ в разделе «Реализовано» сумма НДС регл. рассчитывается как сумма НДС регл. по исходной СФ 29 166,67 + сумма НДС регл. на увеличение 4 666,67 = 33 833,34 руб.

○ В ИСФ сумма всего (в том числе НДС регл.) рассчитывается по средневзвешенному курсу (курс аванса + курс на дату отгрузки товаров клиенту), как следствие возникают расхождения по сумме НДС в рабочем месте по оформлению ИСФ/КСФ. Сумму НДС регл. можно скорректировать вручную в ИСФ либо в корректировке реализации.

■ Сумма выручки на увеличение рассчитывается по средневзевшенному курсу: в части аванса – по курсу аванса, в части отгрузку – по курсу на дату перехода права собственности.

В корректировке реализации в у.е., оплате в рублях на уменьшение:

■ По согласованию сторон:

○ На закладке «Расхождения» сумма НДС регл. на уменьшение рассчитывается по курсу на дату корректировки реализации 90,3666 * 1 000 евро (сумма уменьшения с НДС) * 20/120 = 15 061,10 руб.

○ В рабочем месте по оформлению КСФ/ИСФ в разделе «Реализовано» сумма НДС регл. рассчитывается как сумма НДС регл. по исходной СФ 29 166,67 – сумма НДС регл. на уменьшение 15 061,10 = 14 105,57 руб.

○ В КСФ сумма уменьшения всего (в том числе НДС регл. уменьшения) рассчитывается по курсу на дату КСФ. Если корректировка реализации и КСФ на разные даты, то могут возникнуть расхождения по сумме НДС в рабочем месте по оформлению ИСФ/КСФ -  в таком случае будет активна гиперссылка «Выставить ИСФ/КСФ по отгрузкам» на форме корректировки/реализации после оформления КСФ. Сумму НДС регл. можно скорректировать вручную в КСФ либо в корректировке реализации.

■ По исправлению ошибок:

○ На закладке «Расхождения» сумма НДС регл. на уменьшение рассчитывается по курсу на дату перехода права собственности 70 * 1 000 евро (сумма уменьшения с НДС) * 20/120 = 11 666,67 руб.

○ В рабочем месте по оформлению КСФ/ИСФ в разделе «Реализовано» сумма НДС регл. рассчитывается как сумма НДС регл. по исходной СФ 29 166,67 – сумма НДС регл. на уменьшение 11 666,67 = 17 500 руб.

○ В ИСФ сумма всего (в том числе НДС регл.) рассчитывается по средневзвешенному курсу (курс аванса + курс на дату отгрузки товаров клиенту), как следствие возникают расхождения по сумме НДС в рабочем месте по оформлению ИСФ/КСФ. Сумму НДС регл. можно скорректировать вручную в ИСФ либо в корректировке реализации.

■ Восстановление аванса клиента и сторно выручки выполняется по средневзвешенному курсу: в части аванса – по курсу аванса, в части отгрузку – по курсу на дату перехода права собственности.

В корректировке реализации с расчетами в валюте, оплате в валюте на увеличение:

■ По согласованию сторон:

○ На закладке «Расхождения» сумма НДС регл. на увеличение рассчитывается по курсу на дату корректировки реализации (400 - 66,67) * 90,3666 курс на дату корректировки * 20/100 = 6024,38 руб.

○ В рабочем месте по оформлению КСФ/ИСФ в разделе «Реализовано» сумма НДС регл. рассчитывается как сумма НДС регл. по исходной СФ 16 666,70 + сумма НДС регл. на увеличение 6024,38 = 22 691,08 руб.

○ В КСФ сумма увеличения всего (в том числе НДС регл. увеличения) рассчитывается по курсу на дату КСФ. Если корректировка реализации и КСФ на разные даты, то могут возникать расхождения по сумме НДС - в таком случае будет активна гиперссылка «Выставить ИСФ/КСФ по отгрузкам» на форме корректировки/реализации после оформления КСФ. Сумму НДС регл. можно скорректировать вручную в КСФ либо в корректировке реализации.

■ По исправлению ошибок:

○ На закладке «Расхождения» сумма НДС регл. на увеличение рассчитывается по курсу на дату перехода права собственности (400 - 66,67) * 70 курс на дату реализации * 20/100 = 4666,62 руб.

○ В рабочем месте по оформлению КСФ/ИСФ в разделе «Реализовано» сумма НДС регл. рассчитывается как сумма НДС регл. по исходной СФ 16 666,70 + сумма НДС регл. на увеличение 4 666,62 = 21 333,32 руб.

○ В ИСФ сумма всего (в том числе НДС регл.) рассчитывается по курсу на дату отгрузки товаров клиенту, как следствие возникают расхождения по сумме НДС в рабочем месте по оформлению ИСФ/КСФ. Сумму НДС регл. можно скорректировать вручную в ИСФ либо в корректировке реализации.

■ Сумма выручки на увеличение рассчитывается по средневзевшенному курсу: в части аванса – по курсу аванса, в части отгрузку – по курсу на дату перехода права собственности.

В корректировке реализации с расчетами в валюте, оплате в валюте на уменьшение:

■ По согласованию сторон:

○ На закладке «Расхождения» сумма НДС регл. на уменьшение рассчитывается по курсу на дату корректировки реализации (1000 – 166,66) * 90,3666 * 20/100 * 20/120 = 15 061,22 руб.

○ В рабочем месте по оформлению КСФ/ИСФ в разделе «Реализовано» сумма НДС регл. рассчитывается как сумма НДС регл. по исходной СФ 16 666,70 – сумма НДС регл. на уменьшение 15 061,22 = 1 605,48 руб.

○ В КСФ сумма уменьшения всего (в том числе НДС регл. уменьшения) рассчитывается по курсу на дату КСФ. Если корректировка реализации и КСФ на разные даты, то могут возникнуть расхождения по сумме НДС -  в таком случае будет активна гиперссылка «Выставить ИСФ/КСФ по отгрузкам» на форме корректировки/реализации после оформления КСФ. Сумму НДС регл. можно скорректировать вручную в КСФ либо в корректировке реализации.

■ По исправлению ошибок:

○ На закладке «Расхождения» сумма НДС регл. на уменьшение рассчитывается по курсу на дату перехода права собственности (1000 – 166,66) * 70 * 20/100 = 11 666,76 руб.

○ В рабочем месте по оформлению КСФ/ИСФ в разделе «Реализовано» сумма НДС регл. рассчитывается как сумма НДС регл. по исходной СФ 16 666,70 – сумма НДС регл. на уменьшение 11 666,76 = 4 999,94 руб.

○ В ИСФ сумма всего (в том числе НДС регл.) рассчитывается по курсу на дату отгрузки товаров клиенту, как следствие возникают расхождения по сумме НДС в рабочем месте по оформлению ИСФ/КСФ. Сумму НДС регл. можно скорректировать вручную в ИСФ либо в корректировке реализации.

■ Восстановление аванса клиента и сторно выручки выполняется по средневзвешенному курсу: в части аванса – по курсу аванса, в части отгрузку – по курсу на дату перехода права собственности.

Выставление СФ по полученным авансам

В рабочем месте Оформление счетов-фактур по полученным авансам (Финансовый результат и контроллинг – НДС - Помощник по учету НДС – гиперссылка Выставить счета-фактуры по полученным авансам) предлагается выписать счет-фактуру на аванс по корректировке отгрузки на уменьшение (оформлен документ Корректировка реализации, которым восстанавливается аванс клиента), по исправлению суммы ранее зачтенного аванса на уменьшение в ИСФ. В рабочем месте для оформления документа Счет-фактура выданный (аванс) в качестве документа-основания выступает КСФ/ИСФ.

При корректировке реализации на уменьшение в текущем периоде и в следующем периоде: если при уменьшении стоимости реализованных товаров образующаяся сумма переплаты не возвращается покупателю, а засчитывается в счет будущих поставок товаров, то такая сумма признается для целей исчисления НДС авансом, облагаемым НДС в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 167 НК РФ (письма Минфина России от 11.07.2013 № 03-07-11/27047, от 31.08.2012 № 03-07-15/118).

Пример 1. Оформлена отгрузка товаров клиенту, в учете НДС по СФ выданный не зачтен аванс, переход права собственности (зачтен аванс на 1 000 руб. в учете взаиморасчетов), корректировкой реализации восстановлен аванс 1 000 руб. в учете по взаиморасчетам. Оформлен КСФ. Для восстановления аванса в учете НДС в форме зачета авансов КСФ в поле Сумма ручного восстановления аванса указываем сумму восстановленного аванса.

В рабочем месте по выставлению счетов-фактур по полученным авансам в качестве документа-основания появится этот КСФ на сумму ручного восстановления аванса.

После того как будет сформирован СФ выданный (аванс) по КСФ, то к зачету аванса в счете-фактуре по новой отгрузке будет доступен аванс, восстановленный КСФ (в качестве документа оплаты), и сумма аванса (колонка «Доступно»), равная указанной сумме ручного восстановления аванса в КСФ.

Пример 2. Оформлена отгрузка товаров клиенту, в учете НДС по СФ выданный зачтен аванс на 1 000 руб., переход права собственности (в учете по взаиморасчетам зачтен аванс на 1 000 руб.), корректировка реализации, которой восстановлен аванс 1 000 руб. в учете по взаиморасчетам. Оформлен КСФ, который будет отображаться в качестве документа-основания в рабочем месте по выставлению счетов-фактур по полученным авансам на сумму восстановленного аванса корректировкой реализации, равную 1 000 руб., и которым будет восстановлен аванс в учете НДС.

После того как будет сформирован СФ выданный (аванс) по КСФ, то в форме зачета авансов по счету-фактуре новой отгрузки будет доступен аванс, восстановленный КСФ.

При выставлении ИСФ/КСФ зачеты авансов можно скорректировать:

■ Если выставляется ИСФ к СФ с исправлением табличной части авансов, то необходимо формировать доп.листы в книгу покупок.

■ При выставлении ИСФ на уменьшение после того, как НДС был принят к вычету, необходимо выставить новый СФ на аванс на сумму уменьшения, например:

○ Аванс 50 евро, по СФ зачтен аванс 50 евро.

○ Отгрузка товаров на 50 евро, зачет всей суммы аванса, вычет НДС на всю сумму. В данный момент исходный аванс «перестает существовать».

○ ИСФ к исходному СФ на уменьшение суммы зачтенного аванса на «-40» евро. Возникает новый аванс 40 евро (в колонке «Доступно»).

○ На сумму возникшего нового аванса 40 евро необходимо выставить СФ выданный (аванс). В рабочем месте по оформлению счетов-фактур по полученным авансам в качестве документа-основания появляется ИСФ, в котором была скорректирована сумма зачтенного аванса – уменьшена на «-40» евро.

Отчет «Состояние выполнения»

При отгрузке с отложенным переходом права собственности в отчете Состояние выполнения документов предусмотрены дополнительные разделы «Ожидает переход права собственности» (требуется оформить реализацию товаров и услуг с операцией по переходу права собственности), «Отменено» (например, списан товар, отгруженный клиенту).

После того как будет оформлен переход права собственности документом Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности, то в отчете раздел «Ожидает переход права собственности» переходит в наименование «Оформлен переход права собственности».

В отчете по состоянию выполнения, сформированном из документа отгрузки товаров клиенту, предусмотрена только информация о состоянии оформления перехода права собственности.

Ограничения

■ Не поддерживается:

○ возвратная/многооборотная тара (реквизиты по работе с тарой скрываются, тара недоступна для выбора в документах, если только как тип номенклатуры «Товар»);

○ услуги/работы (недоступны для выбора в документах);

○ функциональность сборки и курьерской доставки из магазинов;

○ изменение основных реквизитов после отгрузки. Например, в отгрузке товаров клиенту был указан один контрагент, а в переходе права собственности потребовалось указать другого;

○ подтверждение или не подтверждение нулевой ставки НДС при продаже на экспорт, если за 180 дней не произошел переход права собственности.

■ Если не используются заказы клиентов, то в момент отгрузки не предусмотрено:

○ ведение контроля кредиторской задолженности;

○ определение графика оплат;

○ планирование оплат;

○ зачет авансов по документам отгрузки.

■ В форме подбора/зачета авансов подбираются авансы на конец дня, предшествующего отгрузке. Авансы, поступившие в день отгрузки, не доступны к зачету вне зависимости от значения настройки «Порядок зачета оплат и накладных» (не учитывается время проведения документов).

■ Не предусмотрена связь зачтенных авансов по счетам-фактурам (СФ на отгрузку) и авансов в документах взаиморасчетов (в накладной по переходу права собственности). Авансы в учете НДС не связаны с авансами в учете взаиморасчетов. Например, по счету-фактуре, оформленной по отгрузке, может быть зачтен аванс по одному документу оплаты, а по накладной (в момент перехода права собственности) программа или вручную пользователь может зачесть аванс по другому документу оплаты.

■ Выставление счета-фактуры на аванс контролируется пользователем, поскольку и вычет НДС начисляется вручную (в СФ на отгрузку). Когда аванс после отгрузки (постоплата), то такая оплата классифицируется как аванс и попадает в рабочее место по выставлению СФ на аванс. В таком случае нет необходимости формировать СФ выданный на аванс, поскольку для целей НДС аванса нет, так как отгрузка уже произошла. Отчет «Анализ учета НДС при зачете авансов (полученных)» не показывает зачет аванса по взаиморасчетам.

■ По авансам, образовавшимся в результате поступления оплаты после отгрузки на сумму, превышающую сумму отгрузки, пользователям необходимо самостоятельно отслеживать необходимость выставления счетов-фактур не аванс и контролировать сумму аванса.

■ По распоряжениям не предусмотрен контроль в разрезе кодов строк.

■ Реализация комиссионного товара:

○ не поддержан учет НДС при реализации одно и того же товара в рамках одного договора с разным видом собственности (например, комиссионный и собственный);

○ в отчете комитенту не заполняются автоматически КСФ/ИСФ до перехода права собственности (по документам списания, оприходования, поступления).

■ Отгрузка товаров клиенту не влияет на взаиморасчеты с клиентами, поэтому:

○ в момент отгрузки не предусмотрено определение графика оплат, планирование оплат, контроль задолженности, зачет авансов;

○ в регистрах взаиморасчетов ресурсы отгрузки закрываются в момент перехода права собственности;

○ в графиках платежей (в правилах оплаты документа реализации товаров и услуг с операцией по переходу права собственности) вариант отсчета «от даты отгрузки» эквивалентен варианту отсчета «от даты перехода права собственности», то есть в обоих вариантах дата платежа рассчитывается от даты перехода права собственности.

■ В отчете «Состояния выполнения документов» этапы оплаты после отгрузки обозначают этапы оплаты после перехода права собственности.

■ В ТОРГ-12, который формируется из документа «Отгрузки товаров клиенту», не заполняются сумма НДС, ставка НДС, сумма без НДС.

■ При оформлении документа «Возврат товаров клиенту» на основании документа «Реализация товаров и услуг» с операцией «Перехода права собственности» КСФ/ИСФ нужно формировать вручную. В рабочем месте «Оформление исправленных/корректировочных счетов-фактур по отгрузкам клиентов» не отображаются такие возвраты.

■ В документах «Оприходование излишков товаров, отгруженных клиенту» и «Списание товаров, отгруженных клиенту» необходимо указывать цену и сумму продажи с НДС по аналогии с распоряжением (заказом клиента) для того, чтобы корректно оформить дальнейший переход права собственности. Эти же цены и суммы будут использоваться для вывода в унифицированные печатные формы, а также в бухгалтерских проводках.

■ Документ «Корректировка реализации» с вариантом отражения «Вернуть в путь», введенный на основании документа «Реализация товаров и услуг» с операцией «Переход права собственности», в дальнейшем предполагает только поступление товаров от клиента. Чтобы заново оформить переход права собственности, необходимо сначала вернуть товар на склад.

■ Расчет суммы НДС регл. и суммы НДС упр. в документах «Корректировка реализации» возможен только для «простых» цепочек документов (1 отгрузка – 1 счет-фактура – 1 переход права собственности – 1 корректировка реализации).

■ Не автоматизировано формирование ИСФ/КСФ, когда в рамках одной цепочки документов сформирован ряд документов, например, исправление отгрузки, поступление товаров, списание недостач, оприходование излишков. Поскольку непонятно, какой тип СФ нужно создавать по каждому документу: ИСФ или КСФ. Если необходимо создать общий ИСФ на список документов, в числе которых есть исправление отгрузки, то ИСФ рекомендуется создать на основании исправления отгрузки (по соответствующей гиперссылке) и вручную отредактировать табличную часть в ИСФ в соответствии с данными по остальным документам. Иначе, будет незакрытое распоряжение в рабочем месте по выставлению СФ выданных.

■ Корректировка до ввода остатков для первичного документа «Отгрузка товаров клиенту» не поддерживается. Ввод корректировочной СФ необходимо делать вручную.

■ Не предусмотрен документ «Акт о расхождениях после поступления» по данным документа «Поступление товаров от клиента».

Для регистрации факта выполнения работ, оказания услуг предприятием предназначен документ Акт выполненных работ. Например, отгрузка товаров службой доставки предприятия, ремонт изделия и т. д.

Для регистрации выполняемой работы (услуги) используется определенный вид номенклатуры. В виде номенклатуры указывается тип номенклатуры Услуга или Работа.

Номенклатуру, по которой необходимо оформлять документ Акт выполненных работ, можно отнести к одному виду номенклатуры и для этого вида номенклатуры установить вариант оформления продажи Акт выполненных работ.

Использование акта позволяет указывать содержание услуг и формировать печатную форму «Акт выполненных работ (Microsoft Word)».

Акт выполненных работ используется для ЭДО - формируется электронный документ «Акта приемки-сдачи работ (услуг)» в рекомендованном ФНС формате.

Выполнение работ (предоставление услуг) может производиться как с оформлением предварительного заказа клиента, так и без его оформления.

Акт выполненных работ может быть оформлен по одному или нескольким заказам клиентов. Возможность оформления акта по нескольким заказам определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов - Продажи - Оптовые продажи - Акты выполненных работ по нескольким заказам.

Список актов выполненных работ хранится в журнале Продажи – Оптовые продажи - Документы продажи (все). Из списка документов можно оформить новый акт и заполнить его вручную.

Поддерживается возможность оформления документов Реализация товаров и услуг, Акт выполненных работ (для типа номенклатуры «Товар», «Работа») без заказа для отгрузки необособленных товаров/работ в задаче учета затрат по направлениям деятельности.

Сценарии использования:

■ Приобретается ТМЦ без обособления (на пустое назначение). Но расходы нужно вести обособлено по направлению деятельности (НД).

■ Реализация товара без заказа с обособлением расчетов по НД.

Направление деятельности указывается в шапке документа на закладке «Дополнительно». При указанном направлении деятельности в табличной части накладной появляется колонка «Обособленно», в которой автоматически устанавливается флаг. Эта колонка появляется при условии, что в карточке направления деятельности установлен флаг «Учет запасов и расходов» (используется обособленный учет запасов и расходов по направлению деятельности).

Подбор товаров в документ выполняется в режиме «Обособленно». В форме подбора отображается остаток по направлению деятельности.

При установленном флаге «Учет запасов и расходов» в карточке направления деятельности обеспечивается обособленный учет запасов по направлению деятельности, учитываются по направлению деятельности запасы (10, 41, 43 и т.д. счета) и расходы (20, 23, 25 и пр.).

Обособленный учет по себестоимости, выручке, расчетам по НД формируется при флаге «Учет расчетов с клиентами» в карточке направления деятельности. Этот флаг отвечает за заполнение НД в расчетах и на счетах расчетов с клиентами и на корреспондирующих с ними счетах учета финансовых результатов (90.01, 90.02, 90.03, 91.01, 91.02). При этом не учитываются по НД запасы (10, 41, 43 и т.д. счета) и расходы (20, 23, 25 и пр.), когда флаг учет расчетов с клиентами установлен, а флаг по учету запасов и расходов - нет.

Для проведения накладной с установленным флагом «Обособленно» должны быть обособленные остатки на складе под направление деятельности (назначение), указанное в шапке документа. При проведении накладной списываются обособленные остатки.

При снятом флаге «Обособленно» для проведения накладной должны быть необособленные остатки на складе.

Возможность оформления документа Акт на передачу прав определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи - Акт на передачу товаров.

Акт на передачу прав фактически является печатной формой документа Реализация товаров и услуг. В документе Реализация товаров и услуг предусмотрен выбор Варианта оформления продажи: Реализация товаров и услуг и Акт на передачу прав. В зависимости от выбранного варианта будет оформляться соответствующий документ.

Номенклатуру, по которой необходимо оформлять документ Акт на передачу прав, можно отнести к одному виду номенклатуры и для этого вида номенклатуры установить вариант оформления продажи Акт на передачу прав.

Разделение номенклатуры по видам номенклатуры позволит автоматически определять необходимость оформления акта на передачу прав при оформлении продажи по заказу.

Список актов на передачу прав хранится в журнале Продажи – Оптовые продажи - Документы продажи (все).

В реквизитах печати документов Реализация товаров и услуг/Акт выполненных работ/Акт на передачу прав в качестве документа основания на выбор будет заказ либо договор вне зависимости от порядка ведения расчетов.

Если расчеты «По расчетным документам», то автоматическое заполнение документа основания не предусмотрено, потребуется заполнить вручную.

Если расчеты «По договорам», то по умолчанию в качестве документа основания подставляется договор.

Если расчеты «По заказам» - заказ клиента.

Если расчеты «Аванс по договорам, долг по накладным» - договор.

Если расчеты «Аванс по заказам, долг по накладным» - заказ клиента.

Документ - основание используется для заполнения строки 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» в УПД.

Список ответственных лиц организации и лиц, которые имеют право подписывать документы в соответствии со своими должностными обязанностями (бухгалтер, руководитель и т.д.), задается в справочнике  НСИ и администрирование – НСИ - Лица с правом подписи или вводится в карточке организации на закладке Лица с правом подписи. Дополнительно можно указать список тех сотрудников, которые имеют право подписи документа в соответствии с приказами по предприятию, доверенностям и т.д.

Для каждого ответственного лица определяется должность и тот период, в течение которого его подпись на документах является действительной. При оформлении документов можно выбрать любого из тех ответственных лиц, которые на текущий момент имеют право подписывать документы.

В карточке лица с правом подписи указывается, является этот сотрудник основным ответственным лицом организации или ему переданы права на подпись в соответствии с приказом или доверенностью. Указывается номер приказа или доверенности, если это необходимо. Список ответственных лиц является предопределенным и используется при идентификации подписи регламентных документов. Например, Торг-12 должен подписывать руководитель и главный бухгалтер.

При настройке Основное ответственное лицо организации указывается физическое лицо и его должность, которое является ответственным лицом организации, имеющим право подписи.

При настройке Лицо, имеющее право подписи в поле Ответственное лицо выбирается из предопределенного списка то ответственное лицо (руководитель, главный бухгалтер, кассир и т.д.), право подписывать документы за которого будет иметь данный сотрудник – указанное физическое лицо (это может быть, например, менеджер, имеющий право подписи за ответственное лицо «руководителя»).

Ели задано основное ответственное лицо организации и лица, имеющие права подписи и в реквизитах печати реализации товаров и услуг/акта выполненных работ на закладке «Дополнительно» и в форме документа Счет-фактура выданный не заполнено значение реквизитов «Руководитель» и «Главный бухгалтер», то в печатных формах документов Торг-12, Счет-фактура выданный, УПД соответствующие реквизиты для подписи будут заполнены основными ответственными лицами организации.

В строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» по умолчанию должность заполняется значением реквизита основного ответственного лица организации «Руководитель».

Лица с правом подписи доступны на выбор в реквизитах печати документа реализации товаров и услуг/акта выполненных работ на закладке «Дополнительно» и в форме документа Счет-фактура выданный. Указанные лица выводятся в печатные формы.

Если в реквизитах печати реализации/акта заданы значения руководителя и главного бухгалтера, то не предусмотрено автоматическое заполнение этих же реквизитов в форме документа Счет - фактура выданный по данным реквизитов печати реализации/акта. При этом в печатных формах документов Счет-фактура выданный, УПД соответствующие реквизиты для подписи будут заполнены лицами с правом подписи, заданными в реквизитах печати реализации/акта.

Если в реквизитах печати реализации/акта задано одно значение реквизитов «Руководитель», «Главный бухгалтер», а в форме документа Счет-фактура выданный другое значение этих же реквизитов,

то реквизиты для подписи в Торг -12, ТТН будут заполнены лицами с правом подписи, заданными в реквизитах печати реализации, а в печатных формах УПД, Счета-фактуры выданный – лицами с правом подписи, заданными в форме документа Счет-фактура выданный.

Если задано несколько ответственных лиц (основное ответственное лицо организации и лица, имеющие право подписи) и в персональных настройках пользователя установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Сервис – Персональные настройки – Заполнение реквизитов документов по статистике – Заполнять реквизиты документов по статистике, то в реквизитах печати реализации/акта на закладке «Дополнительно» и в форме документа Счет-фактура выданный заполнение реквизитов «Руководитель», «Главный бухгалтер» выполняется по статистике. Заполнение по статистике будет выполняться после того как будет проведено несколько документов с новым ответственным лицом, будет накоплена статистика и это новое ответственно лицо далее будет подставляться автоматически.

При включенной опции «Управление доставкой» для документов Заказ клиента, Заявка на возврат товаров от клиента, Передача товаров, Реализация товаров и услуг и Помощника продаж на закладке «Доставка» список выбора адресов доставки помимо адресов партнера дополняется адресами грузополучателя и контрагента.

Источником адреса доставки может быть:

■ Грузополучатель (фактический и юридический адреса).

■ Партнер (адрес доставки и адрес).

■ Контрагент (фактический и юридический адреса).

■ Статистика (адрес доставки используется хотя бы в одном ранее проведенном документе).

Для каждого адреса в скобках указывается вид адреса и источник адреса.

Если в ранее введенном документе уже был выбран адрес доставки, то в новом документе для этого адреса пишется источник «По статистике» без указания вида адреса. Например, в ранее проведенном заказе клиента в качестве адреса доставки указан адрес партнера с видом адреса «Адрес» и источником адреса «Партнер». В новом документа заказе клиента для этого адреса будет источник «По статистике» вместо «Партнер».

Если при заполнении списка выбора адресов в разных источниках один и тот же адрес, то источник определяется вытеснением по приоритету:

■ Грузополучатель.

■ По статистике.

■ Партнер.

■ Контрагент.

Адрес доставки автоматически заполняется первым значением из списка. При выборе партнера и контрагента адрес доставки заполняется значением адреса доставки из карточки партнера. Если в ранее введенном документе для партнера/контрагента использовался адрес доставки, то в новом документе в приоритете будет заполняться этот адрес доставки с источником по статистике при условии, что не заполнен грузополучатель в реквизитах печати. Если по статистике несколько разных адресов доставки, то в приоритете будет заполняться адрес доставки (по статистике), введенный в последнем документе, с наиболее поздней датой.

При выборе грузополучателя в реквизитах печати в поле «Адрес доставки» заполняется фактический адрес грузополучателя. Если фактический адрес не заполнен, то заполняется юридический адрес грузополучателя. При включенной опции Управление доставкой значение адреса доставки из реквизитов печати переносится в поле «Адрес доставки» на форме документа.

При выключенной опции «Управление доставкой» для документов Заказ клиента, Заявка на возврат товаров от клиента, Передача товаров, Реализация товаров и услуг в реквизитах печати используется та же логика заполнения списка адресов доставки, что и при включенной опции по управлению доставкой. В реквизитах печати документов в поле «Адрес доставки» выводятся на выбор те же адреса доставки, что и в поле «Адрес доставки» в форме документов на закладке «Доставка» (это адреса грузополучателя, контрагента, партнера и по статистике).

Выбор контрагента (грузополучателя) при независимом ведении партнеров и контрагентов

При выключенной опции Независимо вести партнеров и контрагентов при выборе грузополучателя в реквизитах печати документов устанавливается отбор по головному контрагенту и филиалам (устанавливается флаг Только головной контрагент и филиалы). При установленном флаге в списке формы выбора грузополучателя (контрагента) отображается головной контрагент и филиалы, связанные с этим головным контрагентом. Флаг доступен, когда связанных контрагентов больше одного. Отбор выполняется, если в документе указан один их таких контрагентов.

Поведение схоже с выбором грузополучателя при независимом ведении партнеров и контрагентов.

Есть сценарии, при которых требуется, чтобы в Торг-12, УПД строка 4 для грузополучателя выводилась информация об адресе той торговой точки, в которую организация отгружает товар. Например, организация заключила договор поставки товаров с индивидуальным предпринимателем (контрагент–плательщик), у которого несколько торговых точек с разными фактическими адресами (контрагенты-грузополучатели со своими адресами доставки). В реализации товаров и услуг в качестве контрагента указывается контрагент-плательщик.

Для таких сценариев для документа Реализация товаров и услуг в печатных формах Торг-12 и УПД строка 4 предусмотрено заполнение адреса грузополучателя из реквизита Адрес доставки при установленной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Печать документов - Адрес грузополучателя брать из адреса доставки. В печатных формах в поле «Грузополучатель» заполняется адрес доставки, указанный в реквизитах печати в поле «Адрес доставки» документа реализации товаров и услуг.

Грузополучатель - это юридическая информация, которая хранится в справочнике «Контрагенты». В Торг-12 и УПД строка 4 выводится информация о юридическом лице - получателе товара, и адресе, по которому необходимо доставить товар.

Адрес доставки - это адрес, по которому доставляется товар. Адрес доставки может не совпадать с фактическим адресом юридического лица грузополучателя.

При выключенной опции Адрес грузополучателя брать из адреса доставки в Торг-12 и УПД строка 4 для грузополучателя выводится фактический адрес, заданный в карточке контрагента (грузополучателя), а не адрес доставки, указанный в реквизитах печати.

В реквизитах печати документа Реализация товаров и услуг предусмотрены поля:

■ Данные о транспортировке и грузе - можно заполнить вручную, либо выбрать транспортные накладные, созданные на основании реализации товаров и услуг. Используется для заполнения строки [9] УПД.

■ Иные сведения об отгрузке, передаче - можно заполнить вручную, либо выбрать действующие сертификаты номенклатуры, зарегистрированные в справочнике «Сертификаты номенклатуры». Используется для заполнения строки [12] УПД.

Заполнение строк [9,12] УПД предусмотрено только для документа Реализация товаров и услуг.

Автор – служебный реквизит, хранит информацию о пользователе, создавшем документ.

Менеджер – пользователь, ответственный за документ, является разрезом финансовой аналитики (в отчетах). 

В документах, введенных на основании, менеджер заполняется из документа основания. Например, в реализации товаров и услуг, введенной на основании заказа клиента, значение менеджера заполняется из заказа.

Если в документе основания не заполнен менеджер, то в документе, введенном на основании, или автономно (например, в тех же заказах, накладных), заполнение менеджера выполняется в порядке понижения приоритетов:

■ по статистике. Статистика анализируется в разрезе реквизитов Автор, Партнер, Соглашение, Договор, Организация;

■ текущим пользователем, под которым создан документ (если статистики нет).

При заполнении менеджера по статистике механизм берет в расчет уже заполненные реквизиты Автор, Партнер, Соглашение, Договор, Организация, и использует их как разрезы и ограничивающие условия для сбора статистики. В состав анализируемых данных включаются документы того же вида, что и заполняемый. Например, для заполнения менеджера по статистике при формировании заказа клиента анализируются менеджеры из введенных ранее заказов. При формировании реализации анализируются менеджеры из введенных ранее реализаций.

При заполнении по статистике учитывается последний введенный документ, не считая текущего документа, в разрезе тех же реквизитов Автор, Партнер, Соглашение, Договор, Организация, что и новый формируемый. Для заполнения по статистике достаточно одного оформленного документа.

На заполнение по статистике не влияет опция Заполнять реквизиты документов по статистике, устанавливаемая в персональных настройках пользователя.

При этом в документах предусмотрен выбор менеджера из списка с указанием источника (Партнер, Соглашение, Договор, Текущий пользователь). Если во всех источниках менеджер совпадает, то для выбора отображается одно значение менеджера без указания источника.

Новый алгоритм заполнения менеджера предусмотрен для документов контура продажи и закупки:

■ Акт выполненных работ

■ Реализация товаров и услуг

■ Возврат товаров от клиента

■ Возврат товаров поставщику

■ Корректировка приобретения

■ Корректировка реализации

■ Поступление товаров на склад

■ Приобретение товаров и услуг

■ Счет на оплату клиенту

■ Заказ клиента

■ Заказ поставщику

■ Заявка на возврат товаров от клиента

■ Коммерческое предложение клиенту

■ Коммерческое предложение поставщика        

Основные печатные формы – первичные документы по хозяйственной операции (УПД, ТОРГ-12, Акт и др.). Данные формы являются основанием для отражения в финансовом учете, фиксируют переход права собственности, выводятся в актах сверки. В частности это могут быть следующие формы документов:

■ Универсальный передаточный документ

■ Универсальный корректировочный документ

■ Акт выполненных работ

■ Акт на передачу прав

■ Акт о возврате ТМЦ, сданных на хранение

■ Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение

■ Акт об оказании услуг

■ Возврат от клиента

■ Возврат поставщику

■ Выкуп возвратной тары

■ Выкуп принятых на хранение товаров

■ Выкуп товаров давальца

■ Выкуп товаров переработчиком

■ Выкуп товаров хранителем

■ Накладная на внутреннее перемещение

■ Отчет комиссионера о продажах

■ Отчет комиссионера о списании

■ Отчет комитенту (принципалу) о закупках

■ Отчет комитенту о продажах

■ Отчет о продукции и материалах

■ Расходная накладная

■ Реализация товаров

■ Товарная накладная

При создании собственного макета печатной формы можно назначить печатную форму основной  установкой флага Основная печатная форма.

Для исходящих документов при формировании основной печатной формы или направление документа по ЭДО сохраняется наименование сформированной (направленной по  ЭДО) формы документа. Далее это наименование выводиться в счета-фактуры (графа 5а "Документ об отгрузке") и акты сверки.

По одному документу запоминается только одна основная печатная форма. Это обеспечивает однозначность наименования исходящего документа. Например, если в документе реализации есть товары и услуги, то по товарам можно распечатать ТОРГ-12, а по услугам Акт. Тогда в графе 5(а) счета-фактуры, будет печататься только одна основная печатная форма.

Функциональность сохранения наименований исходящих документов для последующего указания в актах и счетах-фактурах включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Печать документов – Выводить наименование исходящих документов в актах сверки и счетах-фактурах.

Примечание

В форме документа в группе команд Печать если ранее уже была сформирована основная форма, она  будет отмечена флагом. При печати другой основной печатной формы для документа возникает предупреждение о замене основной печатной формы.

Примечание

По команде печати по умолчанию (пиктограмма принтера) выводится форма, которая сохранена для данного документа или же форма, которая использовалась ранее для данного типа документов, организации и контрагента. При отсутствии информации о ранее непечатных формах предоставляется выбор печатной формы.

В случае печати комплекта документов, в который входит две и более основных форм, то для целей дальнейшего указания наименования печатной формы в счете-фактуре и акте сверки потребуется выбрать одну из основных форм.

При отправке контрагенту электронного письма также предусмотрен выбор печатных форм. Обычно контрагенту отправляют одну основную печатную форму, которая хранится в системе. Если отправить две и более основных форм, то для целей дальнейшего указания наименования печатной формы в счете-фактуре и акте сверки потребуется выбрать одну из них по аналогии с печатью комплекта документов.

Примечание

Для регистрации реквизитов таможенной декларации и товаросопроводительных документов при экспорте товаров предназначен документ Таможенная декларация на экспорт.

Возможность регистрации таможенных деклараций на экспорт и сопроводительных документов для целей заполнения приложения №5 реестров по НДС определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Учет НДС, импорт и экспорт – Экспорт – Регистрация таможенных декларации на экспорт.

Указанные сведения используется для автоматического заполнения Реестра таможенных деклараций, транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, предназначенных для подтверждения правомерности применения ставки НДС 0 % (приложение №5 к Приказу ФНС от 30 сентября 2015 г. N ММВ-7-15/427).

Таможенная декларация на экспорт может быть введена на основании документа Реализация товаров и услуг, в котором установлен вариант налогообложения Экспорт на закладке Дополнительно, или оформлена в рабочем месте Таможенные декларации на экспорт (по документам реализации товаров и услуг с вариантом налогообложения «Экспорт»), переход к которому доступен по гиперссылке ТД экспорт на форме рабочего места Документы НДС (все) (Финансовый результат и контроллинг - НДС - Счета-фактуры и таможенные документы).

В декларации на вкладке Основное указываются следующие реквизиты:

■ Номер декларации – регистрационный номер таможенной декларации.

■ Код операции - код операции согласно приложению N 1 к Порядку заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утвержденному приказом ФНС России от 29.10.2014 N ММВ-7-3/558@.

■ Сбор сопроводительных документов – статус сопроводительных документов, определяет, завершен или нет сбор сопроводительных документов по таможенной декларации.

■ Примечание – информация об иных документах, относящихся к операции, представляемых одновременно с налоговой декларацией по НДС.

В таблице Сопроводительные документы указываются:

■ Код транспортного средства - код вида транспорта, которым товары вывозились с территории Российской Федерации.

■ Вид документа – код вида транспортного, товаросопроводительного или иного документа, подтверждающего вывоз товаров за пределы Российской Федерации.

■ Номер и Дата – реквизиты сопроводительного документа.

Для оформления накладных предназначено рабочее место Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению – Документы продажи (к оформлению).

В рабочем месте для оформления накладных предусмотрены закладки:

■ К отгрузке со списком команд «Оформить»:

○ Реализацию по распоряжениям – позволяет оформить документы, например, Реализация товаров и услуг, Акт выполненных работ при обычной продаже. Накладная заполняется товарами заказа. Накладная может быть оформлена по одному или нескольким выделенным заказам, если в заказах совпадают основные реквизиты: организация, партнер, контрагент, соглашение и т.д. Вспомогательные поля, в числе которых, например, грузополучатель, грузоотправитель, банковский счет, таковыми не являются и заполняются, если они совпадают в исходных заказах, либо очищаются, если не совпадают. Возможность оформления накладной по нескольким заказам определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов - Продажи – Оптовые продажи - Реализация по нескольким заказам.

○ Реализацию по ордеру – позволяет оформить документы, например Реализация товаров и услуг, Акт выполненных работ при обычной продаже. Накладная заполняется всеми отгруженными товарами со склада (по данным документа Расходный ордер на товары). Если накладные уже были созданы ранее, то будет предложено скорректировать накладные в отдельной форме. В этой форме будут показаны расхождения между количеством товаров по накладной и количеством товаров по ордеру. Используя эту форму, можно устранить расхождения, перезаполнив существующую накладную или оформив новую.

○ Отгрузку по распоряжениям – позволяет оформить документ Отгрузка товаров клиенту, который заполняется товарами из заказа.

○ Отгрузку по ордеру  - позволяет оформить документ Отгрузка товаров клиенту, который заполняется отгруженными товарами со склада (по данным документа Расходный ордер на товары).

■ К переходу права собственности со списком команд «Оформить» - позволяет оформить документы по распоряжениям, по которым уже оформлена отгрузка:

○ Переход права собственности – оформляется документ Реализация товаров и услуг с операцией Переход права собственности.

○ Акт о расхождениях после отгрузки - оформляется документ Акт о расхождениях после отгрузки и перехода права собственности.

○ Поступление товаров – оформляется документ Поступление товаров от клиента.

○ Оприходование излишков - оформляется документ Оприходование излишков товаров, отгруженных клиенту

○ Списание недостач – оформляется документ Списание товаров, отгруженных клиенту.

На закладке К отгрузке отображается перечень заказов клиента, заявок на возврат, по которым необходимо оформить накладные по обычным продажам: реализации товаров и услуг, акты на передачу прав, акты выполненных работ, передачи товаров хранителю, а также оформить документы отгрузки товаров клиентам при продаже с отложенным переходом права собственности). Также на закладке отображаются реализации товаров и услуг и передачи товаров хранителю, по которым не завершен процесс отгрузки по ордерной схеме.

Закладка К переходу права собственности доступна, если включена опция Отгрузка без перехода права собственности. На этой закладке отображаются распоряжения - заказы клиентов с операцией «Реализация», по которым оформлена отгрузка товаров клиенту, или отгрузки товаров клиенту не по заказу, по которым есть незакрытый остаток (количество или сумма) по товарам «в пути». Документы, оформляемые на этой закладке, предусмотрены только для функциональности по отгрузке с отложенным переходом права собственности при оформлении двумя документами.

На форме рабочего места предусмотрены гиперссылки для перехода к рабочим местам по оформлению счетов-фактур:

■ Счета-фактуры (к оформлению) – предназначено для работы с выставлением счетов-фактур по операциям реализации, отгрузки товаров клиенту, исправления отгрузок. Рабочее место позволяет проанализировать документы, по которым не введены счета-фактуры, с возможностью непосредственного их оформления.

■ Счета-фактуры по отгрузкам (к оформлению) – обеспечивает переход к рабочему месту Оформление исправленных/корректировочных счетов-фактур по отгрузкам, которое предназначено для работы с выставлением счетов-фактур по операциям отгрузки с отложенным переходом права собственности при наличии документов списания недостач, оприходования излишков, поступления товаров от клиента (возврат), корректировки реализации (после перехода права собственности).

Реализация по нескольким заказам

Оформление сводной накладной по нескольким заказам клиентов доступно при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи -  Реализация по нескольким заказам.

В списке распоряжений на отгрузку Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению – Документы продажи (к оформлению) необходимо выделить заказы, по которым требуется оформить накладную, и применить команду Оформить - Реализацию по распоряжениям. Предварительно можно установить отбор по заказам конкретного клиента.

Будет создан документ Реализация товаров и услуг, табличная часть которого заполняется товарами, которые не были отгружены по заказам клиентов. Информация о заказах клиентов будет заполнена в табличной части документа.

Реализация оформлена по нескольким заказам.

При вводе реализации на основании нескольких заказов должны совпадать Организация, Партнер, Контрагент и другие ключевые поля, влияющие на логику работы документа. Вспомогательные поля, в числе которых грузополучатель, грузоотправитель, банковский счет и т.п. таковыми не являются, и заполняются, если они совпадают в исходных заказах, либо очищаются, если не совпадают.

Например, если в заказах клиента не совпадают грузополучатели, то при вводе на основании в реквизитах печати реализации товаров и услуг грузополучатель не будет заполнен.

Настройки параметров оформления накладных

Предусмотрена настройка параметров для оформления пакета документов (автоматически проводить созданные документы, создавать счет-фактуру, приходный кассовый ордер и другое). Настройки выполняются в форме Параметры оформления, доступной по команде Еще –  Настройка комплекта документов в рабочем месте Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению – Документы продажи (к оформлению).

Состояние оформления накладных и расходных ордеров

Для контроля состояния оформления накладных и расходных ордеров предусмотрены две информационные колонки с пиктограммами:

■ Оформление накладной:

○  – Все оформлено.

○  – Создать накладную.

○  – Дооформить накладную.

■ Расходные ордера:

○  – Не оформлены.

○  – Соответствуют накладным.

○  – Не соответствуют накладным.

Фактическое количество отгружаемых товаров не всегда может совпадать с количеством товаров, заявленных по заказам клиентов. Для таких случаев допускается оформление документа Реализация товаров и услуг на количество мерных товаров, превышающее количество по распоряжению на отгрузку (документу Заказ клиента), но в пределах допустимого отклонения.

Превышение распоряжений на отгрузку доступно только для мерных товаров, единица хранения которых имеет тип измеряемой величины Вес, Объем, Длина, Площадь.

Размер допустимого отклонения определяется в соответствии с заданным значением НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Единицы измерения – Допустимое отклонение отгрузки и приемки мерных товаров.

При установленном допустимом отклонении будет разрешено отгрузить товар, если его фактическое количество превышает количество по распоряжению, но находится в пределах допустимого отклонения. Также распоряжение будет считаться исполненным, если фактическое количество отгруженного товара меньше, чем в распоряжении, но в пределах допустимого отклонения.

В накладных при заполнении табличных частей по складским ордерам учитывается возможность превышения распоряжения. Для закрытия и корректировки товаров по заказу предусмотрен Помощник закрытия заказа, доступной из формы накладной или формы заказа.

Для строк заказов клиентов, отмененных в пределах отклонений, предусмотрена предопределенная причина отмены «Отклонение при отгрузке мерных товаров».

Например, оформлен заказ клиента на 100 кг.

По расходному ордеру на товары оформлено больше (105 кг), чем по заказу клиента (100 кг).

Если по расходному ордеру отгружено больше (105 кг), чем в заказе (100 кг), то при заполнении по фактической отгрузке в накладной устанавливается количество товара (105 кг), превышающее распоряжение (заказ) в пределах допустимого отклонения. Накладная проводится.

Если излишек превышает допустимое отклонение, то строка на количество излишка помечается в накладной как строка сверх заказа. Строки, имеющие признак «сверх заказа», в контроле допустимого отклонения не участвуют и могут быть добавлены в любом количестве.

С использованием помощника закрытия заказа в строках заказа с мерными товарами будут устранены расхождения с накладными в пределах допустимых отклонений. В заказе клиента будет увеличена строка, по которой отгрузка превысила заказ в рамках допустимого отклонения.

Если по расходному ордеру отгружено меньше (99 кг), чем в заказе (100 кг), но в пределах допустимого отклонения,

то в накладной заполняется количество товара фактически отгруженное по расходному ордеру (99 кг).

С использованием помощника закрытия заказа (можно открыть как из формы заказа, так и из формы накладной) в строках заказа с мерными товарами будут устранены расхождения с накладными в пределах допустимых отклонений.

В заказе клиента будут отменены строки, остатки по заказу которых входят в рамки допустимого отклонения. Строки, остаток по которым укладывается в допустимое отклонение, будут отменены с предопределенной причиной отмены «Отклонение при приемке мерных товаров».

Предусмотрена автоматическая корректировка строк заказов мерных товаров регламентным заданием Корректировка строк заказов мерных товаров (НСИ и администрирование – Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания). Такая возможность доступна при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Единицы измерения – Использовать автоматическое закрытие строк заказов мерных товаров. Строки распоряжений с отклонениями приемки мерных товаров будут корректироваться автоматически.

При корректировке из помощника закрытия заказов или при автоматической корректировке регламентным заданием будет рассчитана сумма отклонения мерных товаров, которая распределяется по этапам оплаты заказа. Суммы отклонений авансовых этапов оплаты при этом будут исключены из проверки предоплаты. При любых ручных изменениях в заказе суммы отклонений будут обнулены.

При корректировке строк условия предоставления автоматических скидок не перепроверяются, а скидки пересчитываются исходя из измененного количества.

Для регистрации, хранения и учета счетов на оплату, выставленных клиентам, предназначен отдельный документ Счет на оплату.

Хранение и учет выставленных счетов на оплату определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Счета на оплату.

Счета на оплату, как выставленные, так и аннулированные, хранятся в списке Продажи – Оптовые продажи - Счета на оплату. Например, можно аннулировать счет, неоплаченный клиентом в течение какого-то срока.

Документ Счет на оплату вводится на основании документа, который является объектом расчетов, и заполняется по остаткам расчетов.

Если расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», то документ счет на оплату можно оформить на основании заказа клиента, накладной. В списке заказов клиентов можно отобрать заказы, которые должны быть оплачены в соответствии с этапами оплаты, но оплата по ним еще не поступила (отбор по текущему состоянию Все ожидающие оплаты) и на основании каждого заказа ввести счет на оплату.

Если расчеты ведутся «По расчетным документам», то документ счет на оплату можно оформить только на основании накладной, которая является объектом расчетов.

При вводе счета на оплату на основании заказа/договора/накладной открывается помощник Создание счетов на оплату, кроме ввода на основании договора «Счета на оплату (предоплата)». На закладке Этапы оплаты представлен список этапов оплаты, определенных в заказе клиента, или в графике исполнения договора, и состояние их оплаты. Автоматически устанавливаются флаги у тех этапов оплаты, по которым необходимо создать счет на оплату. Счет на оплату можно сразу напечатать (команда Создать и распечатать счет). Будет создан счет на оплату, информация в котором будет заполнена в соответствии с указанной суммой оплаты по заказу.

В форме создания счетов на оплату:

■ При вводе счета на оплату на основании договора таблица этапов оплаты будет заполняться только по текущим остаткам плановой и фактической задолженности.

■ При вводе счета на оплату на основании накладной таблица этапов оплаты будет заполняться только текущими остатками фактической задолженности.

■ При вводе счета на оплату на основании заказа будут показаны уже оплаченные этапы по данному заказу и текущие остатки плановой и фактической задолженности.

■ Оплачено – попадает сумма, отраженная документами Приходный кассовый ордер, Поступление безналичных ДС.

■ Оплачивается - попадает сумма расчетов с клиентами по ресурсу «Оплачивается» (это поступления безналичных денежных средств, по которым еще не загружена банковская выписка - не установлен флаг «Проведено банком»). Сумма данной колонки уменьшает итоговую сумму К оплате, которая будет подставлена в формируемый счет.

Пример 1. Заказ клиента оформлен на 50 000 руб. Оплата выполняется в два этапа: 50 000 руб. в качестве аванса 06.11 и 50 000 руб. после отгрузки 16.11. От клиента поступила оплата 5 000 руб. и в процессе оплаты 10 000 руб.

В форме создания счетов на оплаты по заказу без оформленной накладной будет следующая информация:

■ По первому этапу 06.11 - Сумма платежа 50 000 руб., Оплачивается 10 000 руб., Оплачено 5 000 руб., К оплате 35 000 руб. По этому этапу счет на оплату будет создан на сумму 35 000 руб.

■ По второму этапу 16.11 - Сумма платежа 50 000 руб., К оплате 50 000 руб.

При вводе счета на основании накладной по этому заказу, открывается форма создания счетов на оплату, в которой выводятся только этапы оплаты по фактической задолженности, образованной накладной.

В форме создания счета на оплату, открытой из заказа, по которому оформлена накладная, отображаются этапы оплаты по плановым платежам, которые образованы заказом, и этапы оплаты по фактической задолженности, образованной накладной.

Информация о выставленном счете на оплату будет отображаться на закладке Счета на оплату. Для счета будет установлено состояние Выставлен. Используя данный список, можно повторно распечатать ранее выставленные счета или аннулировать неоплаченные клиентом счета на оплату (команда Аннулировать).

Если счет формируется на основании заказа и выставляется на всю сумму заказа, то в печатную форму счета на оплату выводится список товаров по заказу клиента. В счет выводятся этапы оплаты, если график исполнения определяется заказами/накладными. В качестве назначения платежа заполняется заказ, по которому был выставлен счет на оплату.

Если счет выставляется на часть суммы заказа, то в печатную форму счета на оплату выводится предопределенная строка, например: «Оплата по заказу клиента № 44».

Сумма НДС автоматически пересчитывается в соответствии с суммой этапа оплаты. Если в заказе указаны разные ставки НДС для товаров, то суммы НДС по каждой ставке будут указаны отдельно.

Текст строки можно отредактировать в счете на оплату в поле Назначение платежа.

Если расчеты ведутся «По договорам», «Аванс по договорам, долг по накладным», то документ счет на оплату можно ввести на основании заказа, договора или накладной.

При расчетах «По договорам» (график исполнения определяется заказами/накладными или договором) в форме создания счета на оплату, открытой из заказа или договора, отображаются этапы оплаты по плановым платежам, которые образованы заказом или графиком исполнения договора, а также этапы оплаты по фактической задолженности, образованной накладной.

Пример 2. Заказ клиента на 50 000 руб., реализация по заказу на 10 000 руб.

Этапы оплаты с датами платежей 11.03.25 на 8 000 руб., 20.04.25 на 7 000 руб. и 11.06.25 на 25 000 руб. – это плановые платежи, образованные заказом. Этапы оплаты с датами платежей 11.03.25 на 2 000 руб., 20.04.25 на 3 000 руб. и 19.05.25 на 5 000 руб. – это этапы оплаты по фактической задолженности.

В форме создания счета на оплату, открытой из накладной, отображаются только этапы оплаты и суммы платежей по фактической задолженности, образованной накладной.

При расчетах «По договорам», «Аванс по договорам, долг по накладным» в печатной форме счета на оплату не предусмотрено заполнение списка товаров. В счет выводятся этапы оплаты, если график исполнения определяется заказами/накладными. В качестве назначения платежа заполняется договор, по которому был выставлен счет на оплату.

Если оформлен документ Корректировка реализации на увеличение суммы, то в форме создания счета на оплату будет отображаться этап оплаты на сумму корректировки с  датой платежа по корректировке.

При рублевых расчетах предусмотрена печать образца платежного поручения. Если счет организации/контрагента открыт за рубежом или счет валютный, то в печатные формы документа Счет на оплату вместо образца платежного поручения выводятся банковские реквизиты.

Если хранение и учет выставленных счетов на оплату не ведется (не установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Счета на оплату), то можно использовать упрощенный механизм работы, при котором счет – это печатная форма заказа клиента. Печатная форма доступна по команде Печать – Счет на оплату из формы документов заказов, накладных.  Печатная форма счета на оплату формируется по данным документа, печатная форма не учитывает введенные корректировки реализации на увеличение суммы. Счет печатается с детализацией до номенклатуры.

В печатной форме счета на оплату, сформированного на физическое лицо, можно вывести QR- код. Для такой возможности должен быть заполнен банковский счет организации в реквизитах печати заказа клиента или реализации.

Для оформления счетов-фактур по операциям реализации предназначено рабочее место Продажи – Оптовые продажи – Счета-фактуры к оформлению.

Рабочее место позволяет проанализировать документы продажи, по которым не введены счета-фактуры, с возможностью непосредственного их оформления.

Если при оформлении счета-фактуры выделить несколько строк документов продажи, то будет создан один счет-фактура на основании всех выбранных документов. При этом у документов продажи должны совпадать ключевые поля (Организация, Клиент, Контрагент, Валюта), иначе будет выдано предупреждение о невозможности создания счета-фактуры.

Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ счета-фактуры выставляются не позднее 5 календарных дней соответственно с момента отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), получения предоплаты, изменения стоимости товаров, работ, услуг. Документы, по которым со дня продажи прошло больше времени, отмечены предупреждающим цветом.

Настройка группировки документов-оснований

Документы продажи можно сгруппировать по одинаковым полям. Счет-фактура, оформленный по сгруппированной строке, будет содержать все входящие в неё документы-основания. Датой оформления такого счета-фактуры будет максимальная дата из входящих в неё документов.

Для настройки полей группировки предназначена гиперссылка Настройка группировки документов-оснований в правом верхнем углу.

В сгруппированном виде список документов к оформлению будет иметь колонку Основания, в которой будет отражено количество документов-оснований по этой строке.

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах

В соответствии с требованиями ФЗ от 03.04.2017 № 56-ФЗ поддерживается заполнение идентификатора государственного контракта в выставленных счетах-фактурах с 01.07.2017 г. при реализации товаров (работ, услуг).

Для заполнения идентификатора госконтракта в формах документов Счет-фактура выданный, Счет-фактура выданный (аванс) (в том числе в формах документов корректировочных счетов-фактур) предусмотрен реквизит Идентификатор госконтракта.

Значение идентификатора госконтракта в счетах-фактурах может быть заполнено автоматически или вручную.

Алгоритм автоматического заполнения идентификатора контракта в счетах-фактурах:

Если поддерживаются платежи в соответствии с ФЗ № 275-ФЗ в рамках государственного оборонного заказа (установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Поддержка платежей в соответствии с 275-ФЗ), то заполнение идентификатора выполняется из карточки элемента государственного контракта, указанного в договоре.

Если не поддерживаются платежи в соответствии с ФЗ № 275-ФЗ, то значение идентификатора государственного контракта предварительно заполняется вручную в договорах с целью Реализация (поле Идентификатор госконтракта на закладке Основное). Значение идентификатора госконтракта в счетах-фактурах будет заполняться из договора, в рамках которого оформляется реализация товаров и услуг.

Значение идентификатора госконтракта выводится в виде строки Идентификатор государственного контракта договора (соглашения), в следующих печатных формах выставленных счетов-фактур:

■ Счет-фактура;

■ Универсальный передаточный документ (УПД);

■ Универсальный корректировочный документ (УКД).

Заполнение идентификатора госконтракта в УПД со статусом «2» не предусмотрено.

УПД со статусом «2» приравнивается к простому первичному документу и отражается в налоговом учете в обычном порядке. Выставление такого документа не приводит к обязанности по исчислению и уплате НДС.

Введенный в качестве обязательного реквизита в счет-фактуру термин «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» в НК РФ и Федеральном законе № 56-ФЗ не определен. Следовательно, в целях налогообложения в силу п. 1 ст. 11 НК РФ данное понятие подлежит применению в том значении, в каком оно используется в иных нормативно-правовых актах.

При применении УПД со статусом «2» могут не заполняться поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры.

Рабочее место Продажи – Помощник продаж предназначено для оперативного решения менеджером по продажам следующих задач:

■ регистрации новых клиентов с определением для них условий продаж;

■ идентификация ранее зарегистрированных клиентов (просмотр истории продаж, досье, задолженности, условий продажи);

■ оформление пакета документов:

○ заказ клиента, реализация, передача на комиссию/на хранение, отгрузка товаров клиенту;

○ коммерческое предложение;

■ создание доверенности, счета на оплату;

■ создание транспортной накладной;

■ печать пакета документов (реализации, акта, счета-фактуры);

■ пробитие фискального чека.

Для оформления документов продажи клиенту предназначена команда Новая продажа.

При выборе клиента в помощнике продаж выводится информация о клиенте в сокращенном виде: список заказов клиента, сумма задолженности, сумма просроченной задолженности, контактная информация (раздел Досье партнера на закладке Основное).

Более подробную информацию о клиенте можно получить, сформировав отчет Досье партнера (гиперссылка Подробнее на форме помощника продаж).

Информация о товарах, услугах и многооборотной таре заполняется на закладке Корзина.

Сформированные документы будут показаны на закладке Документы.

Настройки помощника продаж

Список документов, который может быть оформлен с использованием помощника продаж, настраивается по команде Еще – Настройка или .

В настройках выбирается вариант оформления документов, например «Заказ + Реализация» (реквизит Оформить) и тип операции на закладке «Дополнительно» в помощнике продаж.

Перечень печатных форм, который будет сформирован, настраивается в комплекте документов для каждого объекта (заказ, реализация и т.д.). Для настройки списка печатных форм используется команда Печать-Комплект документов с настройкой в соответствующем журнале документов (заказы клиентов, документы продажи).

При оформлении «Заказа» или «Заказ + Реализация» для всех строк заказа можно указать один конкретный вариант обеспечения или для каждой строки заказа – свой вариант обеспечения. Такая возможность определяется настройкой Обеспечение.

При выборе режима Один вариант обеспечения в корзине для подобранных товаров не предусмотрено заполнение обеспечения. По умолчанию будет заполнен один вариант обеспечения для всех строк в табличной части документа заказа, указанный в настройках.

При  использовании одного варианта обеспечения в помощнике продаж предусмотрено указание даты отгрузки на весь заказ в целом, без разделения строк на разные даты отгрузки (реквизит Дата отгрузки).

При выборе режима Расширенное предусмотрено заполнение обеспечения в корзине помощника продаж для каждого подобранного товара (по команде Обеспечение – Заполнить обеспечение).

Если в соглашении, в рамках которого оформляется заказ, установлена настройка Обеспечивать заказы обособленно, то в момент выбора соглашения в помощнике продаж будет выдана рекомендация по использованию расширенного режим обеспечения.

Если в помощнике продаж указана дата отгрузки как текущая дата (установлен флаг Отгружать одной датой на закладке Основное), то в корзине помощника продаж по умолчанию подставляется вариант обеспечения «Отгрузить». Это особенность работы с помощником продаж, нацеленная на быстрый ввод документов.

Если отгрузка производится частями на разные даты отгрузки (не установлен флаг Отгружать одной датой на закладке Основное), то в форме подбора товаров будет возможность указать количество товара, которое можно «Отгрузить» на текущую дату и которое требуется «К обеспечению». В корзине помощника продаж по результату подбора товаров будет заполнено две строки: одна с действием «Отгрузить», вторая - с действием «К обеспечению» и вариантом оформления «Заказ».

Для товара, который есть в наличии, будет установлена дата отгрузки, равная текущей дате.

Формирование заявок на возврат товаров

Совместно с оформлением документов продажи «Заказа» или «Заказ + Реализация» можно создавать заявки на возврат товаров в рамках помощника продаж. Оформление заявок на возврат товаров возможно при условии, что клиент заказывает новый товар.

Формирование заявок на возврат товаров доступно при установленном флаге Создавать заявку на возврат в настройках помощника продаж. Создавать заявки на возврат товаров можно в предварительно заданном статусе (На согласовании, К возврату, К выполнению, Выполнена, Отклонена). По умолчанию заявка будет создана в том статусе, который установлен в настройках.

При включенной настройке создания заявок на возврат доступна дополнительная колонка Количество (возврат) в корзине для товаров. В колонке указывается количество товара, которое будет возвращено клиентом.

Сценарий использования совместного оформления заказа и заявки на возврат товаров:

■ клиент заказывает новый товар, а также хочет возвратить ранее заказанный товар;

■ осуществляется доставка нового товара клиенту и забирается товар, возвращаемый клиентом.

Заполнение состава номенклатуры по сегменту номенклатуры

Для составления списка разрешенной к продаже номенклатуры необходимо использовать сегменты номенклатуры.

В рамках помощника продаж табличную часть на закладке Корзина можно заполнить всей доступной для продажи клиенту номенклатурой по сегменту номенклатуры, указанному в соглашении с клиентом (поле Сегмент номенклатуры в карточке соглашения). Для заполнения списка товаров по сегменту номенклатуры необходимо установить флаг Предзаполнять список товаров в настройках помощника продаж.

Заполнение номенклатуры по сегменту выполняется автоматически при выборе соглашения, по которому указан сегмент номенклатуры. Заполнение состава товаров выполняется без расчета прогнозируемого количества товаров и при условии, что в сегменте номенклатуры не более 300 позиций товаров.

Прогнозирование продаж клиенту

В рамках помощника продаж поддерживается расчет прогнозируемого количества товаров, которое можно порекомендовать клиенту к заказу.

Для расчета прогнозируемого количества товаров в настройках помощника продаж необходимо установить флаг Прогнозировать продажу клиенту, выбрать один из способов прогнозирования продаж в поле Способ прогнозирования продаж и указать период, за который будет собрана статистика продаж клиенту. По умолчанию в качестве периода сбора статистики установлено значение «30 дней».

Заполнить прогнозируемое количество продаж можно следующими способами:

■ по плану продаж данному клиенту;

■ статистике предыдущих продаж клиенту.

При включенной настройке прогнозирования продаж клиенту в корзине для товаров появляется дополнительная колонка Прогноз, заполняемая автоматически количеством продаж, которое можно порекомендовать клиенту к заказу.

Для расчета и заполнения прогнозируемого количества обязательно должна быть указана дата следующей отгрузки (поле Дата следующей отгрузки на закладке Основное).

Поддерживается автоматическое заполнение даты следующей отгрузки, исходя из значения реквизита Частота заказа, заданного в соглашении с клиентом. В данном реквизите указывается количество дней, через которое будет следующий заказ. Например, если заказ клиента оформляется регулярно, раз в неделю, то достаточно в качестве значения реквизита указать «7 дней».

Дата следующей отгрузки рассчитывается как Частота заказа + Текущая дата.

Опираясь на прогнозируемое количество продаж можно заполнить количество к продаже, необходимое клиенту.

Обеспечиваются различные способы заполнения количества к продаже клиенту (колонка Количество) по прогнозируемому количеству (колонка Прогноз). Для этого предусмотрены инструменты в колонке Прогноз:

■  – позволяет заполнить количество к продаже из предыдущего заказа (при способе заполнения по статистике продаж) либо из плана продаж (при способе заполнения по планам продаж). Такая возможность необходима, если клиент заказывает одинаковое количество товаров каждый раз.

■  – позволяет увеличить количество к продаже на количество предыдущего заказа (либо на количество плана продажи).

■ – позволяет заполнить количество товара к продаже по рассчитанному системой количеству. После первого клика в колонке Прогноз показывается количество товара из предыдущего заказа/планов продажи. При повторном клике это количество будет добавлено в колонку Количество, при третьем и последующем кликах количество увеличится на значение, указанное в колонке Прогноз.

Также заполнить количество к продаже клиенту по прогнозируемому количеству можно по команде Заполнить – По прогнозу.

Алгоритм расчета прогнозируемого количества по плану продажи клиенту

Пример расчета прогнозируемого количества по планам продаж представлен на схеме.

При заполнении прогнозируемого количества По планам продаж данные берутся по планам продаж, периоды которых попадают в период до даты следующей отгрузки, указанной в помощнике продаж. В прогнозировании участвуют планы продаж, сформированные с детализацией по клиенту, которому оформляется продажа. Отбор данных по планам продаж выполняется в соответствии с заданной датой следующей отгрузки и периодом сбора статистики.

Алгоритм расчета прогнозируемого количества по статистике продаж

Обеспечивается автоматический расчет количества товаров, которое можно порекомендовать клиенту к заказу, на основе данных о предыдущих продажах. Для анализа предыдущих продаж используются данные заказов клиентов. Продажи анализируются, если за указанный период было оформлено не менее двух заказов по данному клиенту. Статистика продаж рассчитывается по товарам, входящим в сегмент номенклатуры, указанный в соглашении с клиентом.

Сбор статистики продаж выполняется за предыдущие периоды до текущей даты. На основании данных о продажах клиенту рассчитывается статистика по продажам конкретного товара, вычисляется примерная скорость продажи для каждой номенклатурной позиции клиентом, а также примерный остаток товаров у клиента на складе на текущую дату.

Если дата следующей отгрузки не указана в помощнике продаж, то в качестве прогнозируемого количества заполняется количество из предыдущего заказа.

Прогнозируемое количество на основе данных о предыдущих продажах рассчитывается как:

Среднедневная продажа = Общий объем продаж по предыдущим заказам, попадающим в период сбора статистики / Кол-во дней от самой ранней даты отгрузки заказа, попадающего в период сбора статистики, до даты отгрузки нового заказа;

Остаток товара у клиента = Объем продаж предыдущего заказа - Среднедневная продажа * Кол-во дней от даты отгрузки предыдущего заказа до следующей даты отгрузки по заказу;

Прогнозируемое количество к заказу = Среднедневная продажа * Кол-во дней до следующей даты отгрузки - Остаток товара у клиента.

Пример расчета прогнозируемого количества продажи по статистике продаж представлен на схеме.

В корзине для каждой выделенной строки товара выводится информация о показателях расчета прогнозируемого количества продажи.

Тара – это вид запасов, предназначенный для упаковки, транспортировки и хранения продукции, товаров и других материальных ценностей.

Возможность учета тары определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка параметров системы – Номенклатура – Разрезы учета – Многооборотная тара.

При использовании учета многооборотной тары предусмотрены следующие возможности:

■ расчет и автоматическое заполнение необходимого количества тары в документах;

■ передача клиентам и прием от поставщиков тары на условиях возврата с указанием ее залоговой стоимости и сроков возврата;

■ оформление операции выкупа тары, не возвращенной клиентами и поставщикам;

■ контроль остатков тары и соблюдение сроков возврата многооборотной тары, переданной клиентам и принятой от поставщиков.

Предусмотрен учет тары, при котором переданная возвратная тара остается у поставщика на балансе и, если клиент не вернул возвратную тару, то он должен ее выкупить.

Указание условий возврата многооборотной тары

Тара может быть продана покупателю или передана на условиях возврата. Эти условия определяются в соглашении об условиях продаж.

Если тара по условиям соглашения получена (передана) на условиях возврата, то определяется срок, в который тара должна быть возвращена. Также определяется, необходимо ли выплатить за тару ее залоговую стоимость.

При оформлении документов информация о дате возврата тары рассчитывается автоматически и заполняется в документе отгрузки на закладке Дополнительно.

Информацию о том, что тара должна быть возвращена и необходим залог за тару, можно уточнить или изменить в документе. Если не требуется возврат тары, то в документе флаг Вернуть многооборотную тару не устанавливается.  

Заполнение информации о таре в документах

Для заполнения информации о таре в документе предназначена команда Заполнить – Дополнить тарой. В дополнительном диалоговом окне будут показаны варианты подбора тары.

Можно настроить режим работы, при котором будет автоматически выдаваться напоминание о необходимости заполнения информации о таре, поставляемой с выбранными в документе товарами, если для товара задана настройка поставляется в таре.

Такая возможность определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка параметров системы – Номенклатура – Разрезы учета – Предлагать дополнить документы многооборотной тары.  Пользователь может отказаться от дозаполнения.

Принципы подстановки тары:

■ если для товара упаковки не используются, то тара определяется в форме номенклатуры. Эта тара и будет предлагаться при заполнении;

■ если в документе выбрана упаковка номенклатуры, то предлагается тара, которая соответствует всей иерархии упаковок. Вверх по иерархии возможна вариативность, поэтому выбирается тара из наиболее близких по вместимости упаковок.

■ Алгоритм заполнения информации о таре в документе следующий:

■ выбираются все товары с указанными упаковками, подсчитывается необходимое количество тары, указанное в упаковках;

■ для товаров с пустой упаковкой по всему дереву упаковок подсчитывается количество тары;

■ для товаров с заполненной упаковкой по ветке дерева с выбранной упаковкой вверх и вниз подсчитывается количество тары;

■ общее количество одинаковой тары по всем товарам суммируется. При суммировании учитывается информация о складе, дате отгрузки и т. д.

Оплата и возврат залога

Если возвратная тара передается клиенту на условиях залога, то в документах продажи обязательно указание залоговых цен (цен за тару). По этим ценам рассчитывается общая сумма залога за тару и планируется к оплате в соответствии с графиком оплаты. Во взаиморасчетах с клиентом сумма залога за тару отдельно не выделяется.

Внесение суммы залога за тару оформляется документами Приходный кассовый ордер или Поступление безналичных ДС. Возврат клиенту залога за тару оформляется документами Расходный кассовый ордер или Списание безналичных ДС.

Оформление возврата и выкупа тары

Для учета и контроля сроков хранения переданной клиентам многооборотной тары и инициирования при необходимости процедур по её своевременному возврату или выкупу предназначено рабочее место Продажи – Оптовые продажи - Возврат и выкуп тары - Переданная возвратная тара.

В рабочем месте Переданная возвратная тара отображается список тары, которая была передана клиентам на условиях возврата, но еще не возвращена. Предусмотрены различные варианты отборов: по сроку возврата, клиенту, менеджеру.

На закладке Переданная возвратная тара отражается суммарный перечень по всей переданной ранее клиентам возвратной таре, отраженной в документах Реализация товаров и услуг. В случае приближения срока возврата, а также просроченной даты возврата при помощи команды Оформить заявку на возврат тары можно оформить документ Заявка на возврат товаров от клиентов. В дальнейшем фактический возврат оформляется по команде Оформить возврат тары при помощи документа Возврат товаров от клиента.

Если тара была испорчена, то в этом случае за тару предварительно выплачивается её залоговая стоимость. Документ оплаты оформляется на основании документа Приобретение товаров и услуг. После этого оформляется документ Выкуп возвратной тары клиентом по команде Оформить выкуп тары, который фиксирует факт выкупа.

На закладке Возврат тары отражаются все оформленные документы Возврат товаров от клиента (для товаров, поставленных в многооборотной таре).

На закладке Выкуп тары отражаются все оформленные ранее документы Выкуп возвратной тары клиентом.

После того как будет зафиксирован выкуп, то тару можно списать как обычный товар.

Анализ переданной возвратной тары

Для анализа переданной возвратной тары предназначены отчеты:

■ Переданная возвратная тара - показывает текущее состояние переданной возвратной тары и позволяет получить ответы на следующие вопросы:

○ сколько тары в количественном и суммовом выражении еще не возвращено клиентами;

○ когда и какую тару должен вернуть клиент.

■ Ведомость по переданной возвратной таре - показывает обороты возвратной тары за определенный период. Позволяет получить ответы на следующие вопросы:

○ сколько тары было передано клиентам в начале и в конце периода;

○ сколько тары было возвращено клиентами, а сколько выкуплено.

■ Карточка расчетов по переданной возвратной таре - контекстный отчет, который позволяет отследить движение тары в конкретном документе: сколько тары и по какой залоговой стоимости передано, сколько тары было возвращено (выкуплено), какие документы по таре были оформлены.

Учет тары производится аналогично учету товаров. Для тары можно посмотреть остатки на складах, ведомость по движению и т. д. Предусмотрена возможность резервирования тары, обеспечения потребностей в таре и т. д.

Для фиксации, согласования и отработки расхождений, выявленных после отгрузки товаров,  предназначен документ Акт о расхождениях после реализации.

На основании зафиксированных расхождений можно оформить и распечатать акты о расхождениях (унифицированные формы ТОРГ-1 и ТОРГ-2).

Возможность использования документа определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Акт о расхождениях после отгрузки.

Акт быть создан следующими способами:

■ клиентом, работающим в режиме самообслуживания;

■ на основании документа Реализация товаров и услуг;

■ из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Расхождения при реализации. Предварительно в документе акта указывается вид операции на закладке Дополнительно.

В документе акта обязательно указывается документ Реализация товаров и услуг, в соответствии с которым оформлялась приемка товаров со стороны клиента. Также в акте указываются фактические данные по приемке товаров и услуг, фиксируются расхождения и указываются варианты отработки расхождений.

Расхождения могут быть заполнены клиентом, работающим в режиме самообслуживания, или менеджером по данным, полученным от клиента.

Поддерживается возможность оформления одного акта приемки по нескольким документам реализации.

В акте о расхождениях предусмотрены статусы:

■ Не согласовано -  устанавливается при создании акта. Регистрируются фактически принятые товары, расхождения согласуются с клиентом.

■ Обеспечивается – устанавливается, если необходимо обеспечить товары, которых нет в наличии для отработки расхождений.

■ Отрабатывается – устанавливается, если акт согласован с клиентом. По акту можно отрабатывать расхождения и необходимые документы. В этом статусе при проведении акта контролируется наличие остатка на складе как обособленного, так и необособленного.

■ Отработано – отработаны расхождения и оформлены все необходимые документы по акту. В этом статусе при проведении акта контролируется наличие остатка на складе как обособленного, так и необособленного.

Регистрация расхождений по результатам отгрузки

Предусмотрен следующий порядок регистрации расхождений:

■ В колонке Количество - Факт - указывается количество фактически принятого товара (или объем оказанных услуг). Информация о фактическом количестве товаров может быть заполнена путем загрузки из внешнего файла (команда Заполнить – Загрузить из внешнего файла). После указания фактического количества будет доступно заполнение колонки Сумма – Факт.

■ В колонке Количество - Расхождения - автоматически заполняется информация об излишках или недостачах принятого товара.

■ В колонке Как отработать расхождение - указывается вариант отработки расхождений (излишков и недостач). Можно выбрать один из вариантов в зависимости от характера расхождений: требуется допоставка товаров или нет, покупается или возвращается перепоставленный товар и др. Заполнение этой информации необязательно и в дальнейшем может быть уточнено менеджером при согласовании акта.

■ В колонке Комментарий (клиента) - можно ввести комментарий со стороны клиента.

Если поставлен товар (излишек), которого нет в табличной части документа основания, то его можно добавить в табличную часть (команды Заполнить - Добавить товары или Заполнить - Подобрать товары). Для таких строк обязательно заполнение фактического количества поступивших товаров.

Используя команду Только расхождения, можно оставить в табличной части документа только те строки, по которым есть расхождения. Используя команду Как отработать расхождения, можно установить вариант отработки расхождений излишков и недостач для выделенных строк документа, в которых есть расхождения.

Возможные варианты регистрации расхождений представлены в таблице 3.3.

Таблица 3.3

Документ Акт о расхождениях после реализации проводится в статусе Не согласован и передается на согласование менеджеру.

Согласование акта со стороны менеджера

Менеджер при согласовании акта приемки выполняет следующие действия:

■ Уточняет вариант отработки расхождений. Если с клиентом не согласован вариант расхождения, то менеджер может установить вариант расхождения Не признавать.

■ Уточняет информацию о добавленной позиции, которая не была зарегистрирована в документе продажи, переданном клиенту. Выбирается соответствующая позиция в списке номенклатуры, уточняются документ реализации, склад и заказ клиента (если реализация была оформлена на основании заказа).

■ Вводит комментарий в поле Комментарии менеджера по расхождениям в строке.

■ Документ проводится в статусе Отрабатывается. Если по результатам отработки расхождений необходимо дополнительно заказывать недостающий товар, то акт проводится в статусе Обеспечивается.

Отработка расхождений

По результатам отработки расхождений может возникнуть необходимость внести изменения в исходный документ отгрузки или оформить новые документы в зависимости от выбранного варианта оформления расхождений:

■ Изменить реализацию. Будут внесены изменения в документ реализации.

■ Оформить корректировку реализации (исправление ошибок). Оформляется документ корректировки реализации с видом корректировки «Исправление ошибок».

■ Оформить корректировку реализации (по согласованию сторон). Оформляется документ корректировки реализации с видом корректировки «Корректировка по согласованию сторон».

В соответствии с вариантом отработки расхождений дополнительно могут быть оформлены документы Заявка на возврат товаров от клиента (или Возврат товаров от клиента, если заявки не используются) – при необходимости оформления возврата товаров – или документ Реализация товаров и услуг – при необходимости допоставки товаров.

Список тех документов, которые необходимо создать в соответствии с выбранным вариантом оформления расхождений, будет показан в отчете Оформляемые документы (команда Оформить документы на закладке Основное).

Используя соответствующие гиперссылки (Оформить, Изменить), можно изменить существующие или оформить новые документы. Если отгрузка товаров осуществлялась в рамках заказа, то будет предложено отменить строки в заказе в случае недопоставки товаров.

После отработки акта (оформления всех необходимых документов) в документе устанавливается статус Отработано.

По фактам расхождений на основании акта может быть зафиксирована претензия клиента.

Для оформления возврата товаров от клиента можно использовать документ Корректировка реализации или Возврат товаров от клиента.

Документ Корректировка реализации предназначен для оформления корректировок при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг. Доступны корректировки как количественных, так и стоимостных параметров (изменены цены отгрузки, установка дополнительных скидок).

Использование  документа Корректировка реализации определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи - Корректировки реализаций.

Документ Корректировка реализации используется для отражения расхождений (излишков, недостач) (без физического товародвижения, непреднамеренное действие, например, недоложили и положили товара больше). Товар не пересекает границу склада и физически не двигается.

Необходимость ввода документа Корректировка реализации может возникнуть по нашей инициативе (нашли ошибку при оформлении документов отгрузки) или по инициативе клиента (при приемке товаров у клиента выявлены недостачи или излишки товаров).

Документ корректировка реализации связан с ордерами на отражение излишков и недостач.  Корректировка не является распоряжением на оформление приходных и расходных ордеров, поскольку в дополнение к корректировке может потребоваться оформление документа списания товара либо оприходования в зависимости от фактического результата (обнаружили товар на складе или нет).

Для каждого из документов Корректировка реализации/Возврат товаров от клиента предусмотрены свои особенности, возможности, и использование документов рекомендуется, как правило, в зависимости от решаемой задачи и требуемого результата. В целом, вместо возврата товаров можно использовать корректировку реализации, даже, если это явный возврат товаров (с физическим товародвижением), что также позволит отразить возврат в соответствии с законодательством. По возврату товаров предусмотрено оформление КСФ, аналогично, как и при корректировке реализации. С этой точки зрения возврат эквивалентен корректировке, что позволяет использовать вместо возврата корректировку и, наоборот.

Корректировка реализации не учитывает документы Возврат товаров от клиента.

При обычной реализации (операции «Реализация) предусмотрены варианты оформления возврата:

■ Оформление возврата двумя документами, при котором изначально оформляется корректировка реализации, а затем ожидается поступление товара от клиента:

○ Корректировка реализации с вариантом отражения «Вернуть в путь» - отражает товар «в пути» от клиента и расхождения «в минус» только по финансовой части. Остатки товаров организаций в фин. учете и остатки товаров в складском учете не изменяет. Этот вариант доступен только при уменьшении количества и установленной опции Отгрузка без перехода права собственности. При этом варианте отражения заполнение склада не является обязательным. Корректировку можно ввести на основании документа Реализация товаров и услуг с операцией Реализация. При выборе такого варианта отражения в корректировке далее ожидается ввод документа Поступление товаров от клиента.

○ Поступление товаров от клиента -  отражает возврат товаров от клиента на склад, изменяя остатки в финансовом учете по товарам организаций, а также изменяя остатки в складском учете по товарам на складах, если на складе при поступлении не используется ордерная схема документооборота. Поступление товаров можно ввести на основании корректировки реализации с вариантом отражения «Вернуть в путь».

○ Приходный ордер на товары – отражает возврат товаров от клиента в складском учете, изменяя остатки в складском учете по товарам на складах. Оформляется, если на складе при поступлении  используется ордерная схема.

■ Оформление возврата одним документом:

○ Корректировка реализации с вариантом отражения Уменьшить реализацию, увеличить складские остатки/Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации/Списать на расходы. В зависимости от выбранного варианта отражения в корректировке дополнительно может потребоваться оформление складского документа. Либо вместо документа Корректировка реализации использовать документ Возврат товаров от клиента + Приходный ордер на товары, если на складе используется ордерная схема при поступлении.

При увеличении количества товара в корректировке доступны варианты отражения:

■ Отражение излишков товаров, корректировка остатков товаров требуется - Увеличить реализацию, учесть при инвентаризации (или Увеличить реализацию, уменьшить складские остатки, если на складе при отражении излишков, недостач, порчи и пересортицы товаров не используется ордерная схема документооборота). Корректировкой реализации:

○ уменьшаются остатки товаров организаций (в финансовом учете);

○ уменьшаются остатки на складе (в складском учете) только при варианте Увеличить реализацию, уменьшить складские остатки. При варианте отражения Увеличить реализацию, учесть при инвентаризации необходимо провести пересчет товаров и дополнительно оформить документ Ордер на отражение недостач товаров (документ уменьшает остатки товаров на складе). При этом, поскольку финансовый результат по отражению недостач товаров уже отражен документом Корректировка реализации, дополнительного оформления складского акта Списание недостач товаров не требуется.

■ Отражение излишков товаров, корректировка остатков товаров не требуется - Отразить на прочих доходах. Такой вариант устанавливается, например, когда на складе не был обнаружен «лишний» товар. «Лишний» товар был принят покупателем от поставщика в «закрытой упаковке» и не был пересчитан при приемке. Покупатель согласен принять «лишний» товар и оплатить его стоимость. При таком варианте в шапке корректировке указывается статья доходов, на которую будет отнесена сумма денежных средств, которую согласен оплатить покупатель. Корректировкой реализации остатки товаров организаций и остатки товаров на складе не изменяются.

При уменьшении количества товара в корректировке доступны варианты отражения:

■ Отражение недостач товаров, корректировка остатков товаров требуется - Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации (или Уменьшить реализацию, увеличить складские остатки, если на складе при отражении излишков, недостач, порчи и пересортицы товаров не используется ордерная схема документооборота). Корректировкой реализации:

○ увеличиваются остатки товаров организаций (в финансовом учете);

○ увеличиваются остатки товаров на складе (в складском учете) только при варианте отражения Уменьшить реализацию, увеличить складские остатки. При варианте отражения Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации факт возврата товаров на склад будет отражен только после проведения в рамках инвентаризации пересчета товаров и оформления документа Ордер на отражение излишков товаров (документ увеличивает остатки товаров на складе). При этом, поскольку финансовый результат по отражению излишков товаров уже отражен документом Корректировка реализации, то дополнительного оформления складского акта Оприходование излишков товаров не требуется. Если после проведения пересчета (в рамках проведенной инвентаризации) оприходованный в результате корректировки реализации товар не обнаружен на складе, то вместо документа Ордер на отражение излишков товаров оформляется складской акт Списание недостач товаров. Товар списывается на расходы с указанием соответствующей статьи расходов.

■ Отражение недостач товаров, корректировка остатков товаров не требуется - Списать на расходы. Такой вариант устанавливается, например, когда товар потерян при транспортировке (украден, разбит и т. д.). При таком варианте в шапке корректировки указывается статья расходов, на которую будут отнесены потери при транспортировке. Корректировкой реализации остатки товаров организаций и остатки товаров на складе не изменяются.

■ Вернуть в путь – отражает товар «в пути» от клиента, этот вариант доступен только при уменьшении количества и установленной опции Отгрузка без перехода права собственности. Корректировка реализации с таким вариантом отражает возврат только по финансовой части, остатки товаров организаций в фин. учете и остатки товаров в складском учете не изменяются. При этом варианте отражения заполнение склада не является обязательным.

Документ Корректировка реализации можно сформировать из рабочего места Продажи – Документы продажи (все) или вводом на основании документов Реализация товаров и услуг, Реализация услуг и прочих активов.

Повторная корректировка реализации вводится на основании того же документа Реализация товаров и услуг (Реализация услуг и прочих активов), что и первичная корректировка реализации. Каждая вновь созданная корректировка реализации будет заполнена с учетом введенной последней корректировки.

Предусмотрены виды корректировок:

■ Исправление ошибок – используется в случаях, если корректировка данных происходит вследствие допущенных ошибок: ошиблись в указании количества и цены в документе Исправление ошибок в первичных документах. Регистрируется исправительный счет-фактура.

■ Корректировка по согласованию сторон – используется, если необходимо изменить количественные или ценовые характеристики в табличной части документа по согласованию с клиентом. Регистрируется корректировочный счет-фактура.

Для документа Корректировка реализации с видом Корректировка по согласованию сторон доступна печать универсального корректировочного документа (УКД). Поле Статус УКД принимает следующие значения:

■ «1» – только при наличии корректировочного счета-фактуры. Номер и дата УКД равны номеру и дате корректировочного счета-фактуры;

■ «2» – корректировочный счет-фактура отсутствует, УКД используется в качестве соглашения (уведомления). Номер и дата УКД равны номеру и дате документа корректировки реализации.

При видах корректировки Исправление ошибок, Корректировка по согласованию сторон в корректировке реализации на закладке Товары (после корректировки) автоматически заполняется список корректируемых товаров, услуг/работ по документу-основанию. Может быть скорректировано количество, цена, сумма, сумма НДС каждого товара, услуги, работы.

Новая номенклатурная позиция, отсутствующая в документе-основании, может быть добавлена в табличную часть. В табличную часть могут быть добавлены, как товары, так и услуги/работы. Если учет товаров ведется в разрезе характеристик и упаковок товара, то дополнительно вводится информация о характеристике номенклатуры и упаковке товара.

На закладке Расхождения автоматически заполняется список расхождений при проведении документа корректировки реализации. При необходимости можно заполнить список расхождений с помощью команды Заполнить расхождения.

Для каждой строки расхождений необходимо указать вариант отражения расхождений в учете.

Корректировочный и исправительный счет-фактура выданный

По данным корректировки реализации с видом Исправление ошибок можно сформировать исправительный счет-фактуру, а с видом Корректировка по согласованию сторон -  корректировочный счет-фактуру.

Регистрация счета-фактуры по данным документа корректировки выполняется по гиперссылке Оформить счет-фактуру. В форме счета-фактуры автоматически устанавливается вариант формирования счета фактуры - исправительный или корректировочный в зависимости от вида корректировки, указанного в документе корректировки реализации.

Корректировочный счет-фактура формируется по данным корректировки реализации с видом корректировки Корректировка по согласованию сторон. Корректировочный счет-фактура оформляется в случаях, когда поставщик изменил цены поставки, предоставил скидки и покупатель согласен с такими изменениями.

В случаях повторного изменения стоимости, количества отгруженных товаров (работ, услуг) продавец выставляет новый корректировочный счет-фактуру, в который переносятся данные из предыдущего корректировочного счета-фактуры.

Если по реализации оформлено несколько корректировочных счетов-фактур, первая корректировка на уменьшение или увеличение данных только по первой позиции, вторая корректировка на уменьшение или увеличение данных также по первой позицию, корректировочная счет-фактура (КСФ2) по второй корректировке формируется к счете-фактуре (КСФ1) предыдущей (первой) корректировки.

Если по реализации оформлено несколько корректировочных счетов-фактур, первая корректировка на уменьшение или увеличение данных только по первой позиции, вторая корректировка на уменьшение или увеличение данных по первой и второй позиции, то счет-фактура (КСФ2) по второй корректировке становится сводной и отражается в книге покупок, продаж по правилам сводного СФ с кодом операции 18.

Корректировочная счет-фактура (КСФ2) по второй корректировке формируется к счете-фактуре (СФ) реализации и счете-фактуре (КСФ1) предыдущей (первой) корректировки. Сводный счет-фактура составляется к нескольким первичным счетам-фактурам.

В печатной форме корректировочной счете-фактуре (КСФ2) в строке 1б заполняется два корректируемых счета-фактуры, счет-фактура (СФ) по реализации и корректировочный счет-фактура (КСФ1) по первой корректировке.

В корректировочном счете-фактуре заполняются только те товары, по которым изменилась цена или количество. В соответствии с абзацем 3 п. 3 ст. 168 НК РФ корректировочный счет-фактура выставляется продавцом при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав не позднее пяти календарных дней, считая со дня составления документов, указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ.

Обязательным является отражение в корректировочном счете-фактуре тех показателей первоначального счета-фактуры, в отношении которых происходит изменение стоимости, количества. Форма корректировочного счета-фактуры и правила его заполнения утверждены в Приложении N 2 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Исправительный счет-фактура формируется по данным корректировки реализации с видом корректировки Исправление ошибок. Исправительный счет-фактура используется в случае, если корректировка данных происходит вследствие допущенных ошибок: ошиблись в указании количества и цены в документе.

Для оформления возврата товаров от клиента предназначен документ Возврат товаров от клиента с типом операции  Возврат товаров от клиента.

Документ Возврат товаров от клиента используется, когда товар явно возвращается на склад (физическое товародвижение), для отражения операции отказа от исполнения договора вследствие поставки товара ненадлежащего качества. Товар сдается на склад, физически двигается, заносится в ворота склада и размещается на полку. Возврат является распоряжением (основанием) для приходного ордера на товары.

Если покупатель возвращает товар, проданный в розницу, после закрытия кассовой смены, используется документ Возврат товаров от клиента с типом операции Возврат от розничного покупателя. В документе указывается информация о том чеке ККМ, по которому была оформлена продажа товара в розницу.

Документ можно сформировать:

■ вводом на основании документа Реализация товаров и услуг;

■ из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Возвраты товаров от клиентов;

■ из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Документы продажи (все).

Возврат товаров от клиента может быть оформлен как на основании одного или нескольких документов реализации, так и без указания документа основания (реализации).

При оформлении возврата можно зачесть сумму, которую возвращает клиент, в качестве оплаты других продаж клиенту (по заказу клиента или документу реализации) с использованием помощника зачета оплаты, доступного из форм заказов, накладных.

Оплата возвращенных клиентом товаров может быть оформлена путем выдачи ему денежных средств или перечислением денежных средств на его расчетный счет. Платежные документы могут быть введены на основании документа Возврат товаров от клиента.

Оформление фактической приемки возвращаемых товаров на склад зависит от того, на какой склад оформляется возврат товаров:

■ Если документ оформляется на склад, на котором предусмотрена ордерная схема при поступлении, то фиксируется только оформление финансового документа, фактическая отгрузка товаров со склада оформляется документом Приходный ордер на товары. Документ Возврат товаров от клиента будет являться распоряжением для фактической приемки товаров со склада.

■ Если в документе указан склад, на котором не предусмотрена ордерная схема при поступлении, то фактическое оприходование товара на склад происходит при проведении документа Возврат товаров от клиента.

Способы компенсации

В возврате товаров с типом операции Возврат товаров от клиента на выбор доступны способы компенсации, которыми при ведении расчетов «По договорам» определяется, по какому объекту расчетов будет отражен возврат оплаты от клиента:

■ Вернуть денежные средства. Изменяются взаиморасчеты по договору. Денежные средства клиенту возвращаются по объекту расчетов - договору, по которому ранее поступила оплата от клиента (возникает задолженность организации перед клиентом), либо уменьшается задолженность клиента перед организацией по объекту расчетов – договору (в случае отсутствия оплаты). Для отражения возврата денежных средств оформляются платежные документы.

■ Оставить в качестве аванса. Изменяются взаиморасчеты по договору (если в расшифровке возврата (гиперссылка «Уменьшен долг клиента») указан объект расчетов – договор) или по возврату товаров от клиента. После оформления возврата товаров денежные средства могут быть зачтены в качестве аванса по другой операции. Например, в качестве аванса по заказу клиента или в качестве оплаты накладной на отгрузку. При необходимости денежные средства могут быть возвращены клиенту, возврат оплаты отражается по объекту расчетов – документу «Возврат товаров от клиента» или договору с клиентом. Для отражения возврата денежных средств оформляются платежные документы.

При других порядках расчетов возврат оплаты отражается по объекту расчетов – документу «Возврат оплаты от клиента» вне зависимости от способа компенсации.

«Вернуть денежные средства»

Если ранее по объекту расчетов – договору с клиентом поступила оплата, то при оформлении документа возврата со способом компенсации «Вернуть денежные средства» возврат оплаты отражается по объекту расчетов – договору с клиентом.

По результату оформления возврата образуется задолженность организации перед клиентом по объекту расчетов – договору с клиентом.

Остаток расчетов числится на объекте расчетов – договоре с клиентом. В списании безналичных ДС в качестве объекта расчетов указывается договор.

При оформлении списания безналичных ДС изначально возврат оплаты от клиента отражается по объекту расчетов - платежному документу (списанию безналичных ДС), а затем выполняется перенос аванса (оплаты) с объекта расчетов (платежки) на объект расчетов (договор с клиентом), указанный в расшифровке платежа.

Взаиморасчеты закрываются в ноль.

Если в расшифровке платежа (гиперссылка Уменьшение долга клиента) сумма совпадает с суммой возврата, то поле Компенсация блокируется. В расшифровке платежа по умолчанию заполняется объект расчетов, по которому будет уменьшена задолженность на сумму возврата.

«Оставить в качестве аванса»

Если ранее по объекту расчетов – договору с клиентом поступила оплата, то при оформлении документа возврата со способом компенсации «Оставить в качестве аванса» возврат оплаты отражается по объекту расчетов – документу «Возврат товаров от клиента».

По результату оформления возврата образуется задолженность организации перед клиентом по объекту расчетов – документу «Возврат оплаты от клиента».

После оформления возврата товаров денежные средства могут быть зачтены в качестве аванса по другой операции. Например, в качестве аванса по заказу клиента или в качестве оплаты накладной на отгрузку (возврат товаров от клиента отображается в списке нераспределенных платежей).

Остаток расчетов числится на объекте расчетов – возврате товаров от клиента. В списании безналичных ДС в качестве объекта расчетов указывается возврат товаров от клиента.

При оформлении списания безналичных ДС изначально возврат оплаты от клиента отражается по объекту расчетов - платежному документу (списанию безналичных ДС), а затем выполняется перенос аванса (оплаты) с объекта расчетов (платежки) на объект расчетов (возврат товаров от клиента), указанного в расшифровке платежа.

Взаиморасчеты закрываются в ноль.

Способ определения себестоимости

В документе Возврат товаров от клиента с типом операции Возврат товаров от клиента предусмотрена возможность указания способа определения себестоимости.

При активизации колонки Себестоимость открывается форма Способ определения себестоимости, в которой можно выбрать один из способов задания себестоимости:

■ Равна сумме в данной строке. Себестоимость будут равна стоимости, указанной в строке документа возврата.

■ Определяется из документа продажи. Будет доступно поле для выбора документа реализации товаров и услуг, которым отражена продажа возвращаемого товара. Значение себестоимости будет равно тому значению, которое зафиксировано указанным документом продажи.

■ Указывается вручную. Можно ввести произвольное значение или заполнить значение себестоимости в соответствии с указанным видом цен.

Себестоимость вводится в валюте управленческого учета, пересчет в валюту регламентированного учета производится автоматически. Все значения себестоимости (Упр. учет с НДС, Упр. учет без НДС, Регл. учет без НДС) могут быть изменены вручную.

Для группового указания способа определения себестоимости для нескольких выделенных строк табличной части документа используется команда Заполнить – Заполнить себестоимость.

При возврате товаров от комиссионера себестоимость возврата от комиссионера всегда рассчитывается по остаткам у комиссионера.

Корректировочный счет-фактура выданный

По данным документа Возврат товаров от клиента можно оформить корректировочный счет-фактуру (команда Оформить счет-фактуру). При возврате продавцом (поставщиком) всегда выставляется не обычный, а корректировочный счет-фактура.

Порядок действий покупателя и продавца при возврате товаров разъясняется в письмах Минфина от 02.08.2019 № 03-07-09/58362, от 08.07.2019 № 03-07-11/50174, от 10.04.2019 № 03-07-09/25208 и ФНС от 29.05.2019 № СД-4-3/10321@.

Корректировочный счет-фактура при возврате товара является документом-основанием для получения вычета продавцом.

Предусмотрено формирование универсального передаточного документа в статусе 1.

Если продавец и покупатель оформляют договор обратной купли-продажи по возвращаемым товарам или в исходном договоре есть условие об обратном выкупе, покупатель приобретает по новому договору статус продавца и выставляет обычный счет-фактуру.

Обратный выкуп возможен не только в отношении нераспроданных качественных товаров (когда покупатель не смог реализовать товар к определенному сроку и возвращает их по условиям договора), но и бракованных (письма Минфина от 15.05.2019 № 03-07-09/34582, № 03-07-09/34591).

Для оформления возврата в виде обратной продажи необходимо применять документ Приобретение товаров и услуг.

Возврат товара от клиента может быть оформлен по предварительно согласованной заявке на возврат товаров от клиента. Использование документа Заявка на возврат товаров от клиента позволяет планировать поступление возвращаемых клиентом товаров и обеспечение возможности отгрузки тех товаров, которые предлагаются клиенту в качестве заменяемых.

Использование заявки на возврат определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Заявки на возврат.

Для заявки на возврат предусмотрены типы операций:

■ Возврат товаров от клиента.

■ Возврат от розничного покупателя.

■ Возврат от комиссионера.

■ Возврат от хранителя.

Оформленные заявки на возврат товаров отображаются в списке документов Продажи – Оптовые продажи - Заявки на возврат товаров от клиента.

Для детального контроля процесса обработки заявок на возврат товаров предназначено использование статусов (На согласовании, К возврату, К выполнению, Выполнена, Отклонена). Перечень используемых статусов заявок на возврат зависит от установленного варианта использования заказов НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Использование заказов:

■ Заказ со склада и под заказ - предусмотрен полный перечень статусов, возможно резервирование товаров, а также заказ недостающего товара на замену.

■ Заказ только со склада - возможно только резервирование товаров на замену со склада, недостающие товары не заказываются.

■ Заказ как счет -  статусы в заявках на возврат не используются, товары на замену не резервируются и не заказываются у поставщика.

В заявке с типом операции Возврат товаров от клиента, Возврат от розничного покупателя на выбор доступны способы компенсации, определяющие замену товаров или возврат денежных средства (аналогично документу возврата товаров).

Если необходимо оформить замену товаров, то в заявке устанавливается способ компенсации Заменить товары и дополнительно заполняется информация о товарах, которые будут отгружены покупателю в качестве замены возвращаемых товаров. Эта информация заполняется на закладке Заменяющие товары. Если в качестве замены должен быть отгружен точно такой же товар, то для заполнения списка товаров можно использовать команду Заполнить - Заполнить возвращаемыми товарами.

Цена для возвращаемых и заменяемых товаров заполняется в соответствии с видами цен, определенными в соглашении, по которому оформляется заявка на возврат товаров. Если цены в соглашении не определены, то они могут быть заполнены по видам цен, определенным для продажи товаров.

Если клиенту взамен возвращаемого товара отгружается другой товар, то необходимо зафиксировать информацию о том, как клиент будет производить оплату при замене товара. Эта информация фиксируется в форме правил оплаты, доступной по гиперссылке К оплате. Информация об этапах оплаты заполняется автоматически в соответствии с условиями продаж (соглашением с клиентом) аналогично тому, как это реализовано в заказах клиентов.

Если сумма, которую клиент должен оплатить за товар, предложенный в качестве замены, превышает стоимость возвращаемого им товара, клиент должен обязательно оплатить разницу в стоимости в соответствии с указанными вариантами оплаты.

Например, в качестве замены клиенту был предложен товар на 100 рублей дороже того, который он возвращает. Замена будет произведена только в том случае, если клиент вернет товар и произведет дополнительную оплату. В этом случае в качестве этапа можно установить вариант отсчета «От даты заказа» и контроль  «Оплата до обеспечения» со 100 % оплатой.

Согласование заявки на возврат

Заявка на возврат считается согласованной, если в ней установлен статус К возврату. Статус К возврату устанавливается в документе автоматически в момент его создания, вне зависимости от функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Согласование заявок на возврат.

Если требуется согласование заявки ответственными лицами, то в документе заявки на возврат необходимо установить статус На согласовании и запустить бизнес-процесс согласования. Возможность использования бизнес-процесса заявки на возврат определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Согласование заявок на возврат.

Бизнес-процесс согласования заявки запускается путем ввода на основании заявки (Создать на основании – Согласование заявки на возврат товаров от клиента). Перед запуском бизнес-процесса согласования заявки на возврат должны быть определены его участники.

Если в заявке на возврат предусмотрена замена товаров и условия по заменяемым товарам отличаются от тех, которые определены в соглашении, то при запуске бизнес-процесса согласования «Заявки на возврат» задачи будут переданы на согласование исполнителям, ответственным за согласование ценовых, финансовых и логистических условий.

Для анализа отклонений условий, указанных в заявке, от условий, указанных в соглашении, предназначен отчет Отклонения от условий продаж.

После получения положительного решения о согласовании от всех исполнителей в заявке на возврат будет автоматически установлен статус К возврату.

Если заявка не согласована, то необходимо установить в документе статус Отклонена.

Оформление возврата товаров по заявке

Возврат товаров можно оформлять после согласования заявки на возврат. Для оформления возврата товаров по согласованной заявке необходимо в заявке указать предполагаемые даты поступления возвращенных товаров на склад и установить статус К возврату.

После проведения заявки на возврат со статусом К возврату информация о возвращаемых товарах будет учтена при планировании запасов. Информация о возвращаемых товарах будет учтена в графике движения товаров как планируемое поступление товаров от клиента в соответствии с указанными датами поступления.

Информация о такой заявке появится в рабочем месте  Продажи – Оптовые продажи – Возвраты к оформлению - Документы возвратов (к оформлению).

Сумма возврата уменьшает текущую задолженность клиента. Если заявкой на возврат предполагается замена товара, то в сумму задолженности включается стоимость заменяющих товаров.

Оформление замены товаров по заявке

Замену товаров можно оформлять после согласования заявки на возврат. Для оформления замены товаров необходимо в заявке на возврат указать предполагаемые даты отгрузки заменяемых товаров со склада и установить статус К выполнению. Если используется вариант работы с заказами Заказ со склада, то необходимо в заявке установить статус К отгрузке.

Для товаров, которые нужно отгрузить в качестве замены товаров по заявке, должно быть установлено действие Отгрузить.

По заявке на возврат можно не оформлять отгрузку товаров сразу, а сначала выдать распоряжение службе логистики на обеспечение наличия заменяемых товаров на складе (действие К обеспечению). В заявке на возврат можно проконтролировать состояние обеспечения заменяемых товаров.

При проведении заявки на возврат товаров контролируется выполнение этапов оплаты, указанных в правилах оплаты заявки. Например, если установлен вариант отсчета «От даты заказа» и контроль «Оплата до отгрузки», то для товаров будет запрещена установка действия Отгрузить до того момента, пока от клиента не поступит сумма предоплаты.

Заявки на возврат товаров, в которых для строк установлено действие Отгрузить, отображаются в рабочем месте Документы продажи (к оформлению) (Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению) в качестве распоряжений на оформление замены товаров документом Реализация товаров и услуг.

Отражение ненадлежащего качества товара при возврате товаров от клиента

Для оформления возврата бракованных товаров предусмотрен документ Заявка на возврат товаров от клиента. При работе с заявкой можно указать информацию о ранее отгруженном товаре и возвращаемом товаре другого качества (команда Возврат товара другого качества).

У строк с бракованным товаром необходимо в поле Номенклатура (в группе Возвращается товар другого качества) установить флаг и выбрать номенклатуру другого качества.

Оформление возврата бракованного товара в документе Возврат товаров от клиента происходит таким же образом, как и в документе Заявка на возврат товаров от клиента.

Анализ состояния заявки на возврат

Для анализа состояния выполнения заявки на возврат в части возвращенных товаров предназначен отчет Состояние выполнения.

Для тех товаров, которые не удалось отгрузить клиенту в качестве замены, в документе Заявка на возврат товаров следует установить флаг Отменено и выбрать из списка причину, по которой не удалось отгрузить клиенту товар.

После того как работы по заявке завершены, в ней устанавливается статус Выполнена.

Заполнение нескольких складов в реализации и заявке на возврат/возврате товаров

Предусмотрена возможность выбирать группу складов в документах:

■ Возврат товаров от клиента.

■ Заявка на возврат товаров от клиента.

Сценарий 1:

■ Создается документ Реализация товаров и услуг, в шапке документа выбирается группа складов «Центр» и в табличную часть добавляются товары.

■ Выделяются строки и применяется команда Заполнить - Заполнить склад, выбирается склад, выбранный склад заполняется по выделенным строкам.

Сценарий 2:

■ Создается документ Реализация товаров и услуг, в котором выбирается группа складов «Центр».

■ Подбираются товары со склада 1 и склада 2.

■ Клиент возвращает товар. На основании документа Реализация товаров и услуг вводится документ Заявка на возврат от клиента. В шапке заявки на возврат заполняется группа складов «Центр».

В документе Заявка на возврат товаров от клиента на закладке «Возвращаемые товары» добавляется колонка Получатель, в которой заполняется склад возврата, на закладке «Заменяющие товары» - колонка Отправитель, где заполняется склад реализации товара.

В документе Возврат товаров от клиента, введенном на основании документа Заявка на возврат товаров от клиента, табличная часть заполняется товарами возврата, склад в шапке и склады в табличной части заполняются из заявки на возврат.

При вводе документа Реализация товаров и услуг на основании документа Возврат товаров от клиента, табличная часть реализации заполняется товаром замены, также заполняется группа складов в шапке и склад в табличной части документа реализации.

Сценарий 3:

■ Создается документ Реализация товаров и услуг, в котором выбирается группа складов «Центр». Подбирается товар со склада 1 и склада 2.

■ Клиент возвращает товар - на основании документа Реализация товаров и услуг создается документ Возврат товаров от клиента. Автоматически заполняются группа складов в шапке и склады в табличной части возврата (в колонке Получатель заполняются склады возврата товаров).

Возможность регистрации расхождений при возврате товаров от клиента определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Акты о расхождениях после отгрузки.

Документ Акт о расхождениях после возврата товаров от клиентов может быть оформлен на основании документа Возврат товаров от клиента или из списка документов Акты о расхождениях после возвратов от клиентов (Продажи – Оптовые продажи – Расхождения при возврате от клиентов).

Предусмотрена возможность оформления одного акта по нескольким документам Возврат товаров от клиента.

В отличие от документа поставки для документа возврата товаров от клиента не предусмотрена возможность оформления документа корректировки. Поэтому все необходимые изменения регистрируются в самом документе Возврат товаров от клиента.

Отчет Валовая прибыль предприятия позволяет оценить прибыльность продаж конкретным клиентам по каждой номенклатурной позиции, а также проверить факты продаж товаров ниже их себестоимости.

Отчет Валовая прибыль по полностью оплаченным отгрузкам позволяет определить, какую прибыль с точки зрения оплат принесли менеджеры или подразделения предприятия.

Отчет Валовая прибыль по поставщикам позволяет оценить, продажи товаров какого поставщика приносят большую прибыль.

Отчет Сравнительный анализ показателей работы менеджеров используется для оценки работы сотрудников отдела продаж по различным показателям. Полученная информация может быть полезна для повышения мотивации персонала, поиска иных путей повышения его эффективности.

Отчет Динамика продаж направлен на осуществление укрупненного контроля продаж в рамках выбранной периодичности, что помогает принимать решения по интенсификации или прекращению продаж по отдельным направлениям.

Отчеты Динамика просроченной задолженности клиентов и Платежная дисциплина клиентов позволяют оценить состояние и динамику исполнения клиентами своих финансовых обязательств. Это дает возможность выявить наименее надежных клиентов и предотвратить возможное увеличение просроченной дебиторской задолженности.

Отчеты Рейтинг продаж двух периодов, Сравнение выручки двух периодов и Сравнение продаж аналогичных периодов отражают изменение различных показателей эффективности в сравнении с прошлыми периодами. Это позволяет определить наиболее перспективные или депрессивные направления деятельности и принять соответствующие решения.

Поддерживается возможность предоставления постоянным клиентам ограниченного доступа к базе данных компании по выданным логину и паролю. Это позволяет клиенту самостоятельно решать следующие задачи:

■ редактирование собственной контактной информации, контактных лиц, контрагентов и банковских счетов;

■ оформление документов Заказ клиента и контроль состояния выполнения заказов;

■ просмотр печатных форм первичных документов, сформированных по заказам (счета на оплату, документы продажи, счета-фактуры и т. д.);

■ оформление расхождений с использованием документа Акт о расхождениях после реализации;

■ оформление документов Заявка на возврат товаров от клиента или Возврат товаров от клиента;

■ отражение данных о продаже полученных на комиссию товаров с использованием документа Отчет комиссионера о продажах;

■ регистрация претензий и контроль их состояния;

■ формирование планов закупок;

■ просмотр задолженности по оплатам, оформленных заказов и отгруженных товаров.

Настройка доступа

Возможность использования самообслуживания клиентов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Внешние пользователи – Разрешить доступ внешним пользователям.

Доступ к подсистеме Самообслуживание клиентов можно назначить не только обезличенному представителю партнера, но и конкретным контактным лицам партнера.

В списке Группы доступа необходимо создать новый элемент с типом участников «Внешние пользователи» или «Внешние пользователи (контактные лица») и назначить ему профиль Клиент, имеющий доступ к подсистеме самообслуживания.

В список участников можно подобрать тех клиентов (или контактных лиц), для которых определен внешний доступ к информационной базе.

Управление доступом клиентов к информационной базе выполняется в списке Внешние пользователи, в котором хранятся параметры подключения внешних пользователей (логин, пароль и т. д.) и признаки актуальности их учетных записей. Редактировать эти данные можно из списка Клиенты по команде Внешний доступ либо из формы списка НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Внешние пользователи.

Для доступа к подсистеме самообслуживания необходимо включить внешнего пользователя в группу доступа с профилем Клиент, имеющий доступ к подсистеме самообслуживания.

Правила продаж

Возможность использования соглашения с установленными правилами продаж внешними пользователями определяется опцией Доступно внешним пользователям в форме соглашения об условиях продаж на закладке Прочие условия. Это могут быть как типовые соглашения, так и индивидуальные для каждого партнера.

В соглашениях для самообслуживания указываются все реквизиты, которые необходимы для быстрого оформления заказа. При самостоятельном оформлении заказа внешние пользователи не указывают организацию, цену или график оплаты, поскольку эти данные переносятся в заказ из соглашения.

В соглашении можно указать сценарий планирования и вид плана, используемые при составлении планов закупок партнером (внешним пользователем) при самообслуживании. Партнер самостоятельно может сформировать план закупок, в созданном плане потребуется указать соглашение. По сценарию планирования выбранного соглашения определяется период, на который формируется план. На выбор партнеру в плане будет доступно соглашение, в котором установлен флаг Доступно внешним пользователям.

Для пользователей программы, участников планирования, сформированные планы закупок внешними пользователями, отображаются как планы продаж в списке документов Планы продаж по номенклатуре.

Обновление данных о текущих остатках товаров на складах

При работе с системой самообслуживания внешнему пользователю доступна информация о текущих остатках товаров на складах.

Для того чтобы внешние пользователи получали актуальную информацию о текущих остатках на складах, необходимо, чтобы регулярно выполнялось регламентное задание Обновление данных о доступности товаров для внешних пользователей.

Заказ клиента

Для самостоятельного оформления документа Заказ клиента необходимо подключиться к информационной базе, указать зарегистрированное для внешнего доступа имя и войти в систему самообслуживания.

Для оформления заказа необходимо выбрать гиперссылку Товаров подобрано в корзинe.

В открывшемся окне Корзина покупателя указываются соглашение, склад и выполняется подбор товаров (Заполнить – Подобрать товары).

При подборе показываются остатки товаров на указанном складе. Используя команду Отчеты, клиент может проанализировать остатки на других доступных ему складах (отчет Доступность подобранных товаров по складам) или получить полную информацию не только о доступных остатках, но и о количестве зарезервированных и планируемых к поставке товаров (отчет Остатки и доступность товаров).

Использование возможностей контроля остатков ограничивается установленными ролями для клиента самообслуживания. Для просмотра текущих остатков должна быть установлена роль Чтение остатков доступных товаров. Наличие этой роли необходимо в том случае, если клиент использует отчеты или обработки, в которых показываются остатки товаров.

С помощью отчета Доступность подобранных товаров по складам клиент может получить информацию о доступности товаров на складах. В отчет выводится информация о наличии отобранных в корзину товаров на доступных складах (определенных в группе доступа для данного клиента).

Информация о доступности товара на складах, которая отображается в отчете, формируется на основании данных о применяемом для товара методе обеспечения.

Возможны следующие варианты:

■ Доступно под заказ – указывается для тех товаров, у которых установлен метод обеспечения Заказ под заказ;

■ В наличии – указывается для тех товаров, у которых установлен метод обеспечения Поддержание запаса. Запрашиваемое покупателем количество должно быть меньше половины свободного остатка на складе;

■ Ожидается (на дату ближайшего ожидаемого поступления) – указывается для тех товаров, у которых установлен метод обеспечения Поддержание запаса, если свободного остатка нет, но ожидается поступление и запрашиваемое покупателем количество меньше половины ожидаемого остатка;

■ Требует уточнения – указывается в обоих предыдущих случаях, если запрашивается больше половины остатка, а также, если контроль обеспечения (остатков) на складе отключен;

■ Ожидается (на дату ближайшей поставки по способу обеспечения) – указывается для тех товаров, у которых установлен метод обеспечения Поддержание запаса, если нет ожидаемых поступлений и дата поставки не просрочена;

■ Нет на складе – указывается в случае, аналогичном предыдущему, но когда дата поставки не определена или просрочена.

Если для внешнего клиента зарегистрировано несколько соглашений, по которым он может оформлять продажи, то можно воспользоваться отчетом Сравнение условий по доступным соглашениям.

В корзине покупателя предусмотрена возможность загрузки данных из внешнего файла (команда Заполнить – Загрузить из внешнего файла).

В оформленном заказе клиент может контролировать состояние обеспечения заказа (команда Состояние обеспечения).

После подбора товаров в корзину по команде Оформить заказ открывается пошаговый помощник.

Клиент может оформлять заказ поэтапно. Предусмотрена возможность сохранить созданный документ Заказ клиента как черновик, чтобы в дальнейшем иметь возможность продолжить его редактирование. Сохраненный документ Заказ клиента как черновик в дальнейшем можно отредактировать, установить в нем статус Не согласован и отправить на согласование менеджеру. При создании заказа клиент может установить приоритет заказа.

Текущее состояние заказов доступно в отдельном списке Заказы.

Если включена возможность версионирования заказов, то в режиме самообслуживания клиент может ознакомиться с историей работы с заказом с помощью команды История изменений. Команда размещена на командной панели формы документа.

Клиенты могут редактировать свои заказы до момента их согласования. Подробно о состоянии заказа можно узнать в отчете Состояние выполнения.

Приемка и возврат товаров

В случае выявленных расхождений при приемке поступивших товаров клиент может оформить документ Акт о расхождениях после реализации.

Если клиент намерен вернуть товар, то формируется документ Заявка на возврат товаров от клиента.

Оба документа формируются как на основании реализации, так и из собственной формы списка. Документы доступны для редактирования внешним пользователям только в статусе Не согласован. После согласования можно сформировать печатную форму и просмотреть связанные документы.

Отчет комиссионера

Клиент может самостоятельно оформить непроведенный документ Отчет комиссионера о продажах. Документ отражается в информационной базе и после проверки проводится менеджером. После проведения документ становится недоступен для редактирования внешним пользователям.

В соглашении о передаче товаров на комиссию должен быть установлен признак Доступно для внешних пользователей. Состав реализованной номенклатуры подбирается по остаткам переданных на комиссию товаров. После формирования комитентом выставленных счетов-фактур клиент может вывести их на печать.

Оформление претензий

Внешний пользователь может зарегистрировать претензию на основании документов Заказ клиента и Акт о расхождениях после реализации либо из отдельной формы списка. Редактирование претензии доступно до тех пор, пока менеджер не переведет ее в статус Обрабатывается. После смены статуса клиент может проверить текущий статус претензии и ознакомиться с результатом ее рассмотрения.

Аналитическая отчетность

На панели действий внешнему пользователю доступен отчет Состояние взаиморасчетов, который предназначен для анализа как текущего, так и будущего состояния задолженности с учетом планируемых отгрузок и платежей.

Поддерживается возможность организовать работу с торговыми представителями, сотрудниками предприятия, которые выезжают к клиенту для оформления заказов.

При работе с торговыми представителями можно использовать две схемы работы:

■ Торговые представители работают по предварительным заданиям, которые выдает им супервайзер. Супервайзер формирует задания в соответствии с условиями, которые заданы для обслуживания клиентов торговыми представителями. Супервайзер может выдавать как суммовые задания (необходимо оформить заказы клиенту на определенную сумму), так и детальные (необходимо уговорить клиента купить конкретные товары), в зависимости от используемой политики, которая задается при настройке параметров системы. Торговые представители отрабатывают задания: оформляют новые заказы клиентам, уточняют контактную информацию, фиксируют свои расходы и т. д. Супервайзер контролирует работу торговых представителей по выполнению заданий.

■ Торговые представители самостоятельно расставляют приоритеты: оформляют новые заказы, уточняют контактную информацию, планируют объемы продаж и т. д. В этом случае из информационной базы в мобильное устройство торгового представителя выгружается нормативно-справочная информация: список клиентов, товаров, цены, условия оплаты и т. д. Торговый представитель осуществляет прием заказов и ввод принятых заказов на КПК.

Возможность работы с торговыми представителями определяется функциональной опцией в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители – Ведется работа через торговых представителей. Необходимо выбрать одну из предлагаемых схем работы с торговыми представителями.

Для торгового представителя, работающего «в полях», не слишком удобно работать с «настольной» версией 1С:ERP. Инструментом автоматизации работы торговых представителей является мобильное приложение «1С:Заказы». Это приложение доступно на платформах iOS и Android. С помощью него торговый представитель может видеть своих клиентов, свои задания, вводить новые заказы, отправлять их на дальнейшую обработку в программу 1С. В мобильном приложении доступны отчеты по продажам и статус принятых заказов (отгружен заказ или нет).

Ввод информации о торговых представителях

Информация о торговых представителях и супервайзере вводится в список Пользователи.

Для торговых представителей определяются соответствующие права доступа. Подробная информация о торговом представителе (паспортные данные, дата рождения, контактная информация и т. д.) вводится в список Физические лица.

Работа с торговыми представителями, использующими мобильные устройства

При использовании в работе торговых представителей мобильных устройств программа позволяет выполнять обмен информацией между мобильным устройством и информационной системой. При этом торговый представитель получает на КПК данные, необходимые ему для работы, а данные, введенные торговым представителем на КПК (информация о принятых заказах, изменения в контактной информации клиентов и т. д.), загружаются в программу.

В качестве мобильного устройства торгового представителя могут выступать КПК, ноутбук и другие устройства, удовлетворяющие требованиям, предъявляемым системой «1С:Предприятие 8. Расширение для карманных компьютеров».

Настройки использования для «Расширения КПК» выполняются по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители.

Процесс настройки обмена между мобильным устройством и информационной базой состоит из следующих этапов:

■ определение списка версий мобильных приложений, используемых при работе мобильных устройств;

■ определение списка мобильных устройств, которые могут быть использованы торговыми представителями;

■ настройка правил обмена для каждого торгового представителя, работающего с конкретным мобильным устройством.

Просмотр списка приложений для работы через КПК доступен по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители - Мобильные приложения.

Для каждого мобильного приложения показываются все его версии, которые были загружены (элементы группы). Загрузить версию мобильного приложения можно либо через макет, либо через файл.

Макет для мобильного приложения есть в составе поставляемой конфигурации. Для его загрузки нужно открыть список предопределенных макетов через меню Выгрузка загрузка приложений – Загрузить приложение из макета и выбрать один из макетов, например «Торговый представитель, версия 1.11.1.7». Для переноса версии мобильного приложения из одной информационной базы в другую нужно использовать выгрузку/загрузку приложения через файл.

Мобильные компьютеры, которые используют торговые представители, хранятся в списке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители Список зарегистрированных мобильных компьютеров.

В карточку мобильного компьютера вводится информация о серийном номере мобильного компьютера, выданного торговому представителю, а также его краткое описание.

Для работы с приложением на мобильных устройствах необходимо использовать продукт «1С:Предприятие 8. Расширение для карманных компьютеров».

Добавление и изменение настроек обмена данными для торговых представителей – пользователей мобильных приложений на базе расширения для КПК выполняется по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители - Настройки обмена данными для торговых представителей.

При обмене данными идентификация настроек производится по имени пользователя (торгового представителя) и серийному номеру мобильного компьютера. При использовании в качестве мобильного устройства персонального компьютера для идентификации используется сетевое имя компьютера. Часто торговые представители работают не со всей клиентской базой, имеющейся у предприятия, а лишь с отдельными «закрепленными» за ними клиентами или занимаются продажей определенного набора товаров.

В таких ситуациях для ограничения доступа к данным можно установить отборы на передаваемую при обмене информацию. Отборы можно установить на организации (от лица которых оформляются продажи), партнеров, номенклатуру, виды цен, склады, причины отмены заказов.

Дополнительно можно разрешить/запретить обмен контактной информацией. Если обмен разрешен, то можно дать возможность торговым представителям редактировать и вводить контактную информацию. Это касается контактной информации для списков Партнеры и Контактные лица партнеров.

Если в момент выгрузки контактной информации торговому представителю были зарегистрированы изменения в центральной базе, то изменения, введенные торговым представителем, будут игнорироваться при загрузке данных с мобильного приложения.

Работа торговых представителей без регистрации заданий

Работа торговых представителей может осуществляться самостоятельно, без предварительного планирования и составления заданий супервайзером.

Для обеспечения работы торговых представителей по такой схеме в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители необходимо установить значение параметра Задания торговым представителям - Не используются.

В этом случае на мобильное устройство торгового представителя выгружается только нормативно-справочная информация. Далее торговый представитель самостоятельно на КПК создает заказы клиентов, вводит результаты по этим заказам. Эти заказы при обмене передаются в центральную базу. По умолчанию такие заказы имеют статус Не согласован. Ответственный за согласование открывает каждый заказ, анализирует полноту введенных данных, дополняет необходимую информацию, определяет итоговый статус заказа, проводит заказ.

При необходимости торговый представитель может создавать задания и использовать их для планирования визитов к клиентам (по аналогии с составлением графика посещений). Эта возможность доступна, если установлено значение параметра Задания торговым представителям - Используются торговыми представителями для планирования.

В этом случае на мобильном устройстве доступна возможность создавать задания, формировать на их основании заказы клиентов. При этом в центральной базе работа с заданиями будет недоступна. Задания будут доступны торговым представителем только для планирования собственной деятельности.

Формирование заданий с указанием планов продаж определяется настройкой НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители - Детализировать задания торговым представителям по номенклатуре. Если детализация по номенклатуре включена, то торговый представитель может «поручить» управляющей системе формировать задания на основе данных информационной базы.

Для этого в настройках обмена на КПК он может указать:

■ период, за который нужно выполнить анализ истории продаж для заполнения заданий;

■ признак заполнения заданий с детализацией по характеристикам;

■ необходимость получать информацию о расчетах с клиентами.

Более подробная информация о работе торгового представителя с мобильным устройством содержится в файле «Руководство пользователя мобильного приложения. Торговый представитель.htm», который входит в поставку конфигурации.

Работа торговых представителей с регистрацией заданий

Для планирования работ торговых представителей супервайзер составляет задания и раздает их на выполнение торговым представителям. Для обеспечения работы торговых представителей по такой схеме в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители необходимо установить значение параметра Задания торговым представителям - Используются для управления торговыми представителями.

Информация о заданиях передается в мобильное устройство торгового представителя. Кроме заданий в мобильное устройство передается информация о действующих ценах на товары и текущих остатках товаров на складах.

Торговый представитель, работая с клиентом, отрабатывает поставленные супервайзером задачи и вводит эту информацию в информационную базу на своем мобильном устройстве. Кроме того, он может ввести информацию о потребностях клиентов (информация о новых заказах как по ранее зарегистрированным клиентам, так и по вновь найденным). На мобильном устройстве также вводятся сведения о расходах торгового представителя (например, затраты на проезд и т. д.). Вся информация, которую ввел торговый представитель, автоматически загружается в информационную базу при обмене данными и затем обрабатывается супервайзером.

Для планирования заданий торговым представителям предназначено рабочее место Продажи – Торговые представители - Подготовка заданий.

Как правило, торговые представители работают не со всей базой партнеров. Чтобы ограничить список партнеров только теми, с которыми работают торговые представители, в карточках таких партнеров нужно установить флаг Обслуживается торговыми представителями. Тогда в список не будут попадать другие, «лишние», партнеры из классификатора (например, поставщики).

Для работы с партнером можно зафиксировать условия обслуживания торговыми представителями. Это можно сделать либо из карточки партнера, перейдя в раздел Обслуживание торговыми представителями.

В качестве условий могут быть заданы:

■ соглашение с клиентом, по которому должен работать торговый представитель;

■ график посещения торговым представителем клиента.

В соглашениях, которые используются в работе торговых представителей, должен быть установлен флаг Используется в работе торговых представителей.

График посещения позволяет супервайзеру ориентироваться, когда нужно создать очередное задание для торгового представителя. В форме подготовки заданий для партнеров, у которых задан график посещения, будет показана дата ближайшего планового посещения для того периода, который установлен в форме. Пользователь может указать период планирования, для которого будут отображаться данные в списке. Это может быть удобно, например, при планировании с некоторым опережением, когда пользователь составляет план на следующую неделю, при этом данные по текущей неделе не должны отвлекать внимание.

При создании заданий торговому представителю дата и время визита торгового представителя к клиенту можно отредактировать вручную.

Предусмотрена возможность группового изменения условий обслуживания торговыми представителями. Условия обслуживания партнеров торговыми представителями можно посмотреть в общем списке Продажи – Торговые представители – Условия обслуживания клиентов.

В списке можно установить отбор по торговому представителю, куратору или бизнес-региону, к которому принадлежат те партнеры, которые обслуживаются торговыми представителями. В списке можно выделить партнеров и изменить для них условия обслуживания: назначить нового торгового представителя, куратора, изменить график посещения (команда Изменить выделенные условия).

В список можно добавить новых партнеров и установить для них одинаковые условия обслуживания торговым представителем (команда Добавить условия).

Создать задание торговому представителю можно из списка Продажи – Торговые представители - Задания торговым представителям. Документ предназначен для осуществления планирования и контроля за работой торговых представителей. Сформированные задания передаются торговым представителем для работы с клиентом.

В задании автоматически заполняются данные об условиях обслуживания торговым представителем. На основании указанного соглашения с клиентом заполняются данные об условиях, по которым торговый представитель может оформить заказ клиенту.

Состав задания можно заполнить вручную либо скопировать из уже существующего задания или заказа клиента.

Предусмотрено оформление двух видов заданий торговым представителям: суммовое задание и детализированное задание. Какой именно вид задания используется при работе с торговыми представителями, определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители - Детализировать задания торговым представителям по номенклатуре.

Если опция не установлена, то в суммовом задании можно указать плановую сумму, на которую торговый представитель будет предлагать клиенту купить товары.

Плановая сумма задания может быть рассчитана на основании среднего объема продаж клиента.

В детализированном задании (если установлен флаг Детализировать задание по номенклатуре в настройках) указываются товары и их плановое количество.

Детализированное задание также может быть создано на основании данных об истории продаж, то есть заполнено теми товарами, которые ранее уже покупал клиент.

Условия продаж (цены, условия оплаты), на которых торговый представитель должен предложить товар клиенту, регистрируются в задании в соответствии с соглашением (типовым или индивидуальным), действующим для клиента.

В задании для торгового представителя можно зарегистрировать задачи, которые он должен выполнить в рамках визита к клиенту. Также в задании уточняются плановая дата и время визита торгового представителя. После подготовки задания для него устанавливается статус К отработке.

После создания заданий супервайзер анализирует загруженность торговых представителей и при необходимости изменяет дату и время планового визита или назначает для поездки к клиенту другого представителя. Когда, по какому заданию, и к какому клиенту планируется визит, можно проанализировать с использованием отчета Продажи – Отчеты по продажам -  Календарь визитов торговых представителей.

Подготовленные задания выгружаются в мобильные устройства. Для каждого торгового представителя можно установить настройки отбора информации, которая будет передаваться в его мобильное устройство.

При загрузке данных в мобильное устройство торговый представитель может установить такой режим работы, при котором ему будет передаваться информация о доступных остатках товаров. Эта информация может быть необходима для оформления новых заказов клиентам. Информация о доступных остатках товаров, которая может быть получена внешними пользователями (в данном случае торговыми представителями), хранится в регистре сведений Доступность товаров для внешних пользователей. Данные в этом регистре обновляются при запуске регламентного задания Обновление данных о доступности товаров для внешних пользователей.

Обработка результатов работы торгового представителя

Торговый представитель загружает в мобильное устройство информацию о полученных заданиях, товарах, ценах, клиентах и т. д. Работая с клиентом, торговый представитель регистрирует результаты своей работы в мобильном устройстве.

Более подробно см. в файле «Руководство пользователя мобильного приложения. Торговый представитель.htm, который входит в поставку конфигурации».

Данные торгового представителя с мобильного устройства загружаются в информационную базу. В информационной базе автоматически отрабатываются полученные данные – регистрируются результаты отработки задания торговым представителем.

Чтобы при обмене данными автоматически создавались заказы клиентов, то в форме настройки обмена (для торговых представителей) необходимо установить флаг Автоматически создавать заказы по заданию. Заказы клиента будут автоматически созданы по тем заданиям, у которых установлен статус Отработано. В заказе заполнятся те позиции номенклатуры, для которых заполнено поле Количество (заказ) в задании торговому представителю.

Предусмотрена возможность создания заказа клиента вручную на основании выполненных заданий (режим ввода на основании).

Список заказов, которые оформлены по заданию, можно посмотреть из формы задания торговому представителю по гиперссылке Заказы клиента по документу.

Если торговому представителю доступно редактирование и добавление новой контактной информации, то контактная информация будет автоматически загружена в информационную базу при обмене.

В мобильном устройстве торговый представитель регистрирует информацию о своих расходах (проезд, питание и т. п.). При загрузке этой информации создается документ Авансовый отчет, в котором регистрируются расходы торгового представителя.

Расчеты с торговым представителем по оплате расходов оформляются точно так же, как с любым другим подотчетным лицом.

Работа с торговыми представителями без использования мобильных устройств

Супервайзер регистрирует задания для торгового представителя. Далее печатается бланк задания и выдается торговому представителю на руки.

Для торгового представителя можно сформировать сводное задание по всем клиентам, которых он должен посетить, с указанием дат и времени посещений, и фактический график посещения клиентов торговым представителем.

Для тех клиентов, которых торговый представитель должен посетить, можно распечатать бланки заданий. После визита к конкретному клиенту в бланке заданий торговый представитель будет вручную регистрировать информацию об оформленных заказах.

Торговый представитель предоставляет в центральный офис отчет о проделанной работе. В соответствии с этим отчетом вручную вводятся данные в информационную базу: регистрируются результаты отработки заданий, вводятся данные о заказах, новых клиентах, регистрируются авансовые отчеты.

В том случае, если задания торговым представителям не используются, торговому представителю предоставляется печатная форма прайс-листа с указанием цен товаров Продажи - Отчеты по продажам - Прайс-лист для приема заказов.

В этой форме торговый представитель заполняет сведения о том, какие товары заказали у него клиенты, и передает информацию супервайзеру. В соответствии с этими данными в дальнейшем вручную регистрируются заказы клиентов.

Анализ работы торговых представителей

Для анализа работы торговых представителей предусмотрены различные отчеты Продажи - Отчеты по продажам – Торговые представители.

Отчет Анализ эффективности работы торговых представителей позволяет проанализировать, насколько успешно торговые представители справляются с поставленными задачами. Отчет сгруппирован по торговым представителям. Для каждого торгового представителя выводится информация о количестве и сумме отработанных и неотработанных заданий. Показываются процент и сумма выполнения плановых показателей по отношению к фактическим показателям.

Отчет Динамика показателей работы торговых представителей позволяет проанализировать изменения показателей, характеризующих эффективность работы торговых представителей. Данные в отчете группируются по месяцам в соответствии с периодом, который указан в отчете. В отчет выводятся показатели отработанных и неотработанных заданий в динамике.

Для сравнения плановых и фактических данных предназначен отчет Выполнение заданий торговыми представителями. Отчет позволяет сравнить работу различных торговых представителей, чтобы увидеть, например, у кого наибольшие отклонения от плана. Отчет позволяет проанализировать исполнение заданий торговыми представителя с точностью до номенклатуры.